Cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh chi tiết

Viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh (follow-up email) tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại là một “nghệ thuật” giao tiếp cần sự cân nhắc kỹ lưỡng. Một email quá cứng nhắc có thể gây mất thiện cảm, nhưng quá mềm mỏng lại không đạt được mục tiêu công việc.

Tại Axcela Vietnam, với bề dày lịch sử từ năm 2008 và kinh nghiệm đào tạo cho hàng trăm Tập đoàn đa quốc gia, chúng tôi nhận thấy đây là kỹ năng mà nhân sự Việt thường gặp khó khăn nhất. Khi bạn nắm rõ cách viết email nhắc nhở phản hồi dựa trên các tiêu chuẩn đánh giá năng lực ngôn ngữ như CEFR hay Cambridge, bạn sẽ dễ dàng truyền tải thông điệp lịch sự, chuyên nghiệp và tăng tỷ lệ nhận được phản hồi (Response Rate/ROI).

BÍ QUYẾT CỐT LÕI :

Để viết email nhắc nhở phản hồi (Follow-up) tiếng Anh hiệu quả, hãy áp dụng công thức: Tiêu đề trực diện + Lời chào cá nhân hóa + Ngữ cảnh cụ thể + Yêu cầu hành động (Call to Action) rõ ràng. Thời điểm vàng để gửi là sau 3-5 ngày làm việc. Chìa khóa thành công nằm ở giọng điệu lịch sự nhưng kiên quyết (Polite but Firm), tránh dùng các từ ngữ gây áp lực trừ khi thực sự khẩn cấp.

Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết bí quyết viết email nhắc nhở phản hồi tiếng Anh chuẩn chỉnh, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao vị thế chuyên gia trong mắt đối tác.

1. Khi nào nên gửi email nhắc phản hồi bằng tiếng Anh?

Tóm tắt nhanh: Thời điểm lý tưởng nhất để gửi email nhắc nhở là sau 3-5 ngày làm việc nếu chưa nhận được hồi âm. Tuy nhiên, bạn cần gửi ngay khi có thông tin cấp bách (Urgent) liên quan đến hạn chót (Deadline), khi luồng thông tin bị gián đoạn, hoặc khi cần quyết định để khơi thông quy trình (Bottleneck).

Trong môi trường doanh nghiệp (Corporate Environment), thời điểm gửi email quyết định 50% sự thành công. Dựa trên dữ liệu từ các khóa học Tiếng Anh Online 1 kèm 1 tại Axcela, dưới đây là chi tiết các thời điểm vàng:

• Sau khoảng thời gian chờ hợp lý (3-5 ngày): Khoảng thời gian này đủ để người nhận xử lý thông tin mà không cảm thấy bị làm phiền.
• Khi thông tin mang tính cấp bách (Urgent/Deadline-driven): Nếu liên quan đến hạn nộp báo cáo, chốt đơn hàng hoặc dự án, bạn cần chủ động follow-up sớm hơn.
• Khi luồng thông tin bị gián đoạn: Để khôi phục mạch thảo luận và thể hiện sự chuyên nghiệp.
• Khi cần quyết định để tiếp tục quy trình (Bottleneck): Ví dụ chờ phê duyệt thiết kế hoặc hợp đồng.

Tip từ Chuyên gia Axcela: Đừng để nỗi sợ “làm phiền” cản trở công việc. Một email nhắc nhở đúng chuẩn CEFR (ngắn gọn, rõ ràng) luôn được đánh giá cao hơn sự im lặng.

2. Cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh chuẩn chuyên nghiệp

Tóm tắt nhanh: Cấu trúc một email follow-up chuẩn bao gồm 5 thành phần chính:

(1) Tiêu đề ngắn gọn và trực diện,

(2) Lời chào trang trọng hoặc thân mật tùy đối tượng,

(3) Nhắc lại ngữ cảnh (Context),

(4) Yêu cầu hành động (CTA) kèm lý do, và

(5) Lời kết lịch sự mong đợi sự hợp tác.

Để tạo một email hiệu quả, cấu trúc cần chặt chẽ nhưng ngôn từ phải linh hoạt. Một email được sắp xếp rõ ràng không chỉ giúp người nhận dễ nắm bắt mà còn phản ánh tư duy logic của bạn.

2.1. Tiêu đề (Subject Line)

Tiêu đề quyết định việc email có được mở hay không. Hãy ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.

• “Follow-up: [Tên dự án/Chủ đề liên quan]”
• “Reminder: Action Required on [Vấn đề cụ thể]”
• “Checking In: Regarding [Chủ đề email trước]”

Lưu ý: Tránh dùng “Urgent” hoặc “ASAP” trừ khi thực sự khẩn cấp, vì nó tạo áp lực không cần thiết.

2.2. Lời mở đầu (Salutation & Opening)

Trong các khóa đào tạo doanh nghiệp của Axcela, chúng tôi luôn nhấn mạnh việc cá nhân hóa lời chào:

• Trang trọng: “Dear Mr./Ms. [Họ],” (Dành cho đối tác mới hoặc cấp trên).
• Thân mật: “Hi [Tên],” (Dành cho đồng nghiệp hoặc đối tác lâu năm).

Ngay sau đó, hãy nhắc lại bối cảnh (Context) để người đọc nhớ ra vấn đề ngay lập tức:

• “I’m writing to follow up on our last email regarding…”

2.3. Nội dung chính (Body)

Đây là phần bạn cần vận dụng kỹ năng ngôn ngữ để vừa thúc đẩy hành động, vừa giữ thái độ lịch sự. Hãy nêu rõ yêu cầu (Call to Action) và lý do (Reasoning).

Ví dụ:

• “We are still awaiting your feedback on the attached [Tài liệu]. Your insights are crucial for us to finalize [Mục tiêu].”
• “Could you please confirm your availability for the meeting on [Ngày] by [Thời hạn]?”

Bạn muốn cải thiện kỹ năng viết email nhanh chóng?

Tại Axcela, phương pháp Coaching 1-1 kết hợp giáo trình thực tiễn giúp học viên rút ngắn 50% thời gian học so với các lớp truyền thống, tập trung sửa lỗi sai ngay lập tức trên các email thực tế bạn viết hàng ngày.

2.4. Lời kết (Closing)

Kết thúc bằng sự trân trọng và mong đợi hợp tác:

• “Thank you for your time. I look forward to hearing from you soon.”
• “I appreciate your prompt response.”

3. Từ vựng thông dụng trong email nhắc phản hồi.

Sử dụng đúng từ vựng giúp thông điệp của bạn sắc bén hơn, tránh hiểu lầm. Dưới đây là các từ vựng thường được các Coach tại Axcela khuyến nghị:

4. Lưu ý quan trọng để tăng tính chuyên nghiệp.

Để đạt được sự tin tưởng (Trust) từ đối tác quốc tế, email của bạn cần đảm bảo các yếu tố sau:

1. Giọng điệu (Tone): Giữ thái độ trung lập và lịch sự. Dùng “Just checking in” thay vì “Why haven’t you replied?”.
2. Sự ngắn gọn (Brevity): Giới hạn 150–200 từ. Thời gian của đối tác là vàng bạc.
3. Dữ liệu cụ thể (Specific Data): Nhắc lại ngày tháng, tên dự án để người nhận dễ tra cứu.
4. Chính tả và Ngữ pháp: Tuyệt đối không sai sót. Một lỗi nhỏ cũng làm giảm uy tín thương hiệu cá nhân.

Cam kết chất lượng từ Axcela:

Tương tự như việc bạn cần đảm bảo chất lượng email, Axcela cam kết hoàn tiền 100% nếu học viên không đạt được mục tiêu đầu ra theo chuẩn CEFR đã cam kết trong hợp đồng đào tạo. Đây là minh chứng cho sự tự tin về chất lượng đào tạo hơn 10 năm qua.

5. Mẫu email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh.

Dưới đây là các mẫu email được biên soạn bởi đội ngũ chuyên môn tại Axcela, được phân tách rõ ràng để bạn dễ dàng áp dụng:

5.1. Mẫu email nhắc nhở xác nhận tham gia cuộc họp

• Subject: Friendly Reminder: Upcoming Deadline & Meeting Confirmation
• Salutation: Dear Mr. Anderson,
• Context/Opening: I hope everything is going well with you. I’m reaching out to follow up on the proposal sent on May 10 regarding the Q3 Marketing Strategy.
• Call to Action (CTA) & Reasoning: As our internal deadline to finalize the plan is approaching this Friday, receiving your feedback by Thursday would be greatly appreciated to help us proceed on schedule. If you need any additional details or clarification, please don’t hesitate to let me know.
• Closing: Best regards,
  [Your Name]

5.2. Mẫu email nhắc nhở về dự án đang bàn dở

• Subject: Following Up on [Project Name] progress
• Salutation: Dear Ms. Laura,
• Context/Opening: I hope you’re having a productive week. I wanted to follow up on our previous discussion regarding the updated training schedule.
• Call to Action (CTA) & Reasoning: I completely understand you have a busy agenda, but I was wondering if you have had a chance to review the adjustments? Please feel free to let me know if I should resend the details.
• Closing: Looking forward to your reply.
  Best regards,
  [Your Name]

Về Axcela Vietnam

Axcela Vietnam tự hào là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực đào tạo tiếng Anh doanh nghiệp từ năm 2008. Chúng tôi là đối tác chiến lược của nhiều Tập đoàn đa quốc gia và Doanh nghiệp lớn tại Việt Nam.

Với triết lý đào tạo dựa trên chuẩn CEFR và bài kiểm tra Cambridge, cùng mô hình Coach 1-1 linh hoạt, Axcela giúp người đi làm bận rộn làm chủ tiếng Anh công sở, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa cơ hội thăng tiến.

Bạn muốn đội ngũ nhân sự viết email chuyên nghiệp như người bản xứ?

Liên hệ ngay với Axcela để nhận tư vấn lộ trình đào tạo Tiếng Anh Doanh Nghiệp may đo riêng cho tổ chức của bạn.

• [Đăng ký test trình độ miễn phí]
• [Tìm hiểu khóa học Tiếng Anh giao tiếp dành cho người đi làm]

Tên của bạn

Số điện thoại

Email của bạn

Đăng ký ngay

Δ