Tin tức sẽ luôn được cập nhật mới nhất

MỤC LỤC

Cách viết thư mời tham dự sự kiện bằng tiếng Anh chi tiết

Axcela Việt Nam 22/08/2025

Trong môi trường kinh doanh toàn cầu, thư mời tham dự sự kiện (Event Invitation Letter) không chỉ là công cụ thông báo mà còn là điểm chạm thương hiệu đầu tiên, quyết định ấn tượng của đối tác và khách hàng về sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Một lá thư mời chuẩn mực, sử dụng văn phong Business English tinh tế không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn gia tăng tỷ lệ tham dự, góp phần đảm bảo ROI (Return on Investment) cho sự kiện.

Với kinh nghiệm đồng hành cùng các Tập đoàn đa quốc gia tại Việt Nam từ năm 2008, Axcela Việt Nam nhận thấy rằng bên cạnh ngữ pháp, việc sử dụng đúng “register” (cấp độ trang trọng) là yếu tố then chốt. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và các mẫu thư mời được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn CEFR, giúp bạn tự tin thiết lập quan hệ đối tác.

MỤC LỤC

1. Tầm Quan Trọng Của Thư Mời Sự Kiện Trong Bối Cảnh B2B

Đối với các nhân sự cấp quản lý hoặc bộ phận Đối ngoại (External Relations), việc soạn thảo thư mời tiếng Anh đòi hỏi tư duy chiến lược. Khác với tiếng Anh giao tiếp thông thường, thư mời doanh nghiệp cần đảm bảo:

Tính Chính xác (Accuracy): Thông tin về thời gian, địa điểm, agenda phải rõ ràng, tránh gây hiểu lầm.
Tính Trang trọng (Formality): Thể hiện vị thế của doanh nghiệp. Sử dụng các cấu trúc câu thụ động hoặc cụm từ trang trọng (e.g., “cordially invite” thay vì “want to invite”).
Tính Thuyết phục (Persuasiveness): Làm nổi bật giá trị (Value Proposition) mà khách mời nhận được khi tham dự, từ đó thúc đẩy hành động (RSVP).

2. Cấu Trúc “Vàng” Của Thư Mời Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Để đảm bảo tính logic và chuyên nghiệp, một email hoặc thư mời cần tuân thủ cấu trúc sau:

Tiêu đề (Subject Line): Ngắn gọn, chứa từ khóa chính và khơi gợi sự tò mò. (Tối ưu tỷ lệ mở email).
Lời chào (Salutation): Phụ thuộc vào mức độ thân thiết và văn hóa công ty đối tác.
Lý do & Giá trị (The “Hook”): Tại sao sự kiện này diễn ra và tại sao khách mời nên quan tâm?
Thông tin cốt lõi (The Details): Thời gian, Địa điểm (kèm bản đồ/link), Dress code.
Lời kêu gọi hành động (CTA/RSVP): Hướng dẫn xác nhận tham dự rõ ràng.
Chữ ký (Professional Signature): Đầy đủ thông tin liên hệ và chức danh.

3. Các Mẫu Thư Mời Tham Dự Sự Kiện Tiếng Anh Thực Chiến

Các mẫu dưới đây được biên soạn dựa trên các tình huống thực tế thường gặp trong môi trường doanh nghiệp quốc tế.

3.1. Mẫu Thư Mời Khai Trương/Ra Mắt Sản Phẩm (Grand Opening/Product Launch)

Ngữ cảnh: Trang trọng, nhấn mạnh vào cột mốc phát triển và cơ hội networking.

Subject: Invitation: Grand Opening Ceremony of [Company Name] – [Date]

Dear Mr./Ms. [Last Name],

We are pleased to announce the official launch of [Company/Project Name] in Vietnam. This milestone marks a significant step in our commitment to providing world-class solutions in [Industry].

On behalf of the Board of Directors, we cordially invite you to join us at our Grand Opening Ceremony. This event will serve as an excellent opportunity for industry leaders to network and exchange insights on [Relevant Topic].

Event Details:

Date: [Day of week], [Month] [Date], [Year]
Time: [Start Time] – [End Time] (Registration starts at [Time])
Venue: [Full Address]
Dress Code: Business Attire

Agenda Highlights:

Keynote speech by our CEO, Mr. [Name]
Exclusive product demonstration
Networking cocktail reception

Your presence would be a great honor to us. Please confirm your attendance by [Date] via the link below or reply directly to this email.

[Link to RSVP]

Sincerely,

[Your Name]

[Your Job Title]

[Company Name]

3.2. Mẫu Thư Mời Hội Thảo Chuyên Đề (Seminar/Conference)

Ngữ cảnh: Tập trung vào chia sẻ kiến thức, cập nhật xu hướng thị trường. Thường dùng cho B2B Marketing.

Subject: [Invitation] Executive Seminar: Navigating [Topic/Trend] in 2025

Dear [Name],

As the [Industry] landscape continues to evolve, staying ahead of market trends is crucial for business growth. [Company Name] is hosting an exclusive seminar on “[Seminar Title]” to discuss actionable strategies for the upcoming fiscal year.

We believe this topic aligns perfectly with your current initiatives at [Partner Company Name].

Key Takeaways:

Deep dive into [Topic 1]
Case studies on [Topic 2]
Q&A session with [Expert Name]

Time & Location:

Date: [Date]
Venue: [Location/Online Link]

Kindly RSVP by [Date] to reserve your seat, as space is limited.

We look forward to welcoming you.

Best regards,

[Your Name]

[Position]

3.3. Mẫu Thư Mời Tiệc Tất Niên (Year End Party)

Ngữ cảnh: Thân mật hơn nhưng vẫn giữ sự chuyên nghiệp, tập trung vào tri ân và gắn kết.

Subject: You are invited! [Company Name] Year End Celebration 2025

Dear [Name/Team],

As 2025 comes to a close, we would like to take a moment to reflect on our shared achievements and express our sincere gratitude for your partnership/hard work throughout the year.

To celebrate our success and welcome a promising new year, we warmly invite you to our Year End Party.

Let’s celebrate together:

When: [Date & Time]
Where: [Venue Name & Address]
Theme: [Theme Name] (Optional)

Please let us know if you can join us by [RSVP Date]. We can’t wait to celebrate with you!

Warm regards,

[Your Name]

[Position]

4. Những Lỗi Sai Cần Tránh (Expert Insights)

Trong quá trình đào tạo tiếng Anh doanh nghiệp 1 kèm 1 cho các quản lý cấp cao, các huấn luyện viên (Personal Coach) của Axcela thường nhận thấy những lỗi sau ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp:

Dịch “Word-by-word” (Vietlish): Ví dụ, dùng “We invite you to come…” thay vì “We cordially invite you to attend…”. Trong văn phong thương mại chuẩn mực, việc lựa chọn từ vựng (Word Choice) thể hiện đẳng cấp của người viết.
Thiếu hạn chót phản hồi (RSVP Deadline): Điều này gây khó khăn cho công tác tổ chức (Logistics). Luôn đưa ra ngày cụ thể.
Tiêu đề Email không rõ ràng: Dễ bị trôi vào mục Spam hoặc bị bỏ qua. Hãy chắc chắn tiêu đề nêu bật nội dung chính.
Bỏ qua yếu tố văn hóa: Đối với đối tác phương Tây, sự thẳng thắn và rõ ràng về lịch trình (Agenda) được đánh giá cao hơn sự rườm rà.

5. Nâng Cao Năng Lực Viết Business English Cùng Axcela

Viết thư mời chỉ là bước đầu tiên. Để thực sự thành công trong các sự kiện quốc tế, kỹ năng Small Talk (trò chuyện xã giao) và Networking (xây dựng mạng lưới) bằng tiếng Anh mới là yếu tố tạo nên chiều sâu cho mối quan hệ đối tác.

Tại Axcela Vietnam, chúng tôi không dạy tiếng Anh theo cách học thuộc lòng. Với phương pháp Blended Learning kết hợp cùng mô hình Coach 1-on-1, học viên là những người đi làm bận rộn có thể:

Tối ưu hóa thời gian: Rút ngắn đến 50% thời gian học nhờ lộ trình cá nhân hóa.
Ứng dụng ngay lập tức: Nội dung học xoay quanh các tình huống thực tế (viết email, thuyết trình, đàm phán).
Đánh giá chuẩn quốc tế: Tiến độ được đo lường độc lập theo tiêu chuẩn CEFR thông qua hợp tác với Cambridge Assessment English.

6. Câu hỏi thường gặp về Thư mời sự kiện tiếng Anh (FAQs)

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng văn phong Business English trong thư mời? Thư mời là điểm chạm thương hiệu đầu tiên, giúp quyết định ấn tượng của đối tác về sự chuyên nghiệp. Sử dụng văn phong chuẩn giúp thể hiện vị thế doanh nghiệp, sự tôn trọng và gia tăng tỷ lệ tham dự (ROI).
Một lá thư mời sự kiện chuyên nghiệp cần có cấu trúc như thế nào? Một thư mời chuẩn B2B nên tuân thủ cấu trúc “vàng” gồm: Tiêu đề thu hút, Lời chào, Lý do & Giá trị sự kiện (The Hook), Thông tin chi tiết (Thời gian, địa điểm, dress code), Lời kêu gọi hành động (RSVP) và Chữ ký.
Làm thế nào để viết tiêu đề email thư mời tăng tỷ lệ mở? Tiêu đề cần ngắn gọn, chứa từ khóa chính và khơi gợi sự tò mò của khách mời. Tránh các tiêu đề không rõ ràng vì dễ bị đánh dấu là spam hoặc bị người nhận bỏ qua.
Sự khác biệt giữa “invite” và “cordially invite” là gì? Trong văn phong thương mại trang trọng, “cordially invite” được ưu tiên sử dụng thay vì “want to invite” hoặc “invite you to come” để thể hiện đẳng cấp và sự tinh tế của người viết.
Tại sao phải luôn bao gồm hạn chót RSVP trong thư mời? Việc thiếu hạn chót phản hồi sẽ gây khó khăn cho công tác tổ chức và hậu cần (logistics). Luôn đưa ra một ngày cụ thể để khách mời xác nhận sự hiện diện của họ.
Cần lưu ý gì về văn hóa khi mời đối tác phương Tây tham dự sự kiện? Đối với đối tác phương Tây, sự thẳng thắn và lịch trình (Agenda) chi tiết, rõ ràng được đánh giá cao hơn sự rườm rà về câu chữ.
Làm thế nào để cải thiện kỹ năng viết Business English cấp tốc? Người đi làm bận rộn có thể áp dụng phương pháp Blended Learning kết hợp cùng mô hình Coach 1-on-1 để rút ngắn 50% thời gian học và tập trung vào các tình huống thực tế như viết email, thuyết trình.