Cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh chi tiết

Viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại cần sự cân nhắc kỹ lưỡng về ngôn từ và cách diễn đạt. Khi bạn nắm rõ cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh, bạn sẽ dễ dàng truyền tải thông điệp một cách lịch sự, tạo ấn tượng tốt và đồng thời thúc đẩy quá trình phản hồi nhanh chóng. Hãy cùng Axcela Vietnam tìm hiểu cách viết email nhắc nhở phản hồi tiếng Anh đơn giản qua bài viết dưới đây.

Khi nào nên gửi email nhắc phản hồi bằng tiếng Anh?

Các tình huống nào cần gửi email nhắc nhở phản hồi

Trong quá trình làm việc, sẽ có những thời điểm bạn cần áp dụng cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh để đảm bảo tiến độ công việc. Cụ thể như:

• Sau một khoảng thời gian hợp lý mà không nhận được phản hồi: Nếu đã gửi email từ 3 đến 5 ngày mà vẫn chưa nhận được câu trả lời, đây là thời điểm phù hợp để gửi email tiếng Anh nhắc nhở phản hồi. Khoảng thời gian này đủ để người nhận xem xét thông tin và chuẩn bị nội dung trả lời.
• Khi thông tin mang tính cấp bách hoặc gắn với thời hạn: Nếu email trước đó liên quan đến hạn nộp báo cáo, xác nhận đơn hàng, tiến độ dự án hay lịch họp quan trọng, bạn nên chủ động gửi email nhắc nhở phản hồi tiếng Anh sớm.
• Khi cuộc trao đổi bị gián đoạn: Trong trường hợp bạn và đối tác đã trao đổi nhưng cuộc trò chuyện bị dừng lại vì chưa nhận được phản hồi, một email nhắc nhở khéo léo sẽ giúp khôi phục mạch thảo luận, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.
• Khi cần phản hồi để hoàn thành nhiệm vụ hoặc ra quyết định: Nếu tiến trình công việc đang chờ phản hồi để có thể tiếp tục (chẳng hạn như phê duyệt thiết kế, xác nhận hợp đồng hay thống nhất lịch họp), gửi email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh là điều cần thiết để giữ cho mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh

Để tạo một email nhắc nhở phản hồi tiếng Anh hiệu quả và chuyên nghiệp, việc nắm vững cấu trúc là vô cùng quan trọng. Một email được sắp xếp rõ ràng không chỉ giúp người nhận dễ dàng nắm bắt thông tin mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong giao tiếp quốc tế.

Các phần cần có của email nhắc nhở phản hồi tiếng Anh

Tiêu đề

Tiêu đề là cánh cửa đầu tiên dẫn đến nội dung email của bạn. Nó quyết định liệu email có được mở hay không, vì vậy, cần phải ngắn gọn, súc tích và phản ánh chính xác mục đích. Khi nhắc nhở phản hồi, bạn có thể viết email tiếng Anh với các tiêu đề như:

• “Follow-up: [Tên dự án/Chủ đề liên quan]”
• “Reminder: Action Required on [Vấn đề cụ thể]”
• “Checking In: Regarding [Chủ đề email trước]”

Tránh sử dụng các từ ngữ quá áp lực như “Urgent” (Khẩn cấp) hoặc “ASAP” (Càng sớm càng tốt) trừ khi tình huống thực sự đòi hỏi.

Lời mở đầu

Câu chào hỏi bằng tiếng Anh xuất hiện trong email nhắc nhở phản hồi phải đảm bảo tính lịch sự và tôn trọng người đọc. Tùy thuộc vào mối quan hệ với người nhận (thân thiết hay trang trọng), bạn có thể lựa chọn:

• Trang trọng: “Dear Mr./Ms. [Họ của người nhận],” (Luôn ưu tiên trong môi trường công sở hoặc với đối tác chưa quen).
• Thân mật hơn (chỉ khi phù hợp): “Hello [Tên],” hoặc “Hi [Tên],” (Chỉ dùng khi bạn đã có mối quan hệ thân thiết hoặc văn hóa công ty cho phép).

Ngay sau lời chào, phần mở đầu cần nhắc lại bối cảnh của email trước đó. Giả định rằng người nhận có thể đã bỏ sót hoặc chưa kịp xem xét. Mục đích của phần này là gợi nhắc và làm rõ lý do bạn gửi email này.

Nội dung chính email nhắc nhở phản hồi

Đây là trọng tâm của cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh, phần để bạn trình bày yêu cầu cụ thể. Hãy nêu rõ bạn cần phản hồi về điều gì, cung cấp ngữ cảnh cần thiết (ví dụ: lý do tại sao phản hồi đó quan trọng), và nếu có thể, đưa ra một thời hạn hoặc hành động mong đợi.

Ví dụ:

• “We are still awaiting your feedback on the attached [Tài liệu/Đề xuất]. Your insights are crucial for us to finalize [Mục tiêu].”
• “Could you please confirm your availability for the meeting on [Ngày] by [Thời hạn cụ thể]?”
• “Please let me know if you need any further information from my end to provide your input.”

Lời kết và kêu gọi hành động

Phần kết thư là phần để bạn thể hiện sự cảm ơn và mong đợi nhận được phản hồi. Cần giữ cho phần này ngắn gọn, lịch sự và chuyên nghiệp với các cụm từ thường dùng bao gồm:

• “Thank you for your time and attention. I look forward to hearing from you soon.”
• “I appreciate your prompt response.”
• “Please feel free to reach out if you have any questions.”

Cuối cùng, hãy ký tên với họ và tên đầy đủ của bạn, và nếu bạn đại diện cho một tổ chức hoặc công ty, hãy thêm chức vụ và thông tin liên hệ vào phần chữ ký email.

Nắm vững cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng giúp bạn tiến xa trong công việc. Để nâng cao hơn nữa khả năng giao tiếp chuyên nghiệp và tự tin sử dụng tiếng Anh trong mọi tình huống, hãy tham gia khóa học tiếng Anh tại Axcela Vietnam. Với lộ trình học tiếng Anh online 1 – 1 được cá nhân hóa, bạn sẽ nhanh chóng chinh phục mọi thử thách ngôn ngữ!

Từ vựng thông dụng trong email nhắc phản hồi tiếng Anh

Nếu muốn viết email tiếng Anh nhắc nhở phản hồi chuyên nghiệp hơn, bạn cần sử dụng vốn từ vựng chuẩn xác và phù hợp với ngữ cảnh. Dưới đây là những từ vựng thường gặp trong email tiếng Anh nhắc nhở phản hồi, bạn có thể tham khảo và linh hoạt áp dụng trong từng tình huống cụ thể:

Xem thêm: 100+ từ vựng và mẫu câu tiếng Anh cho dân văn phòng phổ biến nhất

Lưu ý khi viết email tiếng Anh nhắc nhở phản hồi

Bỏ túi những điều cần lưu ý khi học cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh

• Giữ giọng điệu lịch sự và trung lập: Sử dụng những cụm từ nhẹ nhàng như just checking in, kindly remind, if it’s convenient for you để tránh tạo áp lực.
• Ngắn gọn và rõ ràng: Giới hạn nội dung khoảng 150–200 từ, nêu trực tiếp thông tin cần phản hồi.
• Cung cấp thông tin cụ thể: Nhắc lại email đã gửi trước đó (ngày, nội dung, phản hồi cần nhận) để người nhận dễ kiểm tra.
• Tôn trọng thời gian của người nhận: Dùng các câu như I understand you may be busy hoặc Whenever convenient for you để thể hiện sự tôn trọng.
• Kiểm tra ngữ pháp và chính tả: Đảm bảo email không có lỗi sai chính tả, ngữ pháp để duy trì sự chuyên nghiệp.

Nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng viết email nhắc nhở phản hồi tiếng Anh cũng như nâng cao khả năng giao tiếp chuyên nghiệp trong môi trường làm việc quốc tế, đừng ngần ngại tham khảo khóa học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm tại Axcela Vietnam. Với lộ trình học 1–1 cá nhân hóa, giáo trình thực tiễn và giảng viên giàu kinh nghiệm, bạn sẽ nhanh chóng tự tin sử dụng tiếng Anh trong công việc hàng ngày!

Mẫu email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh

Để nắm vững cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh, việc tham khảo các mẫu cụ thể sẽ giúp bạn dễ hình dung cách triển khai trong thực tế. Những mẫu dưới đây được chọn lọc từ các tình huống thường gặp trong công việc, thể hiện cách diễn đạt chuyên nghiệp, lịch sự và dễ tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn:

Tham khảo các mẫu email phản hồi bằng tiếng Anh

Mẫu email nhắc nhở xác nhận tham gia cuộc họp tiếng Anh

Khi một dự án hoặc nhiệm vụ sắp đến hạn chót mà bạn vẫn chưa nhận được phản hồi, việc soạn một email gửi đối tác tiếng Anh để nhắc nhở họ xác nhận tham gia cuộc họp giúp đảm bảo tiến độ công việc và thể hiện sự chuyên nghiệp. Mẫu dưới đây minh họa cách diễn đạt phù hợp và lịch sự:

Tham khảo thêm: Mẫu Email Mời Họp Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp

Mẫu email tiếng Anh nhắc nhở về dự án đang bàn dở

Khi một dự án đang bị đình trệ vì bạn đang chờ phản hồi hoặc thông tin từ một bên khác, mẫu email nhắc nhở phản hồi tiếng Anh này sẽ giúp bạn khéo léo thúc đẩy công việc tiếp tục mà vẫn duy trì mối quan hệ tốt đẹp:

Hiểu rõ cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh không chỉ giúp bạn xử lý công việc hiệu quả hơn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao tiếp. Nếu bạn muốn nâng cao khả năng viết email tiếng Anh nhắc nhở phản hồi cũng như cải thiện toàn diện kỹ năng giao tiếp tiếng Anh trong môi trường làm việc, hãy liên hệ với Axcela Vietnam ngay hôm nay để test trình độ MIỄN PHÍ và tư vấn lộ trình phù hợp!

Tên của bạn

Số điện thoại

Email của bạn

Đăng ký ngay

Δ