AXCELA VIETNAM
06/03/2021
Hiện nay, các doanh nghiệp làm việc với nhau thông qua email. Do đó, khi liên hệ với các doanh nghiệp đối tác nước ngoài, việc sử dụng email tiếng Anh là thiết yếu. Các lỗi sai khi viết email bằng tiếng Anh dù nhỏ nhưng cũng có thể là điểm trừ lớn trong mắt các đối tác lớn. Để khắc phục được các lỗi sai này bạn hãy đọc những lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh mà bạn không thể bỏ qua sau đây.
Các loại email thường giao dịch bằng tiếng Anh như thư tín thương mại (business letter), thư xin việc (application letter), thư mời (invitation letter), đơn hàng (Purchase Order), thư khiếu nại (letter of complaint), thư trả lời khiếu nại (letter of answer)….cần chú ý đến các lưu ý khi viết email tiếng Anh sau.
Trên thực tế, khi gửi và trả lời email tiếng Anh, bạn vẫn rơi vào một trong ba trường hợp:
Những lỗi nhỏ nhặt như vậy có thể khiến email của bạn lọt vào vô số email công việc, hoặc tự động nằm vào mục thư spam của người nhận. Để tránh điều này, hãy luôn chọn dòng tiêu đề phù hợp, thường là một cụm danh từ, dài không quá 50 ký tự và là phần tóm tắt nội dung chính của email.
Theo thống kê từ McKinsey Global Institute, thời gian trung bình dân văn phòng dùng để kiểm tra, gửi và trả lời email là khoảng một phần ba tổng thời gian ở công ty. Do đó, hãy cố gắng trình bày nội dung một cách súc tích, dễ hiểu để tiết kiệm thời gian mà vẫn truyền tải đủ thông điệp cần truyền tải. Kể cả khi ngoại ngữ không tốt, bạn vẫn cần tập thói quen sử dụng những mẫu câu thông dụng thay vì “Google dịch” email từ tiếng Việt sang tiếng Anh, việc này mất nhiều thời gian hơn và cũng khiến email trở nên dài hơn, cẩu thả. Bất kể lời chào ở đầu và cuối, email doanh nghiệp bằng tiếng Anh thường chỉ bao gồm ba phần:
Để có thể viết email bằng tiếng Anh một cách trôi chảy và chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo những mẫu câu thông dụng sau cho email doanh nghiệp. Đây chính là một trong những lưu ý khi viết email tiếng Anh quan trọng.
Chào hỏi
Cảm ơn người nhận vì một lý do gì đó.
Trình bày lý do viết email
Nếu mong muốn, yêu cầu với người nhận
Kết thúc email
Bạn có thể xem thêm: Bật mí cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp nhất
Sau đây là một số từ có thể viết tắt khi viết email tiếng Anh:
Không giống như cách bạn giao tiếp khi học tiếng Anh trực tuyến với người nước ngoài hoặc các email thân thiện khác, hầu hết các email tiếng Anh cho công việc đều mang tính chất trang trọng hơn rất nhiều. Do đó, khi tra nghĩa của từ trong từ điển trực tuyến hoặc cấu trúc câu, bạn cần chú ý xem từ và câu đó có đủ trang trọng hay không để sử dụng trong email gửi sếp hoặc khách hàng của bạn. Ngoài ra, bạn cũng phải tuân thủ các lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh sau:
Một điều bạn cần lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh là viết hoa những từ cần thiết và đặt đúng dấu câu. Đôi khi, việc soạn email một cách hăng say hoặc quá chú trọng vào ngữ pháp sẽ khiến bạn dễ quên dấu chấm, dấu phẩy hay viết hoa đầu câu. Điều này khiến người nhận khó đọc và không hiểu rõ nội dung mail.
Cuối cùng, một lưu ý khi viết email tiếng Anh ngỡ như đơn giản, hiển nhiên nhưng thường bị bỏ qua là đọc lại email trước khi gửi đi. Sau khi suy nghĩ quá nhiều, bạn thường nhấn gửi ngay mà không cần kiểm tra xem email của mình có ổn không. Đây là thao tác cực kỳ hiệu quả giúp bạn tránh bị “mất điểm” vì những lý do nhỏ nhặt như lỗi chính tả, viết sai chính tả, viết thiếu ý nghĩa,…Hoặc bạn có thể nhờ người khác kiểm tra email trước khi gửi đi.
Trên đây là những lưu ý khi viết email tiếng Anh mà bạn không thể bỏ qua. Ngoài ra, nếu bạn muốn nâng cao trình độ ngoại ngữ của mình để có những bước tiến trong công việc, bạn có thể liên hệ với Axcela.
____
Học tiếng anh doanh nghiệp giúp mở rộng sự nghiệp
Axcela Vietnam cung cấp khóa học tiếng anh cho doanh nghiệp uy tín, chất lượng cao. Khóa học tiếng Anh cho doanh nghiệp nhằm thu hút nguồn nhân lực nội bộ và phát triển kỹ năng giao tiếp và ứng dụng tiếng Anh trong môi trường làm việc như viết CV tiếng Anh, viết email tiếng anh,...
