Mẫu email báo giá bằng tiếng Anh ngắn gọn, chuyên nghiệp

Viết email báo giá bằng tiếng Anh là một kỹ năng không thể thiếu khi làm việc trong môi trường kinh doanh quốc tế. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết email báo giá bằng tiếng Anh rõ ràng, ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ thông tin cần thiết. Bài viết dưới đây của trung tâm Axcela sẽ hướng dẫn bạn cách viết email báo giá tiếng Anh chuyên nghiệp chuẩn cấu trúc, giúp bạn tự tin hơn khi trao đổi và làm việc với các đối tác nước ngoài.
Email báo giá tiếng Anh là gì?
Email báo giá bằng tiếng Anh (Quotation Email) là một dạng thư điện tử được doanh nghiệp sử dụng để cung cấp thông tin chi tiết về giá cả sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng nước ngoài khi có yêu cầu. Thông thường, một email tiếng Anh báo giá hoàn chỉnh cần thể hiện mức giá rõ ràng, các điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng, chính sách vận chuyển và các lưu ý quan trọng khác.

Mẫu thư báo giá tiếng Anh là gì?
Những thuật ngữ thường thấy trong email báo giá bằng tiếng Anh
Khi viết email báo giá bằng tiếng Anh, bạn cần hiểu rõ các thuật ngữ cơ bản thường xuất hiện trong các mẫu thư báo giá thông dụng. Đặc biệt, một số thuật ngữ hợp đồng tiếng Anh cũng thường xuyên được sử dụng trong nội dung email để làm rõ các điều khoản liên quan đến giá cả, thanh toán và giao hàng. Dưới đây là bảng tổng hợp các cụm từ/thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong email báo giá chuyên nghiệp tiếng Anh giúp bạn dễ dàng áp dụng khi trao đổi với đối tác nước ngoài:
Thuật ngữ | Dịch nghĩa | Giải thích |
Quotation | Báo giá | Tài liệu cung cấp chi tiết mức giá cho sản phẩm/dịch vụ cụ thể, thường đính kèm trong email báo giá bằng tiếng Anh. |
Estimate | Dự toán | Ước lượng chi phí dự kiến, mang tính tham khảo chứ không ràng buộc như báo giá chính thức. |
Proposal | Đề xuất | Tài liệu trình bày kế hoạch/dịch vụ với thông tin về giá, điều kiện, thời gian thực hiện, thường dùng trong email báo giá bằng tiếng Anh. |
Pricing | Giá cả | Quá trình xác định mức giá phù hợp dựa trên nhiều yếu tố như chi phí, thị trường, đối thủ… |
Gross price | Giá gộp | Tổng giá đã bao gồm thuế và các phụ phí. |
Net price | Giá net | Giá thực tế chưa bao gồm thuế, phí, là con số thường thấy trong mẫu email báo giá bằng tiếng Anh. |
Discount | Giảm giá | Khoản giảm trừ trên giá niêm yết, thường có trong email báo giá tiếng Anh để thu hút khách hàng. |
Terms and conditions | Điều khoản và điều kiện | Các điều kiện hai bên cần tuân thủ khi giao dịch, từ chính sách bảo hành đến nghĩa vụ thanh toán. |
Validity period | Thời gian hiệu lực | Khoảng thời gian báo giá còn hiệu lực, thường có trong mẫu thư báo giá tiếng Anh. |
Payment method | Phương thức thanh toán | Cách thức bên mua sẽ thanh toán cho bên bán (chuyển khoản, tiền mặt, COD…). |
Payment terms | Điều kiện thanh toán | Bao gồm hạn thanh toán, thời gian thanh toán và các quy định liên quan khác. |
Delivery date | Ngày giao hàng | Ngày dự kiến giao hàng tới khách. |
Delivery time | Thời gian giao hàng | Khoảng thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng. |
Transport and insurance costs | Phí vận chuyển và bảo hiểm | Các khoản chi phí liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa và bảo hiểm hàng hóa trong quá trình ship hàng. |
Shipping | Vận chuyển | Quá trình giao hàng từ nơi bán đến địa chỉ người mua, là mục thường có trong email báo giá tiếng Anh. |
Insurance | Bảo hiểm | Bảo vệ hàng hóa khỏi mất mát, hư hỏng trong quá trình giao hàng. |
Deposit | Tiền đặt cọc | Khoản thanh toán trước để xác nhận đơn hàng. |
Invoice | Hóa đơn | Tài liệu liệt kê chi tiết sản phẩm/dịch vụ đã cung cấp và khoản tiền cần thanh toán. |
Lead time | Thời gian chuẩn bị | Thời gian cần để hoàn thiện đơn hàng trước khi giao. |
Tracking number | Số theo dõi | Mã vận đơn dùng để theo dõi tiến trình đơn hàng. |
Quotation reference | Mã báo giá | Mã định danh báo giá, dùng để quản lý và tra cứu nhanh. |
Minimum order quantity (MOQ) | Số lượng đặt hàng tối thiểu | Số lượng nhỏ nhất mà nhà cung cấp chấp nhận để tạo đơn hàng. |
Total cost | Tổng chi phí | Tổng tất cả các chi phí phải thanh toán trong đơn hàng. |
FOB (Free On Board) | Giao lên tàu | Điều kiện giao hàng trong đó người bán chịu chi phí và rủi ro đến khi hàng lên tàu, sau đó trách nhiệm thuộc về người mua. |
Liability | Trách nhiệm | Nghĩa vụ bồi thường trong trường hợp thiệt hại hoặc mất mát. |
Return policy | Chính sách đổi/trả | Các điều kiện áp dụng khi khách muốn đổi/trả hàng hóa. |
Cấu trúc chuẩn khi viết email báo giá bằng tiếng Anh
Một email báo giá tiếng Anh đúng trọng tâm sẽ cung cấp được đầy đủ những thông tin cần thiết về giá cả, thể hiện sự chuyên nghiệp và thiện chí hợp tác của doanh nghiệp. Sau đây sẽ là cấu trúc căn bản trong cách viết email gửi báo giá bằng tiếng Anh với đầy đủ 3 phần như sau:

Cấu trúc của mẫu email gởi báo giá tiếng Anh chuẩn
Phần mở đầu email
Một mở đầu khéo léo, lịch sự trong email báo giá tiếng Anh giúp tạo ấn tượng tốt với người nhận. Bạn nên mở đầu mẫu thư tiếng Anh báo giá như sau:
Chào hỏi (Salutation & Greeting)
Câu chào hỏi bằng tiếng Anh xuất hiện trong email báo giá cần có tính trang trọng và lịch sự. Đảm bảo lời chào thể hiện sự tôn trọng đối với đối tác.
“Dear [Tên khách hàng]” nếu bạn biết tên hoặc “Dear Sir/Madam” nếu không biết rõ tên.
Hỏi thăm mở đầu (Opening comment)
Đây là cơ hội để bạn tạo sự kết nối và thể hiện sự quan tâm đến đối tác. Thêm một câu hỏi thăm như “I hope this email finds you well” sẽ giúp email báo giá tiếng Anh trở nên thân thiện và dễ tiếp nhận.
Giới thiệu mục đích (Introduction)
Phần này cần xác định rõ mục đích của bạn trong email báo giá tiếng Anh. Bạn có thể bắt đầu bằng cách giải thích với người nhận rằng bạn gửi email này để báo giá hoặc cung cấp thông tin chi tiết về dịch vụ của mình.
Ví dụ: I am writing to provide you with a quotation for…
Xem thêm: Cách Hỏi Thăm Sức Khỏe Bằng Tiếng Anh Tinh Tế, Lịch Sự
Phần nội dung chính
Phần nội dung chính này sẽ tập trung vào việc cung cấp báo giá sản phẩm hoặc dịch vụ một cách rõ ràng và cụ thể. Để làm được điều này, người viết cần sử dụng linh hoạt các từ vựng chuyên ngành trong email báo giá bằng tiếng Anh, đặc biệt liên quan đến vận chuyển, chiết khấu, điều kiện thanh toán và thời gian giao hàng.
Vận chuyển và bảo hiểm (Shipping & Insurance)
Nhóm từ vựng này giúp bạn trình bày rõ ràng về các phương án giao hàng, nhà vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa và điều kiện liên quan trong thư báo giá bằng tiếng Anh.
Từ vựng | Dịch nghĩa |
Shipping | Vận chuyển |
Delivery | Giao hàng |
Standard shipping | Vận chuyển tiêu chuẩn |
Express shipping | Vận chuyển nhanh |
Freight | Cước vận chuyển |
Carrier | Nhà vận chuyển |
Tracking number | Số theo dõi |
Insurance | Bảo hiểm |
Coverage | Phạm vi bảo hiểm |
Terms and conditions | Điều khoản và điều kiện |
Liability | Trách nhiệm |
Damages | Thiệt hại |
Claim | Yêu cầu bồi thường |
Packaging | Đóng gói |
Handling | Xử lý |
Chương trình giảm giá (Discounts & Promotions)
Đây là nhóm từ vựng giúp bạn mô tả các ưu đãi, chiết khấu hay chương trình khuyến mãi kèm điều kiện áp dụng của sản phẩm/dịch vụ mình cung cấp đến người nhận.
Từ vựng | Dịch nghĩa |
Discount | Giảm giá |
Promotion | Khuyến mại |
Special offer | Ưu đãi đặc biệt |
Rebate | Chiết khấu (hoàn tiền) |
Coupon | Phiếu giảm giá |
Bulk order discount | Giảm giá cho đơn hàng lớn |
Loyalty program | Chương trình khách hàng thân thiết |
Threshold | Ngưỡng (để được nhận ưu đãi) |
Eligibility | Đủ điều kiện |
Terms and conditions | Điều khoản và điều kiện |
Percentage off | Phần trăm giảm |
Total savings | Tiết kiệm tổng cộng |
Điều kiện thanh toán (Payment Terms)
Bộ từ vựng điều kiện thanh toán dưới đây sẽ giúp bạn trình bày rõ ràng phương thức thanh toán, thời hạn và các chính sách liên quan giúp người nhận hiểu rõ khi hợp tác.
Từ vựng | Dịch nghĩa |
Payment terms | Điều kiện thanh toán |
Due date | Ngày đến hạn thanh toán |
Invoice | Hóa đơn |
Payment method | Phương thức thanh toán |
Bank transfer | Chuyển khoản ngân hàng |
Credit card | Thẻ tín dụng |
Deposit | Tiền đặt cọc |
Final payment | Thanh toán cuối cùng |
Late fee | Phí trễ hạn thanh toán |
Refund policy | Chính sách hoàn tiền |
Return policy | Chính sách đổi/trả hàng |
Processing time | Thời gian xử lý thanh toán |
Thời gian giao hàng (Delivery Time)
Đây là những thuật ngữ quan trọng khi bạn muốn cung cấp thông tin về thời gian và hình thức giao hàng cụ thể đến đối tác.
Từ vựng | Dịch nghĩa |
Delivery time | Thời gian giao hàng |
Estimated delivery | Thời gian giao hàng dự kiến |
Shipping options | Tùy chọn vận chuyển |
Priority shipping | Vận chuyển ưu tiên |
Lead time | Thời gian chuẩn bị hàng |
In transit | Đang trong quá trình vận chuyển |
Arrival date | Ngày đến |
Tracking information | Thông tin theo dõi |
Delivery window | Khoảng thời gian giao hàng |
Shipping costs | Chi phí vận chuyển |
Local delivery | Giao hàng trong khu vực |
International shipping | Vận chuyển quốc tế |
Phần kết thư
Sau khi trình bày đầy đủ thông tin về sản phẩm, dịch vụ, mức giá và các điều khoản liên quan, phần kết thúc thư đóng vai trò quan trọng trong một email báo giá bằng tiếng Anh. Dưới đây là những mẫu câu kết thư thông dụng, được sử dụng linh hoạt trong email báo giá sản phẩm/dịch vụ bằng tiếng Anh:
Mẫu câu tiếng Anh | Dịch nghĩa |
Thank you for considering our quotation. If you have any questions or need further information, please do not hesitate to contact me. | Cảm ơn bạn đã xem xét báo giá của chúng tôi. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi. |
We appreciate your interest in our services. Feel free to reach out if you need any clarification. | Chúng tôi rất trân trọng sự quan tâm của bạn đến dịch vụ của chúng tôi. Hãy thoải mái liên hệ nếu bạn cần làm rõ thêm điều gì. |
I look forward to your response and hope to work together soon. | Tôi mong nhận được phản hồi từ bạn và hy vọng sẽ sớm hợp tác cùng nhau. |
Thank you for your time, and I hope to hear from you soon regarding this quotation. | Cảm ơn bạn đã dành thời gian, tôi hy vọng sẽ sớm nhận được phản hồi từ bạn về báo giá này. |
Please let me know if there’s anything else I can assist you with. | Vui lòng cho tôi biết nếu có bất kỳ điều gì khác tôi có thể hỗ trợ cho bạn. |
Mẫu email báo giá bằng tiếng Anh thường gặp
Tùy thuộc vào mục đích gửi email như hỏi giá lần đầu, yêu cầu báo giá theo từng loại sản phẩm/dịch vụ cụ thể hay cập nhật lại giá sau khi đã trao đổi mà bạn có thể lựa chọn mẫu thư báo giá tiếng Anh phù hợp. Hãy tham khảo một số cách viết email báo giá bằng tiếng Anh cơ bản được chia theo những trường hợp cụ thể dưới đây để lá thư báo giá của bạn trở nên chuyên nghiệp và lịch sự hơn:

Tổng hợp các mẫu email báo giá tiếng Anh thường gặp
Mẫu email báo giá bằng tiếng Anh cơ bản cho người mới
Dành cho những ai lần đầu viết email báo giá bằng tiếng Anh, mẫu báo giá sau đây sẽ cung cấp cấu trúc rõ ràng, ngôn từ lịch sự, chuyên nghiệp phù hợp với các tình huống giao tiếp thương mại cơ bản, giúp người gửi có khởi đầu tốt trong việc trao đổi, báo giá với khách hàng hoặc đối tác quốc tế.
Subject: Quotation for Library Bookshelves Dear Mr. Minh, I hope this message reaches you in good health and spirits. On behalf of BrightEdu Supplies, I am pleased to send you our quotation for bookshelves tailored for school library use. Quotation Details: Model X – Standard Wooden Bookshelves Model Y – Metal Frame Bookshelves Model Z – Mobile Bookshelves with Wheels Please kindly note that the above prices exclude VAT and shipping costs. For bulk orders over 25 units, we are happy to offer a discount based on volume. Estimated delivery time is within 2–4 weeks after confirmation of your order. All bookshelf models include a 1-year warranty covering any manufacturing defects. Should you have any questions or need further clarification, please do not hesitate to get in touch. We are more than happy to assist in equipping your library with the most suitable shelving solutions. Thank you for considering BrightEdu Supplies. We look forward to the opportunity of cooperating with your organization. Warm regards, |
Dịch nghĩa:
Chủ đề: Báo giá kệ sách thư viện Kính gửi anh Minh, Tôi hy vọng email này đến với anh trong tình trạng sức khỏe và tinh thần tốt. Tôi đại diện cho Công ty BrightEdu Supplies, xin gửi đến anh báo giá các loại kệ sách được thiết kế riêng cho thư viện trường học. Chi tiết báo giá: Mẫu X – Kệ sách gỗ tiêu chuẩn Mẫu Y – Kệ sách khung kim loại Mẫu Z – Kệ sách di động có bánh xe Xin lưu ý rằng các mức giá trên chưa bao gồm VAT và chi phí vận chuyển. Với đơn hàng số lượng lớn trên 25 cái, chúng tôi sẵn sàng cung cấp mức chiết khấu hấp dẫn dựa trên số lượng. Thời gian giao hàng dự kiến là từ 2–4 tuần kể từ khi xác nhận đơn hàng. Tất cả các mẫu kệ đều được bảo hành 12 tháng cho lỗi do nhà sản xuất. Nếu anh có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi rất sẵn lòng hỗ trợ để giúp thư viện của anh có được những giải pháp lưu trữ phù hợp nhất. Xin cảm ơn anh đã quan tâm đến BrightEdu Supplies. Chúng tôi mong sớm có cơ hội được hợp tác cùng đơn vị của anh. Trân trọng, |
Mẫu email báo giá bằng tiếng Anh theo sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể
Khi bạn cần gửi email báo giá bằng tiếng Anh cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, hãy đảm bảo rằng nội dung email rõ ràng, nêu đúng yêu cầu và thông tin liên quan. Việc trình bày cụ thể sẽ giúp người nhận dễ dàng phản hồi chính xác nhanh chóng.
Subject: Quotation for Paper Towels Dear GreenLeaf Eco School, I hope this message finds you well. Thank you for reaching out regarding our eco-friendly paper towels. We are pleased to provide you with the quotation below as per your request. Quotation Details:
Please note that the above prices exclude VAT and shipping costs. We are pleased to offer volume-based discounts for orders over 1,500 packs. The estimated delivery time is approximately 1–2 weeks from the date of order confirmation. All products come with a 6-month warranty against manufacturing defects. Should you have any questions or require additional information, feel free to contact us at any time. We are happy to support your school’s needs. Thank you for your interest in our sustainable products. We look forward to the opportunity of collaborating with GreenLeaf Eco School. Yours sincerely, |
Dịch nghĩa:
Chủ đề: Báo giá khăn giấy lau tay Kính gửi Trường GreenLeaf Eco, Hy vọng email này đến với quý trường trong trạng thái tốt đẹp. Cảm ơn quý trường đã quan tâm đến sản phẩm khăn giấy lau tay thân thiện với môi trường của chúng tôi. Chúng tôi rất hân hạnh gửi báo giá theo yêu cầu như sau: Chi tiết báo giá:
Xin lưu ý rằng mức giá trên chưa bao gồm thuế VAT và phí vận chuyển. Chúng tôi có chính sách chiết khấu cho đơn hàng trên 1.500 gói. Thời gian giao hàng dự kiến là từ 1 đến 2 tuần kể từ khi xác nhận đơn đặt hàng. Tất cả sản phẩm đều được bảo hành 6 tháng đối với lỗi từ nhà sản xuất. Nếu quý trường có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi bất kỳ lúc nào. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ nhu cầu của quý trường. Xin cảm ơn sự quan tâm đến các sản phẩm bền vững của chúng tôi. Rất mong được hợp tác cùng GreenLeaf Eco School trong thời gian tới. Trân trọng, |
Mẫu email báo giá tiếng Anh sau khi thương lượng hoặc điều chỉnh yêu cầu
Trong quá trình giao dịch, có thể bạn sẽ cần gửi lại email báo giá tiếng Anh lần hai sau khi đã thương lượng hoặc có sự điều chỉnh về số lượng, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng… với đối tác. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng mẫu email dưới đây để thông báo rõ sự thay đổi và thể hiện thiện chí hợp tác với đối phương.
Subject: Revised Quotation for Ceramic Tea Set – Model CT2025 Dear Mr. Johnson, Thank you for your interest in our ceramic products. We received your quotation request for the CT2025 ceramic tea set on March 10. After a thorough review, we found it necessary to revise the quotation due to recent changes in production costs and packaging specifications. CT2025 Ceramic Tea Set Please note that this revised price will remain valid until April 30. After this date, it may be subject to further adjustment based on market conditions. We sincerely apologize for any inconvenience this update may cause and appreciate your kind understanding. If you require any clarification or further assistance, please do not hesitate to contact us directly. We kindly ask for your confirmation at your earliest convenience so we can proceed with the production and timely delivery of the items. Thank you for your continued support. We look forward to building a successful and long-term partnership with Green Earth Imports. Best regards, |
Dịch nghĩa:
Chủ đề: Báo giá điều chỉnh cho Bộ ấm trà sứ – Mã CT2025
Kính gửi ông Johnson, Cảm ơn ông đã quan tâm đến các sản phẩm gốm sứ của chúng tôi. Chúng tôi đã nhận được yêu cầu báo giá của ông đối với bộ ấm trà sứ CT2025 vào ngày 10 tháng 3. Sau khi rà soát kỹ lưỡng, chúng tôi nhận thấy cần điều chỉnh báo giá do sự thay đổi gần đây trong chi phí sản xuất và quy cách đóng gói. Bộ ấm trà sứ CT2025 Xin lưu ý rằng mức giá điều chỉnh này có hiệu lực đến hết ngày 30 tháng 4. Sau thời gian này, giá có thể tiếp tục được điều chỉnh tùy thuộc vào biến động thị trường. Chúng tôi thành thật xin lỗi nếu sự điều chỉnh này gây bất tiện cho quý công ty, đồng thời rất mong nhận được sự thông cảm. Nếu ông cần thêm thông tin hay hỗ trợ, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi. Chúng tôi mong nhận được phản hồi sớm từ phía ông để có thể tiến hành sản xuất và đảm bảo thời gian giao hàng theo đúng kế hoạch. Chân thành cảm ơn sự hợp tác của quý công ty. Chúng tôi mong muốn xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và hiệu quả cùng Green Earth Imports. Trân trọng, |
Học tiếng Anh cho dân văn phòng có lộ trình chuẩn tại Axcela Vietnam
Nếu bạn đang gặp khó khăn khi viết email báo giá bằng tiếng Anh sao cho chuyên nghiệp và thuyết phục thì việc nâng cao năng lực tiếng Anh thương mại là điều vô cùng cấp thiết. Hiện tại, Axcela Vietnam – trung tâm đào tạo tiếng Anh trực tuyến uy tín hàng đầu Việt Nam, chuyên đào tạo tiếng Anh cho dân văn phòng, đặc biệt là những người làm trong lĩnh vực hành chính, sales, xuất nhập khẩu, nhân sự, marketing, logistics… cần thường xuyên sử dụng tiếng Anh chuyên ngành cũng như viết thư mời hợp tác tiếng Anh hoặc thư báo giá chuyên nghiệp gửi đến đối tác nước ngoài.
Tham gia các khóa học tiếng Anh cho người đi làm tại Axcela, học viên sẽ được thực hành sử dụng tiếng Anh chuyên ngành trong các tình huống thực tế khi làm việc tại công ty như viết email mời hợp tác, thương lượng giá cả, gọi điện chăm sóc khách hàng,… bằng tiếng Anh, từ đó nâng cao hiệu quả giao tiếp nơi công sở và rèn luyện các kỹ năng nghiệp vụ thương mại tối đa. Đặc biệt, chúng tôi còn cung cấp khóa học tiếng Anh online 1 – 1 cho học viên bị mất gốc, và dạy tiếng Anh online cho người đi làm bận rộn. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn miễn phí và hướng dẫn đăng ký khóa học tiếng Anh công sở phù hợp với công việc và năng lực của bạn!
Viết email báo giá bằng tiếng Anh không chỉ yêu cầu sử dụng từ vựng phù hợp mà còn cần tuân thủ cấu trúc thư rõ ràng, rành mạch, đúng chuẩn thương mại quốc tế. Hy vọng với những chia sẻ trên từ bài viết, bạn đã nắm vững cấu trúc và thuật ngữ chuyên ngành thường sử dụng trong email báo giá, từ đó có thể tự tin trao đổi với đối tác nước ngoài. Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường học tiếng Anh chuyên sâu, có tính ứng dụng cao, hãy đăng ký học tại trung tâm tiếng Anh cho người đi làm – Axcela Vietnam và được test đầu vào miễn phí ngay hôm nay!
DANH MỤC TIN TỨC
Các bài viết liên quan
Đăng ký nhận tin
Nhận những tin tức mới nhất về cách học Tiếng Anh hiệu quả cũng như những chương trình ưu đãi hấp dẫn.
