Mẫu email báo giá bằng tiếng Anh ngắn gọn, chuyên nghiệp

Trong kinh doanh quốc tế, một bảng báo giá (Quotation) không chỉ đơn thuần là tập hợp của những con số, mà còn là “bộ mặt” thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Gửi sai cách, bạn có thể đánh mất khách hàng tiềm năng chỉ trong vài giây. Gửi đúng cách, bạn mở ra cơ hội hợp tác chiến lược lâu dài.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều nhân sự dù rất giỏi chuyên môn nhưng lại lúng túng khi soạn thảo mẫu email gửi báo giá cho khách hàng bằng tiếng Anh sao cho vừa trang trọng, vừa có sức thuyết phục cao.

Bài viết này, được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia tại Axcela Vietnam – đối tác đào tạo tiếng Anh cho các tập đoàn đa quốc gia từ năm 2008 – sẽ cung cấp cho bạn kiến thức từ A-Z về báo giá tiếng Anh và 5 mẫu email “copy-paste” có thể áp dụng ngay lập tức.

1. Báo giá tiếng Anh là gì? Phân biệt các thuật ngữ quan trọng

Để làm việc chuyên nghiệp, trước hết chúng ta cần hiểu đúng bản chất của thuật ngữ price quotation la gì và tránh nhầm lẫn với các loại văn bản tài chính khác.

Định nghĩa Price Quotation

Báo giá tiếng Anh thường được gọi là Price Quotation (hoặc ngắn gọn là Quote). Đây là một văn bản thương mại mà nhà cung cấp gửi cho khách hàng tiềm năng để cam kết mức giá cố định cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.

Phân biệt Quotation, Estimate và Invoice

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa bảng báo giá bằng tiếng anh với bảng ước tính giá hoặc hóa đơn. Dưới đây là sự khác biệt cơ bản mà bạn cần nắm rõ:

2. Cấu trúc chuẩn của một bảng báo giá chuyên nghiệp

Một bảng báo giá tiếng Anh chuẩn (Standard Quotation) bao gồm 3 phần bắt buộc: Header (Thông tin định danh), Body (Chi tiết sản phẩm/giá cả) và Footer (Điều khoản pháp lý & Hiệu lực). Việc tuân thủ cấu trúc này giúp văn bản có giá trị tham chiếu pháp lý và thể hiện sự minh bạch với đối tác.

Các thành phần chi tiết trong mẫu báo giá

1. Header (Tiêu đề): Bao gồm Logo, tên công ty, địa chỉ, thông tin liên hệ và quan trọng nhất là Số hiệu báo giá (Quote Number) để tham chiếu sau này.
2. Body (Nội dung chính):

• Description: Mô tả chi tiết kỹ thuật của sản phẩm/dịch vụ.
• Quantity: Số lượng cụ thể.
• Unit Price: Đơn giá cho từng hạng mục.
• Total Amount: Tổng tiền trước và sau thuế.

1. Footer (Chân trang):

• Payment terms: Điều khoản thanh toán (VD: 30% deposit upon signing).
• Validity: Thời gian hiệu lực của báo giá (VD: Valid for 30 days).
• Signature: Chữ ký và dấu mộc của người đại diện.

Từ vựng “đắt giá” nên dùng trong quotation báo giá

• Terms & Conditions (T&C): Các điều khoản và điều kiện áp dụng.
• VAT included/excluded: Đã bao gồm/chưa bao gồm thuế GTGT.
• Lead time: Thời gian giao hàng hoặc thời gian hoàn thành dịch vụ.
• Bulk discount: Chiết khấu thương mại khi mua số lượng lớn.

3. 5 Mẫu Email Gửi Báo Giá Tiếng Anh “Xem Là Chốt”

Dưới đây là 5 mẫu báo giá tiếng Anh dạng email được thiết kế tối ưu cho từng tình huống cụ thể, giúp bạn tiết kiệm thời gian soạn thảo và tăng tỷ lệ phản hồi từ khách hàng.

Mẫu 1: Báo giá tiêu chuẩn cho khách hàng mới

Đây là thư báo giá bằng tiếng anh phổ biến nhất, dùng để trả lời khi khách hàng gửi yêu cầu (Request for Quotation – RFQ).

Subject: Price Quotation for [Product/Service Name] – [Your Company Name]

Dear Mr./Ms. [Last Name],

Thank you for your interest in our products. As requested, please find the attached quotation for [Product Name] detailing the specifications and price breakdown.

This quotation is valid until [Date]. If you have any questions or require further modifications, please do not hesitate to contact me.

We look forward to the opportunity to work with you.

Best regards,

[Your Name]

Mẫu 2: Báo giá kèm ưu đãi/chiết khấu (Discount)

Dùng để thúc đẩy khách hàng đang trong giai đoạn cân nhắc (consideration) bằng các yếu tố giới hạn thời gian (urgency).

Subject: Special Offer: Quotation for [Project Name] – [Discount %] Off

Dear [Client Name],

Following our discussion, I am pleased to send you the quotation for [Product/Service].

As a token of appreciation for our new partnership, we are happy to offer a [Number]% discount on this order if finalized by [Date]. Please see the attached file for the detailed pricing after discount.

This is a limited-time offer, so please let us know if you would like to proceed.

Sincerely,

[Your Name]

Mẫu 3: Báo giá dịch vụ (Service Quotation)

Đối với các công ty B2B hoặc Agency, bảng báo giá tiếng anh cần tập trung vào giải pháp và lợi ích (Benefits) thay vì chỉ liệt kê các hạng mục chi phí.

Subject: Proposal & Quotation: [Service Name] Solution for [Client Company]

Dear [Client Name],

Based on our analysis of your current needs, we have designed a comprehensive solution to help you achieve [Client’s Goal].

Attached is the detailed proposal and quotation. This package includes [Key Benefit 1] and [Key Benefit 2], ensuring the best ROI for your company.

I would love to schedule a short call next Tuesday to walk you through the details.

Best regards,

[Your Name]

Mẫu 4: Email Follow-up sau khi gửi báo giá

Đừng để khách hàng im lặng. Một email nhắc nhở khéo léo sau 3-5 ngày thể hiện sự quan tâm chuyên nghiệp mà không gây phiền toái.

Subject: Following up on Quotation #[Quote Number] – [Product Name]

Dear [Client Name],

I hope you are having a great week. I’m writing to check if you have had a chance to review the quotation I sent on [Date].

Do you have any questions regarding the pricing or terms? I am available to clarify any details to assist with your decision-making process.

Looking forward to hearing from you.

Regards,

[Your Name]

Mẫu 5: Mẫu báo giá song ngữ Việt – Anh

Mẫu báo giá song ngữ đặc biệt cần thiết khi làm việc với các công ty liên doanh hoặc quy trình nội bộ cần duyệt bởi cả sếp nước ngoài và bộ phận kế toán Việt Nam.

Subject: Quotation / Báo giá: [Project Name]

Dear [Client Name],

Please find attached the bilingual quotation for [Product Name] as discussed. / Vui lòng xem báo giá song ngữ cho [Tên sản phẩm] đính kèm như đã trao đổi.

Should you need further assistance, feel free to contact me. / Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, vui lòng liên hệ với tôi.

Best regards / Trân trọng,

[Your Name]

4. Cách hỏi xin báo giá bằng tiếng Anh (Request for Quotation)

Để hỏi xin báo giá bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, bạn nên sử dụng cấu trúc trực tiếp: “Could you please send me the quotation for [Product]…?” và nêu rõ số lượng cũng như yêu cầu cụ thể. Cách diễn đạt này giúp nhà cung cấp phân loại nhu cầu và phản hồi chính xác hơn.

Dưới đây là các mẫu câu thông dụng bạn có thể dùng:

• “Could you please send me the quotation for [Product Name]?” (Vui lòng gửi cho tôi báo giá cho sản phẩm…)
• “I would like to request a quote regarding [Service Name] focusing on [Specific Need].” (Tôi muốn yêu cầu báo giá về dịch vụ… tập trung vào nhu cầu…)
• “Please let us know your best price for a bulk order of [Quantity] units.” (Vui lòng cho chúng tôi biết giá tốt nhất cho đơn hàng số lượng lớn…)

5. Tải xuống Mẫu báo giá tiếng Anh Excel/Word

Để giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết kế, chúng tôi đã tổng hợp bộ mẫu báo giá tiếng anh excel và word chuẩn quốc tế. Bạn có thể tải về và chỉnh sửa logo, thông tin doanh nghiệp để sử dụng ngay.

(Lưu ý quan trọng: Luôn kiểm tra kỹ các công thức tính tổng trong Excel và xuất ra file PDF trước khi gửi khách hàng để tránh lỗi hiển thị).

6. Nâng tầm kỹ năng đàm phán thương mại cùng Axcela Vietnam

Có trong tay một mẫu email chuẩn hay một bảng báo giá đẹp là chưa đủ. Trong thương mại quốc tế, “trận chiến” thực sự nằm ở vòng đàm phán (Negotiation). Việc phát âm sai một con số hoặc không hiểu hết sắc thái (nuance) trong câu hỏi của đối tác có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại lớn về lợi nhuận.

CEO của Axcela, ông Chris Albright từng chia sẻ: “Tại AXCELA, chúng tôi tin rằng việc học ngoại ngữ cũng giống như mua một món hàng… Các công ty và cá nhân khi đầu tư cho 1 chương trình tiếng Anh có quyền được biết chính xác nhân viên và bản thân mình sẽ đạt được gì, tiến bộ ra sao.”

Đó là lý do chương trình Tiếng Anh Doanh nghiệp của Axcela không chỉ dừng lại ở từ vựng hay ngữ pháp. Chúng tôi tập trung vào năng lực thực chiến của nhân sự:

• Thực hành 1 kèm 1 với HLV cá nhân: Ngoài giờ học chính, học viên được rèn luyện nghe-nói-phát âm riêng biệt, tích lũy hơn 100 giờ thực hành để tự tin đàm phán giá cả và hợp đồng.
• Tiêu chuẩn CEFR & Cambridge: Đánh giá đầu ra minh bạch bởi đơn vị khảo thí độc lập, đảm bảo nhân sự đủ trình độ làm việc trong môi trường quốc tế.
• Cam kết hoàn phí: Nếu không đạt mục tiêu, Axcela hoàn 100% học phí. Đây là lời khẳng định mạnh mẽ nhất về chất lượng và hiệu quả đầu tư cho doanh nghiệp của bạn.

7. Kết luận (Conclusion)

Việc chuẩn bị một báo giá tiếng Anh chỉn chu là bước đầu tiên để xây dựng lòng tin với đối tác quốc tế. Hy vọng với 5 mẫu email và các kiến thức trong bài viết này, bạn sẽ tự tin hơn trong việc soạn thảo và gửi báo giá. Tuy nhiên, để thực sự “hạ gục” khách hàng và chốt được những hợp đồng giá trị, hãy biến ngôn ngữ thành công cụ đàm phán sắc bén của riêng bạn.

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

1. Quotation và Proforma Invoice khác nhau như thế nào?

Quotation là báo giá mang tính chào hàng sơ bộ. Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ) là bản dự thảo hóa đơn chi tiết hơn, thường được gửi khi khách hàng đã đồng ý mua và cần làm thủ tục thanh toán trước (payment in advance) hoặc xin giấy phép nhập khẩu.

2. Báo giá tiếng Anh nên để định dạng file nào?

Luôn luôn gửi báo giá dưới định dạng PDF để đảm bảo tính chuyên nghiệp và ngăn chặn việc chỉnh sửa nội dung trái phép. Bạn có thể soạn trên Excel/Word rồi xuất sang PDF trước khi đính kèm vào email.

3. Validity (Hiệu lực báo giá) thường là bao lâu?

Thời gian hiệu lực phổ biến là từ 15 đến 30 ngày. Quy định này giúp bảo vệ doanh nghiệp trước những biến động bất ngờ của tỷ giá hối đoái hoặc giá nguyên vật liệu đầu vào.

4. Làm sao để từ chối yêu cầu giảm giá của khách hàng một cách lịch sự?

Bạn có thể dùng mẫu câu nhấn mạnh vào giá trị: “We believe our price reflects the high quality and service we provide. However, we can offer a small discount for a larger volume order.” (Chúng tôi tin rằng mức giá này phản ánh đúng chất lượng… Tuy nhiên, chúng tôi có thể giảm giá nhẹ cho đơn hàng số lượng lớn hơn).

Sẵn sàng nâng tầm đội ngũ nhân sự của bạn?

Đừng để rào cản ngôn ngữ làm lỡ mất các hợp đồng giá trị. Hãy trang bị cho bản thân và đội ngũ kỹ năng giao tiếp thương mại sắc bén nhất ngay hôm nay.

Đăng ký tư vấn khóa học Tiếng Anh Doanh nghiệp ngay hôm nay – Nhận lộ trình cá nhân hóa và cam kết đầu ra chuẩn Cambridge.

Hoặc nếu bạn là người đi làm bận rộn:

Tìm hiểu khóa học Tiếng Anh Online 1 kèm 1 – Học mọi lúc mọi nơi, thực hành sát sườn công việc.

Axela chuyên đào tạo tiếng Anh cho dân văn phòng uy tín