Cách viết email từ chối phỏng vấn tiếng Anh chi tiết

Khi nhận được lời mời phỏng vấn xin việc, không phải lúc nào chúng ta cũng có thể chấp nhận vì lý do khách quan lẫn chủ quan. Trong trường hợp đó, việc viết một email từ chối phỏng vấn tiếng Anh chuyên nghiệp và lịch sự là cách để bạn thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng và giữ mối quan hệ tốt đẹp trong tương lai. Trong bài viết, Axcela Vietnam này sẽ hướng dẫn bạn cách viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh chi tiết và đơn giản nhất.

Cách viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

Không phải lúc nào ứng viên cũng có thể tham gia phỏng vấn khi nhận được lời mời từ nhà tuyển dụng. Dù lý do là gì, bạn vẫn cần phản hồi một cách chuyên nghiệp để duy trì hình ảnh tốt đẹp và có thể tạo cơ hội hợp tác trong tương lai. Dưới đây là hướng dẫn cách viết email tiếng Anh từ chối phỏng vấn một cách lịch sự và phù hợp:

Tiêu đề

Tiêu đề email từ chối phỏng vấn cũng đóng vai trò quan trọng giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng nhận diện nội dung thư. Khi viết email từ chối phỏng vấn tiếng Anh, bạn có thể sử dụng những tiêu đề sau:

• Re: Interview Invitation for [Job Title] – [Your Name]
• Declining Interview Opportunity – [Your Name]
• Thank You for the Interview Invitation – [Your Name]

Một mẹo nhỏ là bạn nên phản hồi trực tiếp vào email mời phỏng vấn để giúp nhà tuyển dụng theo dõi nội dung một cách dễ dàng. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tránh thất lạc thông tin.

Tiêu đề là một trong những mấu chốt quan trọng của mỗi email

Gửi lời chào và cảm ơn

Dù nội dung email là gì thì khi trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh, bạn cũng nên mở đầu bằng một lời chào lịch sự. Nếu bạn đã biết tên của người phụ trách tuyển dụng, hãy sử dụng mẫu lời chào như sau:

Dear [Recruiter’s Name],

Nếu không biết chính xác tên, bạn có thể dùng:

Dear Hiring Team,

Sau đó, gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ và mời bạn tham gia phỏng vấn như sau để thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự của bạn:

Ví dụ:

Thank you for considering my application for the [Job Title] position at [Company Name]. I truly appreciate the opportunity to be considered for this position.

Trình bày lý do từ chối lời mời phỏng vấn

Sau khi gửi lời cảm ơn, bạn cần xác nhận việc từ chối phỏng vấn một cách ngắn gọn và rõ ràng. Khi viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn nên sử dụng giọng điệu lịch sự, tránh làm nhà tuyển dụng cảm thấy bị từ chối một cách thẳng thừng. Dưới đây là một số cách diễn đạt phù hợp tùy theo từng tình huống:

• Nếu bạn đã nhận lời mời làm việc từ công ty khác:

Unfortunately, after careful consideration, I have decided not to proceed with the interview as I have accepted another job offer that aligns more closely with my career goals.

• Nếu vị trí không phù hợp với mong muốn của bạn:

After reviewing the job description, I realized that this position might not be the best fit for my skills and career aspirations.

• Nếu bạn thay có ý định đổi định hướng nghề nghiệp:

I have recently reassessed my career goals, and I believe this position may not be the right match for my long-term objectives.

Trình bày lý do từ chối cuộc phỏng vấn

Đề xuất ứng viên phù hợp khác (nếu có)

Nếu bạn biết ai đó phù hợp với vị trí này, bạn có thể đề xuất với nhà tuyển dụng. Điều này không bắt buộc, nhưng nếu có thể, nó sẽ giúp bạn ghi điểm và thể hiện tinh thần hỗ trợ.

Ví dụ:

• If you are still looking for suitable candidates, I would like to recommend [Candidate’s Name], who has relevant experience and skills for this role.

• I know a colleague who might be a great fit for this position. If you want, I can connect you with them.

Nếu không có ai để giới thiệu, bạn có thể bỏ qua phần này mà không ảnh hưởng đến sự chuyên nghiệp của email.

Lời cảm ơn và lời chào trân trọng

Cuối email từ chối phỏng vấn tiếng Anh, bạn nên gửi một lời chúc tốt đẹp đến công ty, thể hiện thiện chí của mình. Điều này giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng, tạo cơ hội hợp tác sau này.

Ví dụ: 

Once again, I sincerely appreciate this opportunity. I hope we can stay in touch, and I wish you success in finding the right candidate for the role.

Sau đó, kết thư email từ chối phỏng vấn tiếng Anh bằng một lời chào trang trọng:

Best regards,
[Your Name]

Bạn cũng có thể ký tên kèm thông tin liên hệ như số điện thoại hoặc địa chỉ email để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc lại nếu cần.

Gửi lời cảm ơn và lời chúc tốt đẹp đến quý công ty sau khi từ chối phỏng vấn

Mẫu email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

Sau khi hiểu được cách viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn có thể tham khảo một số mẫu thư để áp dụng vào từng trường hợp cụ thể. Một email từ chối cần đảm bảo sự chuyên nghiệp, ngắn gọn và lịch sự, giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng. Dưới đây là các mẫu email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh phổ biến mà bạn có thể tham khảo và chỉnh sửa theo tình huống của mình.

Các mẫu email từ chối phỏng vấn tham khảo

Mẫu email từ chối vì cảm thấy vị trí không phù hợp

Nếu sau khi xem xét, bạn nhận thấy công việc không phù hợp với kỹ năng, kinh nghiệm hoặc định hướng nghề nghiệp của mình, bạn có thể sử dụng mẫu email sau:

Mẫu email từ chối phỏng vấn tiếng Anh do đã chọn công việc khác

Nếu bạn đã nhận lời làm việc tại một công ty khác, hãy thông báo điều này một cách lịch sự để tránh gây hiểu lầm. Bạn có thể sử dụng mẫu email từ chối phỏng vấn tiếng Anh theo gợi ý sau:

Mẫu email từ chối phỏng vấn tiếng Anh vì thay đổi định hướng nghề nghiệp

Trong trường hợp bạn quyết định theo đuổi một công việc khác, bạn có thể viết email từ chối bằng tiếng Anh để thông báo với nhà tuyển dụng theo cách sau:

Mẫu thư từ chối phỏng vấn tiếng Anh sau khi đã đồng ý nhưng thay đổi quyết định

Trong một vài trường hợp, đôi khi bạn đã xác nhận tham gia phỏng vấn nhưng vì lý do cá nhân, bạn phải thay đổi quyết định. Khi đó, bạn hãy gửi email càng sớm càng tốt để tránh ảnh hưởng đến lịch trình của nhà tuyển dụng.

Những lưu ý khi viết email từ chối phỏng vấn tiếng Anh

Lưu ý cần biết khi viết email từ chối phỏng vấn tiếng Anh

Từ chối một lời mời phỏng vấn có thể là quyết định khó khăn nhưng nếu được thực hiện đúng cách, bạn vẫn có thể giữ được mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng và không làm ảnh hưởng đến hình ảnh cá nhân. Dưới đây là những nguyên tắc quan trọng giúp bạn viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp, lịch sự và tinh tế:

• Hãy chắc chắn trước khi từ chối: Trước khi quyết định gửi email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng. Nếu bạn chỉ dựa vào một vài đánh giá tiêu cực trên mạng hoặc cảm nhận chưa chính xác về công ty, có thể bạn sẽ bỏ lỡ một cơ hội tốt.
• Luôn giữ thái độ lịch sự: Ngay cả khi bạn không quan tâm đến vị trí tuyển dụng, vẫn nên duy trì sự chuyên nghiệp và thái độ tôn trọng đối với công ty. Khi viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh, hãy sử dụng những lời lẽ nhẹ nhàng, chân thành, tránh thể hiện sự tiêu cực hoặc chê bai công ty. Đồng thời, đừng quên gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã xem xét hồ sơ và đề xuất cơ hội phỏng vấn. Việc viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh để gửi cho bộ HR giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự của bạn.
• Không cần trình bày quá chi tiết: Một email từ chối cần đảm bảo ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào vấn đề. Bạn không cần nêu quá nhiều lý do hoặc giải thích chi tiết vì sao bạn không tham gia phỏng vấn. Việc cung cấp quá nhiều thông tin có thể dẫn đến những hiểu lầm không đáng có hoặc làm mất đi sự chuyên nghiệp.
• Thông báo sớm nhất có thể: Nếu bạn đã quyết định từ chối phỏng vấn, hãy gửi email thông báo càng sớm càng tốt. Đừng chờ đến sát ngày phỏng vấn mới gửi email từ chối, vì điều này có thể gây bất tiện cho bộ phận tuyển dụng và ảnh hưởng đến ấn tượng của họ về bạn.

Viết email từ chối phỏng vấn tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng nhà tuyển dụng, ngay cả khi không tiếp tục ứng tuyển. Nếu bạn là người đi làm và muốn nâng cao khả năng giao tiếp tiếng Anh để viết email chuyên nghiệp hơn, hãy tham khảo khóa học tiếng Anh cho người đi làm tại Axcela VietNam. Với lộ trình cá nhân hóa, phương pháp thực hành thực tế và giáo viên tận tâm, khóa học tiếng Anh này sẽ giúp bạn tự tin hơn trong công việc và giao tiếp hàng ngày. Xem chi tiết khóa học để lựa chọn lộ trình phù hợp với mục tiêu cá nhân!