8 loại đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuẩn nhất cho nhân viên

Trong môi trường làm việc quốc tế ngày nay, việc biết cách viết đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh là một kỹ năng cần thiết với mọi nhân viên. Một mẫu đơn xin nghỉ phép trong tiếng Anh chuyên nghiệp không chỉ thể hiện sự tôn trọng với cấp trên mà còn phản ánh trình độ và tác phong làm việc của bản thân. Hãy cùng Axcela Việt Nam tìm hiểu những mẫu câu xin nghỉ phép bằng tiếng Anh phổ biến và cách viết đơn xin nghỉ phép một cách hiệu quả nhất.

Những thông tin cần có trong đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Khi viết đơn xin nghỉ phép tiếng Anh, việc đầu tiên bạn cần làm là đảm bảo đơn của mình có đầy đủ các thông tin cần thiết. Điều này không chỉ giúp người đọc nắm bắt nhanh nội dung mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của người viết.

• Lời chào: Lời chào mở đầu trong đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh đóng vai trò then chốt, không chỉ tạo ấn tượng đầu tiên mà còn thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp với người nhận đơn.
• Mục đích của đơn: Nêu rõ mục đích xin nghỉ phép ngay từ đầu giúp người đọc nắm bắt nhanh nội dung.
• Lý do nghỉ phép: Giải thích ngắn gọn nhưng đầy đủ lý do xin nghỉ. Không cần đi quá sâu vào chi tiết cá nhân nhưng cần đủ thông tin để cấp trên hiểu và xem xét.
• Thời gian xin nghỉ phép cụ thể: Nêu rõ ngày bắt đầu và kết thúc kỳ nghỉ.
• Lời hứa thực hiện trong/sau khi nghỉ phép: Cam kết về việc hoàn thành công việc trước khi nghỉ và kế hoạch bàn giao nếu cần. Điều này thể hiện tinh thần trách nhiệm của bạn.
• Thông tin liên hệ: Cung cấp số điện thoại hoặc email để liên lạc trong trường hợp khẩn cấp.
• Chữ ký: Kết thúc đơn bằng chữ ký kèm họ tên đầy đủ và chức danh để tạo tính chính thống cho đơn.

Những thông tin quan trọng cần có trong đơn xin nghỉ

Cấu trúc cơ bản của đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Một đơn xin nghỉ phép trong tiếng Anh chuẩn cần tuân theo cấu trúc rõ ràng, logic và chuyên nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về từng phần của đơn để bạn có thể viết đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh một cách hiệu quả.

Phần mở đầu (Phần giới thiệu lý do xin nghỉ phép)

Phần mở đầu của đơn xin nghỉ phép tiếng Anh cần ngắn gọn, súc tích nhưng đầy đủ thông tin. Đây là cơ hội đầu tiên để tạo ấn tượng tốt với người đọc.

• Tên đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh:
  • Leave Request (đơn xin nghỉ phép thông thường)
  • Sick Leave Application (đơn xin nghỉ ốm)
  • Emergency Leave Request (đơn xin nghỉ khẩn)
  • Vacation Leave Request (đơn xin nghỉ phép du lịch)
• Lời chào:
  • Dear Mr./Mrs./Ms. [Tên người nhận], – Khi biết tên người nhận
  • Dear Sir/Madam, – Khi không biết tên cụ thể
  • To whom it may concern, – Trong trường hợp formal và không biết người nhận cụ thể

Phần thân bài nêu rõ lý do và thời gian nghỉ phép

Khi xin nghỉ phép trong tiếng Anh, phần thân bài cần diễn đạt rõ ràng mục đích, thời gian và các cam kết công việc. Dưới đây là các mẫu câu xin nghỉ phép trong tiếng Anh cho phần thân bài mà bạn nên tham khảo:

1. Mục đích của đơn, lý do nghỉ và thời gian nghỉ:

Ví dụ:

•  I am writing to request a three-day leave from March 15th, 2025 due to an important family commitment. (Tôi viết đơn này để xin nghỉ ba ngày từ ngày 15/3/2025 do có việc gia đình quan trọng.)
• This letter is to inform about my annual leave request from March 20th to March 22nd, 2025 for a planned vacation with my family. (Thư này để thông báo về việc xin nghỉ phép năm từ 20/3 đến 22/3/2025 cho kỳ nghỉ đã lên kế hoạch cùng gia đình.)

 2. Bàn giao công việc:

Ví dụ:

• During my absence, my team leader will be responsible for overseeing all ongoing projects. (Trong thời gian tôi vắng mặt, trưởng nhóm của tôi sẽ chịu trách nhiệm giám sát tất cả các dự án đang thực hiện.)
• I have arranged for my colleague, [name], to handle any urgent inquiries and maintain regular client communication. (Tôi đã sắp xếp để đồng nghiệp, [tên], xử lý các yêu cầu khẩn cấp và duy trì liên lạc thường xuyên với khách hàng.)

 3. Đề đạt, mong muốn:

Ví dụ:

• I would appreciate your understanding and prompt approval of this leave request. (Tôi rất mong nhận được sự thông cảm và chấp thuận sớm cho đơn xin nghỉ phép này của tôi.)
• I kindly request your approval and assure you that my absence will not affect the team’s productivity. (Tôi kính mong nhận được sự chấp thuận và đảm bảo rằng việc vắng mặt của tôi sẽ không ảnh hưởng đến năng suất của nhóm.)

Một số lưu ý quan trọng cần nắm khi viết đơn nghỉ phép tiếng Anh

Khi viết đơn xin nghỉ phép trong tiếng Anh, bạn cần đặc biệt chú ý đến cách trình bày và ngôn ngữ sử dụng để tạo ấn tượng chuyên nghiệp với người đọc. Dưới đây là những yếu tố quan trọng quyết định đến việc đơn của bạn được duyệt nhanh chóng:

• Ngôn từ trang trọng: Đơn xin nghỉ phép tiếng Anh cần sử dụng từ ngữ lịch sự như “kindly”, “would”, “appreciate” thay vì các từ thông thường để thể hiện sự tôn trọng.
• Nội dung súc tích: Khi viết đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh, bạn cần trình bày thông tin ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề chính, tập trung vào lý do nghỉ, thời gian và cách bàn giao.
• Kế hoạch rõ ràng: Xin nghỉ phép trong tiếng Anh cần nêu cụ thể thời gian xin nghỉ và phương án bàn giao công việc để thể hiện trách nhiệm chuyên nghiệp.
• Thái độ phù hợp: Cách viết đơn xin nghỉ phép trong tiếng Anh cần giữ thái độ chuyên nghiệp – không quá thân mật hay khúm núm để tạo thiện cảm với người duyệt.
• Định dạng chuẩn: Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh phải tuân thủ format business letter với đầy đủ các phần và không có lỗi chính tả, ngữ pháp.

Nên sử dụng ngôn ngữ trang trọng khi viết đơn xin nghỉ bằng tiếng Anh

8 Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh cho từng tình huống phổ biến

Để giúp bạn dễ dàng viết đơn xin nghỉ phép trong tiếng Anh phù hợp với từng hoàn cảnh, dưới đây là 8 mẫu đơn thông dụng nhất mà bạn có thể tham khảo và ứng dụng.

Đơn xin nghỉ phép cá nhân trong tiếng Anh

Khi xin nghỉ phép vì việc riêng, bạn chỉ cần nêu ngắn gọn về lý do cá nhân mà không cần đi sâu vào chi tiết. Dưới đây là mẫu đơn tham khảo:

Bài mẫu:

Subject: Personal Leave Request

Dear [Manager’s Name],

I am writing to request [number] days of personal leave, starting from [date]. I have some important personal matters that require my attention during this time.

During my absence, [colleague’s name] will handle my current projects and responsibilities. I will complete all pending tasks before my leave and be available via phone if any urgent issues arise.

Thank you for your consideration.

Best regards,

[Your name]

[Your position]

Bản dịch:

Tiêu đề: Đơn xin nghỉ phép cá nhân

Kính gửi [tên người quản lý],

Tôi viết đơn này để xin nghỉ [số ngày] ngày vì việc cá nhân, bắt đầu từ [ngày]. Tôi có một số việc cá nhân quan trọng cần giải quyết trong thời gian này.

Trong thời gian vắng mặt, [tên đồng nghiệp] sẽ phụ trách các dự án và trách nhiệm hiện tại của tôi. Tôi sẽ hoàn thành tất cả công việc đang chờ xử lý trước khi nghỉ và có thể liên lạc qua điện thoại nếu có vấn đề khẩn cấp.

Cảm ơn sự xem xét của anh/chị.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức vụ]

Đơn xin nghỉ phép vì lý do sức khỏe trong tiếng Anh

Khi xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh, bạn cần nêu rõ tình trạng sức khỏe và thời gian dự kiến nghỉ dưỡng bệnh:

Bài mẫu:

Subject: Sick Leave Application

Dear [Manager’s Name],

I regret to inform you that I am currently unwell with flu symptoms and high fever. Following my doctor’s consultation this morning, I am requesting sick leave for [number] days starting from [date].

I have updated my team about ongoing tasks and briefed [colleague’s name] about urgent matters requiring immediate attention. You can reach me via phone or email if needed.

I will submit the medical certificate upon my return to work.

Best regards,

[Your name]

[Your position]

Bản dịch:

Tiêu đề: Đơn xin nghỉ ốm

Kính gửi [tên người quản lý],

Tôi rất tiếc phải thông báo rằng hiện tại tôi đang bị cúm và sốt cao. Sau khi thăm khám sáng nay, bác sĩ đã đề nghị tôi xin nghỉ [số] ngày kể từ [ngày].

Tôi đã thông báo với nhóm về các công việc đang thực hiện và đã bàn giao các việc khẩn cấp cho [tên đồng nghiệp]. Anh/chị có thể liên hệ với tôi qua điện thoại hoặc email nếu cần.

Tôi sẽ nộp giấy chứng nhận y tế khi quay lại làm việc.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức vụ]

Đơn xin nghỉ ốm trong tiếng Anh, giúp dễ dàng thông báo tình trạng của bạn.

Đơn xin nghỉ phép khẩn cấp bằng tiếng Anh

Với trường hợp khẩn cấp, bạn cần trình bày ngắn gọn nhưng đầy đủ về tình huống:

Bài mẫu:

Subject: Emergency Leave Request

Dear [Manager’s Name],

I am writing to request immediate leave due to an urgent family matter that requires my immediate attention. I will need to be absent from work starting today.

While I am uncertain of the exact duration required, I will keep you updated of my situation. [Colleague’s name] is aware of my current projects and will handle any urgent matters.

I apologize for the sudden notice and appreciate your understanding.

Best regards,

[Your name]

[Contact number]

Bản dịch:

Tiêu đề: Đơn xin nghỉ khẩn cấp

Kính gửi [tên người quản lý],

Tôi viết đơn này để xin nghỉ gấp do có việc gia đình khẩn cấp cần giải quyết ngay. Tôi cần vắng mặt tại công ty từ hôm nay.

Mặc dù chưa thể xác định chính xác thời gian nghỉ, tôi sẽ cập nhật tình hình với anh/chị. [Tên đồng nghiệp] đã nắm được các dự án hiện tại của tôi và sẽ xử lý các vấn đề khẩn cấp.

Tôi xin lỗi vì thông báo đột xuất và cảm ơn sự thông cảm của anh/chị.

Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại liên hệ]

Đơn xin nghỉ phép dành cho nghỉ thai sản

Đơn xin nghỉ thai sản cần nêu rõ thời gian dự kiến sinh và kế hoạch nghỉ phép theo quy định của công ty. Hãy tham khảo mẫu đơn xin nghỉ phép bằng Tiếng Anh bên dưới:

Bài mẫu:

Subject: Maternity Leave Application

Dear [Manager’s Name],

I am writing to formally request maternity leave as per company policy. Based on my doctor’s estimation, my due date is [date], and I plan to begin my maternity leave from [date].

I have prepared a detailed handover plan and will work closely with [colleague’s name] over the next few weeks to ensure a smooth transition. All project documentation will be updated and stored in our shared folder.

I anticipate returning to work on [date], but will keep you informed if there are any changes to this schedule.

Best regards,

[Your name]

[Position]

Bản dịch:

Tiêu đề: Đơn xin nghỉ thai sản

Kính gửi [tên người quản lý],

Tôi viết đơn này để chính thức xin nghỉ thai sản theo chính sách công ty. Theo dự đoán của bác sĩ, ngày sinh dự kiến của tôi là [ngày], và tôi dự định bắt đầu nghỉ thai sản từ [ngày].

Tôi đã chuẩn bị kế hoạch bàn giao chi tiết và sẽ làm việc chặt chẽ với [tên đồng nghiệp] trong vài tuần tới để đảm bảo việc chuyển giao suôn sẻ. Tất cả tài liệu dự án sẽ được cập nhật và lưu trữ trong thư mục chung.

Tôi dự kiến sẽ quay lại làm việc vào [ngày], và sẽ thông báo nếu có bất kỳ thay đổi nào về lịch trình này.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức vụ]

Viết đơn xin nghỉ phép thai sản cho nhân viên

Đơn xin nghỉ phép để đi nghỉ mát hoặc du lịch

Khi xin phép nghỉ phép trong tiếng Anh cho kỳ nghỉ đã lên kế hoạch, bạn cần thông báo trước và nêu rõ kế hoạch bàn giao:

Bài mẫu:

Subject: Vacation Leave Request

Dear [Manager’s Name],

I would like to request your approval for annual leave from [date] to [date] for a planned family vacation. I have chosen this period as it is relatively quiet for our team.

I will complete all pending tasks and prepare handover documents for [colleague’s name] before my departure. My work email will be accessible, and I can be reached on my mobile in case of emergencies.

Looking forward to your approval.

Best regards,

[Your name]

Bản dịch:

Tiêu đề: Đơn xin nghỉ phép du lịch

Kính gửi [tên người quản lý],

Tôi kính mong nhận được sự chấp thuận của anh/chị cho kỳ nghỉ phép từ [ngày] đến [ngày] để đi du lịch cùng gia đình. Tôi đã chọn khoảng thời gian này vì công việc của nhóm tương đối nhẹ nhàng.

Tôi sẽ hoàn thành mọi công việc và chuẩn bị tài liệu bàn giao cho [tên đồng nghiệp] trước khi đi. Tôi vẫn có thể truy cập email công việc và có thể liên lạc qua điện thoại trong trường hợp khẩn cấp.

Mong nhận được sự chấp thuận của anh/chị.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Đơn xin nghỉ phép vì lý do gia đình

Khi viết đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh vì lý do gia đình, bạn cần trình bày ngắn gọn nhưng đủ thông tin cần thiết:

Bài mẫu:

Subject: Family Leave Request

Dear [Manager’s Name],

I am writing to request [number] days of family leave from [date] to [date] to attend my parents’ 50th wedding anniversary celebration in [location].

I have completed most urgent tasks and will ensure all remaining work is properly handed over to [colleague’s name]. You can reach me on my mobile phone if any urgent matters arise.

I am grateful for your understanding and support.

Best regards,

[Your name]

Bản dịch:

Tiêu đề: Đơn xin nghỉ phép gia đình

Kính gửi [tên người quản lý],

Tôi viết đơn này để xin nghỉ phép [số] ngày từ [ngày] đến [ngày] để tham dự lễ kỷ niệm 50 năm ngày cưới của bố mẹ tôi tại [địa điểm].

Tôi đã hoàn thành hầu hết công việc khẩn cấp và sẽ đảm bảo các công việc còn lại được bàn giao đầy đủ cho [tên đồng nghiệp]. Anh/chị có thể liên hệ với tôi qua điện thoại nếu có việc gấp.

Tôi vô cùng biết ơn sự thông cảm và hỗ trợ của anh/chị.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Mẫu đơn xin nghỉ phép để giải quyết các vấn đề gia đình chuyên nghiệp

Đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh khi gia đình có tang

Đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh trong trường hợp này cần thể hiện sự trang trọng và ngắn gọn:

Bài mẫu:

Subject: Bereavement Leave Request

Dear [Manager’s Name],

I regret to inform you of the sudden passing of my [relationship] yesterday. I am requesting bereavement leave for [number] days starting from [date] to attend the funeral and support my family during this difficult time.

[Colleague’s name] is aware of my current projects and will handle any urgent matters. I plan to resume my duties on [date].

I appreciate your support and consideration in this matter.

Sincerely,

[Your name]

Bản dịch:

Tiêu đề: Đơn xin nghỉ phép có tang

Kính gửi [tên người quản lý],

Tôi rất buồn phải thông báo về việc [mối quan hệ] của tôi vừa qua đời ngày hôm qua. Tôi xin phép nghỉ [số] ngày kể từ [ngày] để tham dự tang lễ và ở bên gia đình trong thời gian khó khăn này.

[Tên đồng nghiệp] đã nắm được các dự án hiện tại của tôi và sẽ xử lý các vấn đề khẩn cấp. Tôi sẽ trở lại làm việc vào [ngày].

Cảm ơn sự thông cảm của anh/chị.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Đơn xin nghỉ phép một ngày trong tiếng Anh

Khi viết đơn xin nghỉ phép 1 ngày bằng tiếng Anh, bạn cần viết ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin cần thiết:

Bài mẫu:

Subject: One-day Leave Request

Dear [Manager’s Name],

I am writing to request one day of leave on [date] to attend my medical check-up appointment. I have scheduled it early in the morning to minimize work disruption.

All pending tasks will be completed before my leave, and I will be back in the office the following day. [Colleague’s name] will cover any urgent matters during my absence.

Thank you for your consideration.

Kind regards,

[Your name]

Bản dịch:

Tiêu đề: Đơn xin nghỉ một ngày

Kính gửi [tên người quản lý],

Tôi viết đơn này để xin nghỉ một ngày vào [ngày] để đi khám sức khỏe. Tôi đã đặt lịch khám sớm để giảm thiểu ảnh hưởng đến công việc.

Tôi sẽ hoàn thành mọi công việc đang chờ xử lý trước khi nghỉ và sẽ trở lại văn phòng vào ngày hôm sau. [Tên đồng nghiệp] sẽ xử lý các vấn đề khẩn cấp trong thời gian tôi vắng mặt.

Cảm ơn sự xem xét của anh/chị.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Cách viết đơn xin nghỉ phép 1 ngày trong tiếng Anh ngắn gọn và hiệu quả

Có thể bạn quan tâm:

• Cách viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh đơn giản
• Cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh cho đối tác, khách hàng
• Cách chào hỏi bằng tiếng anh thường dùng trong giao tiếp

Hướng dẫn gửi đơn xin nghỉ phép đúng cách và chuyên nghiệp

Sau khi hoàn thành việc viết đơn xin nghỉ phép trong tiếng Anh, bạn cần lưu ý đến cách thức gửi đơn phù hợp để thể hiện sự chuyên nghiệp. Có 3 hình thức gửi đơn phổ biến:

• Gửi email: Đây là phương thức phổ biến nhất hiện nay khi viết đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh. Bạn nên gửi đơn dưới dạng văn bản trong email hoặc file đính kèm PDF, với tiêu đề rõ ràng và đảm bảo gửi trước thời gian nghỉ ít nhất 1-2 ngày (trừ trường hợp khẩn cấp).
• Nộp trực tiếp: Với những công ty theo phong cách truyền thống, việc nộp đơn xin nghỉ phép tiếng Anh trực tiếp thể hiện sự tôn trọng. Bạn nên in đơn trên giấy A4, trình bày sạch sẽ và ký tên đầy đủ.
• Qua hệ thống nội bộ: Nhiều công ty hiện có phần mềm quản lý nhân sự. Bạn cần tuân thủ đúng quy trình xin nghỉ phép trong tiếng Anh trên hệ thống và đính kèm các giấy tờ cần thiết nếu có.

Học tiếng Anh cho người đi làm hiệu quả tại Axcela Vietnam

Ra đời từ năm 2008, Axcela Vietnam tự hào trở thành đối tác đào tạo tiếng Anh đáng tin cậy của nhiều tập đoàn đa quốc gia và doanh nghiệp tại Việt Nam. Chúng tôi áp dụng phương pháp đào tạo chuẩn quốc tế dựa trên khung CEFR, cam kết mang đến chất lượng đầu ra vượt trội. Các khóa học tiếng Anh cho người đi làm tại Axcela được thiết kế chuyên biệt để đáp ứng nhu cầu thực tế trong công việc. Với phương pháp đào tạo hiện đại, lộ trình cá nhân hóa và tập trung vào các kỹ năng ứng dụng thực tiễn như giao tiếp, viết email, soạn thảo văn bản hay thuyết trình, chúng tôi giúp học viên nâng cao trình độ tiếng Anh một cách hiệu quả và tự tin hơn trong môi trường làm việc quốc tế.

Lợi ích vượt trội khi tham gia học tiếng Anh 1 kèm 1 online tại Axcela Vietnam:

• Thời gian học linh hoạt: Bạn hoàn toàn có thể tự chọn khung giờ học phù hợp với lịch trình cá nhân, giúp tiết kiệm tối đa thời gian và công sức.
• Lộ trình học cá nhân hóa: Được xây dựng riêng biệt dựa trên mục tiêu và trình độ hiện tại của bạn, đảm bảo mang lại kết quả học tập tối ưu nhất.
• Giảng viên tận tâm và giàu kinh nghiệm: Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp sẽ đồng hành cùng bạn, áp dụng phương pháp giảng dạy thực tế và hiệu quả, giúp bạn dễ dàng tiến bộ.
• Cam kết chất lượng đầu ra: Học viên được đảm bảo đầu ra theo tiêu chuẩn CEFR quốc tế, với quy trình đánh giá minh bạch từ các tổ chức khảo thí uy tín.

Hãy tham gia các khóa học tại Axcela Vietnam để cải thiện tiếng Anh và chinh phục những mục tiêu lớn trong sự nghiệp của bạn!

Việc biết cách viết đơn xin nghỉ phép trong tiếng Anh đúng chuẩn là kỹ năng cần thiết trong môi trường làm việc quốc tế ngày nay. Hy vọng thông qua các mẫu đơn và hướng dẫn trên, bạn đã nắm được cách viết đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và phù hợp cho từng tình huống cụ thể. Nếu bạn đang muốn nâng cao kỹ năng viết tiếng Anh thương mại, đừng ngần ngại liên hệ với Axcela Vietnam để được tư vấn về khóa học phù hợp và hiệu quả.