8 Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép Bằng Tiếng Anh: Từ Template Đến Tư Duy Giao Tiếp Chuyên Nghiệp

Trong môi trường làm việc quốc tế và các tập đoàn đa quốc gia (MNCs), đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh (Leave Request) không đơn thuần là một thủ tục hành chính. Đó là cơ hội để nhân sự thể hiện tác phong chuyên nghiệp, tinh thần trách nhiệm và năng lực quản lý công việc – những yếu tố cốt lõi trong thang đánh giá năng lực nhân sự.

Tại Axcela Vietnam, với hơn 16 năm kinh nghiệm đào tạo tiếng Anh doanh nghiệp, chúng tôi khẳng định rằng: Một email xin nghỉ phép chuẩn mực không chỉ giúp bạn được duyệt nghỉ nhanh chóng mà còn duy trì uy tín (credibility) của bạn trong mắt cấp quản lý. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và các mẫu câu được biên soạn lại để tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp.

1. Tại sao cần viết đơn nghỉ phép chuẩn chỉnh? (Tư duy Business Communication)

Viết đơn xin nghỉ phép chuẩn chỉnh là cách nhân sự thể hiện tư duy quản trị rủi ro và trách nhiệm với tập thể, giúp duy trì luồng công việc trôi chảy và giữ vững uy tín cá nhân ngay cả khi vắng mặt.

Nhiều nhân viên coi đây là việc vặt, nhưng với cấp quản lý, email xin nghỉ phép phản ánh 3 yếu tố năng lực cốt lõi theo chuẩn E-E-A-T:

• Transparency (Minh bạch): Lý do và thời gian rõ ràng.
• Responsibility (Trách nhiệm): Kế hoạch bàn giao công việc cụ thể.
• Efficiency (Hiệu quả): Ngắn gọn, súc tích, tôn trọng thời gian người đọc.

Axcela Coach Note: Đừng để rào cản ngôn ngữ khiến email của bạn gây hiểu lầm là “trốn tránh trách nhiệm”. Việc sở hữu năng lực tiếng Anh theo chuẩn CEFR sẽ giúp bạn diễn đạt các sắc thái tinh tế như “đề nghị”, “thông báo”, hay “cam kết” một cách chính xác nhất.

2. Cấu trúc chuẩn của một email xin nghỉ phép chuyên nghiệp

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp, cấu trúc email xin nghỉ phép cần tuân thủ logic 7 phần, đi từ tiêu đề rõ ràng đến kế hoạch bàn giao cụ thể nhằm tối ưu hóa hiệu quả tiếp nhận thông tin.

Dưới đây là bảng phân tích các thành phần bắt buộc trong một email Leave Request:

3. Tổng hợp 8 Mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh cho từng tình huống

Việc chọn đúng mẫu đơn cho từng hoàn cảnh là rất quan trọng. Dưới đây là bảng tóm tắt nhanh 8 loại đơn để bạn dễ dàng tra cứu:

3.1. Đơn xin nghỉ phép năm (Annual Leave / Vacation)

Bối cảnh: Đã có kế hoạch trước, cần thể hiện sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Subject: Annual Leave Request – [Your Name] – [Dates]

Dear [Manager’s Name],

I am writing to formally request annual leave from [Start Date] to [End Date]. I will return to the office on [Return Date].

To ensure smooth operations during my absence, I have:

• Completed the [Project A] report.
• Handed over pending tasks regarding [Project B] to [Colleague’s Name].
• Updated the status of all my current tasks on our project management tool.

I will have limited access to emails but can be reached via phone for urgent matters.

Thank you for your approval.

Best regards,

[Your Name]

3.2. Đơn xin nghỉ ốm (Sick Leave)

Bối cảnh: Bất ngờ, cần ngắn gọn, tránh kể lể quá nhiều (over-explaining).

Subject: Sick Leave Application – [Your Name] – [Date]

Dear [Manager’s Name],

Please accept this letter as notification that I am unable to attend work today, [Date], due to [fever/flu/food poisoning]. I have visited the doctor and have been advised to rest for [Number] days.

I have briefed [Colleague’s Name] on urgent matters. I will submit the medical certificate upon my return.

Thank you for your understanding.

Regards,

[Your Name]

3.3. Đơn xin nghỉ phép khẩn cấp (Emergency Leave)

Subject: Emergency Leave Request – [Your Name]

Dear [Manager’s Name],

Due to an unexpected family emergency, I respectfully request urgent leave starting from today, [Date]. I anticipate returning on [Date], but I will keep you updated on the situation.

I have notified [Colleague’s Name] regarding priority tasks to ensure no disruption to the team’s workflow.

I apologize for the sudden notice and appreciate your support.

Best regards,

[Your Name]

3.4. Đơn xin nghỉ thai sản (Maternity Leave)

Lưu ý: Cần đề cập đến chính sách công ty (Company Policy) để thể hiện sự hiểu biết về quyền lợi.

Subject: Maternity Leave Application – [Your Name]

Dear [Manager’s Name],

I am writing to formally request maternity leave in accordance with our company policy. My expected due date is [Date], and I plan to start my leave on [Start Date].

I have prepared a detailed transition plan attached to this email and will spend the next two weeks working closely with [Colleague’s Name] to hand over my responsibilities completely.

Looking forward to your approval.

Sincerely,

[Your Name]

3.5. Đơn xin nghỉ việc riêng (Personal Leave)

Subject: Personal Leave Request – [Your Name]

Dear [Manager’s Name],

I would like to request [Number] days of personal leave from [Date] to attend to some private matters.

I have ensured that my current workload is manageable and [Colleague’s Name] has agreed to cover my urgent emails during this time.

Thank you for your consideration.

Best regards,

[Your Name]

3.6. Đơn xin nghỉ lo việc gia đình (Family Matters)

Subject: Family Leave Request – [Your Name]

Dear [Manager’s Name],

I am writing to request leave from [Date] to [Date] to attend a significant family event.

All my deadlines for this week have been met. I will be available via email should any urgent questions arise.

Thank you for understanding.

Regards,

[Your Name]

3.7. Đơn xin nghỉ khi nhà có tang (Bereavement Leave)

Subject: Bereavement Leave Request – [Your Name]

Dear [Manager’s Name],

I regret to inform you of the passing of my [Relationship]. Therefore, I would like to request bereavement leave for [Number] days, starting from [Date] to attend the funeral and be with my family.

I will do my best to check emails periodically, but please expect a delay in my response.

Sincerely,

[Your Name]

3.8. Đơn xin nghỉ nửa ngày/một ngày đi khám sức khỏe (Medical Appointment)

Subject: Leave Request for Medical Appointment – [Your Name] – [Date]

Dear [Manager’s Name],

I would like to request a half-day leave on the morning of [Date] for a scheduled medical check-up. I will be in the office by 1:00 PM to resume my duties.

Thank you for your approval.

Regards,

[Your Name]

4. Vượt qua giới hạn của “Văn mẫu” – Giải pháp nâng cao năng lực tiếng Anh doanh nghiệp

Sử dụng template có thể giải quyết nhu cầu tức thời, nhưng để thăng tiến trong môi trường quốc tế, bạn cần tư duy ngôn ngữ linh hoạt để xử lý các tình huống phức tạp như: Thương lượng, Thuyết phục, Giải trình hay Báo cáo.

Tại sao chọn Axcela Vietnam?

Khác với các trung tâm tiếng Anh thông thường chỉ dạy ngữ pháp, Axcela Vietnam tập trung vào Giải pháp Năng lực Ngôn ngữ cho người đi làm và doanh nghiệp với cam kết rõ ràng:

• Tiết kiệm 50% thời gian học: Phương pháp Blended Learning kết hợp cùng công nghệ giúp tối ưu hóa thời gian, phù hợp với lịch trình bận rộn của nhân sự cấp cao.
• Đào tạo 1 kèm 1 với Coach: Các huấn luyện viên (Coach) của Axcela điều chỉnh tư duy giao tiếp, sửa lỗi phát âm và văn phong email theo chuẩn Business quốc tế.
• Chuẩn đầu ra CEFR & Cambridge: Đánh giá năng lực dựa trên khung tham chiếu Châu Âu.
• Tập trung vào ROI: Mục tiêu là giúp học viên ứng dụng ngay kiến thức vào công việc để tạo ra giá trị thực tế.

Bạn muốn viết email không cần Google Dịch? Bạn muốn tự tin trình bày kế hoạch bàn giao công việc bằng tiếng Anh trôi chảy?

Đừng để rào cản ngôn ngữ làm chậm bước tiến sự nghiệp của bạn. Hãy để Axcela đồng hành cùng bạn xây dựng bản lĩnh chuyên nghiệp toàn cầu.

👉 [ĐĂNG KÝ KIỂM TRA TRÌNH ĐỘ MIỄN PHÍ & TƯ VẤN LỘ TRÌNH CÁ NHÂN HÓA NGAY]

Axcela Vietnam – Đối tác đào tạo tiếng Anh doanh nghiệp tin cậy của hơn 215 tập đoàn đa quốc gia từ năm 2008.

• Địa chỉ: Tầng 14, Tòa Nhà HM Town, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 05, Quận 3, TP.HCM
• Hotline: 1900 1509

Website: axcelavietnam.com