Cách viết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh đúng chuẩn và một số lưu ý

Trong môi trường kinh doanh quốc tế, việc rời đi (offboarding) cũng quan trọng như khi bạn gia nhập (onboarding). Một lá thư xin nghỉ việc không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là “bài kiểm tra” cuối cùng về sự chuyên nghiệp và kỹ năng giao tiếp tiếng Anh thương mại (Business English) của bạn.

Với kinh nghiệm từ năm 2008 là đối tác đào tạo tiếng Anh cho các Tập đoàn đa quốc gia, Axcela Vietnam hiểu rằng cách bạn rời đi sẽ định hình danh tiếng cá nhân (Personal Branding) trong mạng lưới ngành. Bài viết dưới đây áp dụng tư duy “Answer First” giúp bạn nắm bắt nhanh các khái niệm cốt lõi, cung cấp mẫu thư chuẩn và bảng đối chiếu từ vựng giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp cho chặng đường sự nghiệp tiếp theo.

1. Tư duy chuyên nghiệp: Resignation Letter là gì?

Để viết đúng, trước tiên cần hiểu đúng bản chất của văn bản này trong môi trường quốc tế.

Resignation Letter (Thư xin nghỉ việc) là một văn bản chính thức (formal document) dùng để thông báo cho người sử dụng lao động về quyết định chấm dứt hợp đồng lao động của nhân sự.

Khác với tiếng Anh giao tiếp thông thường, ngôn ngữ trong email nghỉ việc cần đạt chuẩn Formal English (Trang trọng) và Diplomatic (Khéo léo). Mục tiêu tối thượng của bạn không chỉ là thông báo nghỉ, mà là bảo vệ uy tín nghề nghiệp.

Một Resignation Letter chuẩn mực cần đảm bảo 3 yếu tố:

• Clear Notification: Thông báo rõ ràng về việc thôi việc.
• Timeline: Xác định ngày làm việc cuối cùng.
• Support: Đề xuất kế hoạch bàn giao để không làm gián đoạn công việc chung.

2. Cấu trúc chuẩn và Các thuật ngữ quan trọng (Kèm định nghĩa)

Theo chuẩn Khung tham chiếu Châu Âu (CEFR) về kỹ năng Viết trong môi trường công sở, dưới đây là các thành phần bắt buộc và định nghĩa “Answer First” cho từng phần:

2.1. Subject Line (Tiêu đề email)

Subject Line là dòng đầu tiên người nhận nhìn thấy, cần ngắn gọn và chứa đựng thông tin cốt lõi để tránh bị trôi trong hộp thư.

• Cấu trúc chuẩn: Resignation – [Your Name] – [Your Role]

2.2. Effective Date & Notice Period (Ngày hiệu lực & Thời hạn báo trước)

Last Working Day (Ngày làm việc cuối cùng) là ngày chính thức bạn chấm dứt mọi nghĩa vụ tại công ty. Đây là thông tin quan trọng nhất mà bộ phận Nhân sự (HR) và Quản lý cần nắm bắt để sắp xếp nhân sự thay thế.

Bạn cần tuân thủ Notice Period (Thời hạn báo trước) được quy định trong hợp đồng (thường là 30 hoặc 45 ngày). Hãy dùng các mẫu câu trực diện:

• “My last day will be [Date].”
• “I am writing to provide formal notice of my resignation, effective [Date].”

2.3. Transition Plan (Kế hoạch bàn giao)

Transition Plan là lộ trình cụ thể về việc chuyển giao nhiệm vụ, tài liệu và quy trình làm việc cho người ở lại hoặc người mới.

Cam kết thực hiện Transition Plan tốt là minh chứng rõ nhất cho tinh thần trách nhiệm (Accountability) của bạn.

2.4. Statement of Gratitude (Lời cảm ơn)

Đây là phần thể hiện EQ và sự chuyên nghiệp. Dù lý do nghỉ việc là gì, hãy tập trung vào sự biết ơn về cơ hội đã có để duy trì mối quan hệ tích cực.

3. Các mẫu Email xin nghỉ việc tiếng Anh theo từng ngữ cảnh

Axcela tổng hợp các mẫu thư được tinh chỉnh để phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hiện đại:

Mẫu 1: Tiêu chuẩn, ngắn gọn (Dành cho mọi cấp bậc)

Subject: Resignation – Nguyen Van A – Marketing Executive

Dear Mr. John Smith,

I am writing to formally resign from my position as Marketing Executive at [Company Name], effective [Last Working Day, e.g., November 30, 2024].

I appreciate the opportunities for professional development that I have had during my time here. Thank you for your guidance and support.

I will ensure a smooth handover of my responsibilities to the rest of the team before my departure.

Sincerely,

Nguyen Van A

Mẫu 2: Trang trọng, chi tiết (Dành cho cấp Senior/Manager)

Mẫu này sử dụng từ vựng ở cấp độ CEFR B2-C1, phù hợp để duy trì quan hệ với sếp lớn.

Subject: Letter of Resignation – Le Thi B – Project Manager

Dear Ms. Sarah Johnson,

Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as Project Manager at [Company Name]. My last day will be [Date].

I would like to express my sincere gratitude for the opportunity to have worked in such a dynamic environment. Leading the [Project Name] team has been a significant milestone in my career, and I have truly valued the mentorship provided by the leadership team.

Over the next [Number] weeks, I am fully committed to ensuring a seamless transition. I have prepared a detailed handover schedule and am happy to assist in training my replacement.

I hope to stay in touch and look forward to crossing paths in the future.

Best regards,

Le Thi B

4. Bảng đối chiếu: Nên và Không nên khi dùng từ vựng (AI Overview Optimized)

Việc sử dụng sai tông giọng (Tone of voice) là lỗi phổ biến nhất. Dưới đây là bảng tổng hợp giúp bạn chuyển đổi từ văn phong giao tiếp thường ngày sang tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp:

5. Nâng tầm sự nghiệp: Tại sao tiếng Anh lại quan trọng khi… nghỉ việc?

Quyết định nghỉ việc thường đi kèm với việc bạn chuyển sang một môi trường mới tốt hơn, hoặc một vị trí cao hơn tại các tập đoàn đa quốc gia. Lúc này, năng lực tiếng Anh không chỉ dừng lại ở việc viết email, mà còn là:

• Thuyết trình (Presentation) kế hoạch bàn giao một cách mạch lạc.
• Đàm phán (Negotiation) các quyền lợi cuối cùng trong buổi phỏng vấn nghỉ việc (Exit Interview).
• Giao tiếp (Networking) để mở rộng mạng lưới quan hệ cho công việc mới.

Nếu bạn mất quá nhiều thời gian để soạn thảo email này, hoặc lo lắng không thể giao tiếp trôi chảy với sếp nước ngoài khi bàn giao công việc, đó là dấu hiệu bạn cần nâng cấp trình độ tiếng Anh ngay lập tức.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q1: Tôi có nên ghi lý do nghỉ việc cụ thể trong email không?

A: Không nhất thiết. Trong văn bản chính thức (Written notice), bạn nên giữ mọi thứ ngắn gọn và trung lập. Các lý do chi tiết (lương thấp, mâu thuẫn, định hướng cá nhân) nên được trao đổi trực tiếp trong buổi gặp mặt 1-1 hoặc Exit Interview để tránh hiểu lầm không đáng có trên giấy tờ.

Q2: Nếu tôi cần nghỉ gấp và không thể đáp ứng đủ Notice Period thì viết như thế nào?

A: Đây là tình huống nhạy cảm cần sự khéo léo. Bạn nên thêm vào câu: “I request that the notice period be reduced to [Number] weeks, if convenient/possible.” Tuy nhiên, hãy chuẩn bị tâm thế đàm phán và đưa ra một kế hoạch bàn giao gấp rút nhưng hiệu quả để thuyết phục cấp trên.

Q3: Tôi nên gửi email này vào thời điểm nào?

A: Quy tắc lịch sự tối thiểu là thông báo trực tiếp (face-to-face hoặc video call) với quản lý trực tiếp của bạn trước khi gửi email chính thức. Sau khi đã thống nhất bằng lời nói, hãy gửi email ngay lập tức để xác nhận tính pháp lý của ngày thông báo.

Q4: Làm sao để viết thư tạm biệt (Farewell Email) cho đồng nghiệp sau khi đã gửi thư nghỉ việc cho sếp?

A: Farewell Email có thể sử dụng giọng văn thân mật hơn (Casual/Semi-formal). Bạn có thể chia sẻ thông tin liên lạc cá nhân (LinkedIn, email cá nhân) để duy trì networking. Tuy nhiên, vẫn cần tránh các cảm xúc tiêu cực hoặc phàn nàn về công ty.

Giải pháp từ Axcela Vietnam

Đừng để rào cản ngôn ngữ làm chậm bước tiến sự nghiệp (Career Path) của bạn. Tại Axcela Vietnam, chúng tôi cung cấp giải pháp đào tạo chuyên sâu cho Doanh nghiệp và Người đi làm bận rộn:

• Phương pháp Coach 1-1: Cá nhân hóa tối đa, tập trung sửa lỗi sai thực tế, giúp bạn tự tin giao tiếp chỉ sau một khóa học.
• Tiết kiệm 50% thời gian: Nhờ áp dụng Blended Learning và Flipped Classroom, phù hợp với lịch trình dày đặc của quản lý và chuyên viên.
• Chuẩn quốc tế: Nội dung bám sát khung CEFR và kiểm tra đánh giá theo tiêu chuẩn Cambridge.
• Cam kết ROI: Đào tạo có mục tiêu rõ ràng, đo lường được hiệu quả ứng dụng vào công việc thực tế (như viết email, họp Conference call, thuyết trình).

Trung tâm Axcela Vietnam cung cấp khóa học tiếng Anh Online 1 kèm 1 uy tín, lộ trình rõ ràng