Cách viết thư mời tham dự sự kiện bằng tiếng Anh chi tiết

Gửi thư mời tham dự sự kiện bằng tiếng Anh là cách hiệu quả để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và gây ấn tượng với khách mời quốc tế. Thư mời rõ ràng, đầy đủ thông tin giúp người nhận dễ dàng nắm bắt chi tiết sự kiện và quyết định tham dự. Ở bài viết này, Axcela Việt Nam sẽ hướng dẫn cách soạn thư mời tham dự sự kiện tiếng Anh, đồng thời cung cấp các mẫu thực tế cho nhiều loại sự kiện, từ khai trương, hội thảo đến tiệc Year End Party.

Khi nào cần sử dụng thư mời sự kiện tiếng Anh?

Xác định đúng dịp và mục đích để gửi thư mời tham dự sự kiện tiếng Anh hiệu quả

Thư mời sự kiện bằng tiếng Anh được sử dụng trong nhiều dịp khác nhau, giúp gửi lời mời một cách chuyên nghiệp đến đối tác, khách hàng hoặc khách mời quốc tế.

• Sự kiện doanh nghiệp: Khai trương, hội thảo, tiệc tất niên, lễ kỷ niệm thành lập công ty, lễ ra mắt sản phẩm, buổi trưng bày cho khách hàng tham quan,… Đây là những dịp thường dùng thư mời tham gia sự kiện tiếng Anh để đảm bảo tính trang trọng và chuyên nghiệp.
• Sự kiện xã hội: Đám cưới, đám hỏi, sinh nhật, lễ kỷ niệm ngày cưới, đám giỗ, tiệc thôi nôi,… nên sử dụng thư mời sự kiện bằng tiếng Anh khi khách mời là người nước ngoài hoặc muốn tạo ấn tượng quốc tế.
• Nghệ thuật và văn hóa: Buổi ra mắt sách, triển lãm nghệ thuật, lễ khánh thành đường sách hoặc nhà văn hóa nghệ thuật,…
• Giáo dục: Lễ tốt nghiệp cấp 3 hoặc đại học, hội xuân, ngày hội hướng nghiệp, họp phụ huynh, khai giảng đầu năm, tổng kết cuối năm,…
• Thể thao: Giải đua, giải bóng đá, họp báo trước các sự kiện thể thao lớn, hội thao, tham gia chạy bộ,…
• Tình nguyện và tổ chức từ thiện: Sự kiện quyên góp, buổi gây quỹ, các buổi tuyên truyền về dự án hỗ trợ người khó khăn, buổi phát quà,…

Để viết thư mời và giao tiếp trôi chảy trong các sự kiện quốc tế, bạn cần nhiều hơn là chỉ học thuộc mẫu câu. Khóa học Tiếng Anh Online 1 kèm 1 cho người đi làm tại Axcela Vietnam giúp bạn luyện tập trực tiếp với giảng viên, rèn kỹ năng viết email, thư mời và giao tiếp doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp. Với lộ trình cá nhân hóa và thời gian học linh hoạt, bạn có thể dễ dàng áp dụng ngay vào công việc hàng ngày và tự tin hơn trong mọi tình huống.

Cấu trúc chuẩn của thư mời sự kiện tiếng Anh

Hiểu rõ cấu trúc viết một lá thư mời dự tiệc bằng tiếng Anh sao cho đầy đủ các phần quan trọng, từ tiêu đề đến lời kết, giúp bạn trình bày thông tin rõ ràng và chuyên nghiệp.

Thư mời tham dự sự kiện tiếng Anh chuyên nghiệp gồm tiêu đề, lời chào, nội dung và chữ ký

Tiêu đề thư

Biết cách viết email tiếng Anh chuẩn với phần tiêu đề chuyên nghiệp sẽ thể hiện uy tín của doanh nghiệp đối với người nhận. Cụ thể, phần tiêu đề thư bao gồm:

• Tên công ty hoặc tổ chức
• Địa chỉ công ty
• Số điện thoại và email
• Ngày viết thư

Lời chào

Khi viết thư mời tham dự sự kiện bằng tiếng Anh, bạn nên sử dụng các cách xưng hô trang trọng và phù hợp với mối quan hệ với khách mời như:

• Dear Mr./Ms. [Họ tên], đây là cách chào hỏi bằng tiếng Anh dành cho khách mời cá nhân với quan hệ trang trọng.
• Dear [Tên công ty/Đơn vị], khi gửi đến tổ chức hoặc nhóm khách mời.
• To whom it may concern, dùng khi không rõ tên người nhận cụ thể.

Phần nội dung chính

Đây chính là trọng tâm của thư mời tham dự sự kiện tiếng anh, nơi cung cấp đầy đủ thông tin để khách mời hiểu rõ mục đích và chi tiết sự kiện.

• Giới thiệu bản thân hoặc tổ chức
• Mục đích và ý nghĩa của sự kiện
• Ngày, giờ và địa điểm cụ thể để khách hàng dễ dàng sắp xếp tham dự
• Thông tin chi tiết chương trình gồm các hoạt động chính, chương trình nghị sự hoặc các tiết mục đặc biệt
• Khách mời, diễn giả hoặc nghệ sĩ đặc biệt
• Chủ đề hoặc thông điệp chính của sự kiện

Lời kêu gọi tham dự

Phần này mở rộng lời mời chính thức tới người nhận, thể hiện mong muốn họ tham gia sự kiện. Khi viết thư mời tham gia sự kiện bằng tiếng Anh, nên sử dụng lời chào lịch sự, trang trọng và thân thiện để tạo thiện cảm.

• Nhấn mạnh mong muốn tham dự: Ví dụ: “We sincerely hope you can join us for this special event.”
• Cung cấp thông tin liên hệ: Bao gồm số điện thoại, email hoặc link đăng ký nếu khách mời cần phản hồi hoặc xác nhận.
• Kêu gọi hành động cụ thể: Giúp khách mời dễ dàng xác nhận tham dự và chuẩn bị cho sự kiện.

Lời kết và chữ ký

Phần kết của thư mời tham dự sự kiện tiếng Anh giúp củng cố thông tin, tạo ấn tượng lịch sự và chuyên nghiệp. Nội dung thường bao gồm:

• Tái bút (P.S.): Cung cấp các lưu ý quan trọng như quy định về trang phục, bãi đậu xe, dịch vụ hậu cần hoặc đính kèm tài liệu cần thiết như bản đồ, lịch trình nếu địa điểm khó tìm.
• Đoạn kết thúc (Closing Paragraph): Cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc thư, đồng thời nhắc lại thông tin liên hệ để giải đáp thắc mắc.
• Lời chào kết (Closing Salutation): Các cách kết thư trang trọng, ví dụ: “Sincerely,” “Best regards,” hoặc “Warm regards.”
• Chữ ký (Signature): Bao gồm tên người gửi, chức vụ và tên công ty, giúp người nhận nhận diện rõ ràng đơn vị gửi thư.

Mẫu thư mời tham dự sự kiện bằng tiếng Anh

Dưới đây là các mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh mời tham dự sự kiện, giúp bạn soạn thảo nhanh và chuyên nghiệp cho nhiều loại sự kiện khác nhau.

Mẫu thư mời tham dự sự kiện khai trương bằng tiếng Anh

Tham khảo mẫu thư mời tham dự sự kiện tiếng Anh cho tiệc khai trương chuyên nghiệp và trang trọng

Thư mời tham dự hội thảo chuyên đề tiếng Anh

Gửi thư mời hội thảo giúp khách mời hiểu rõ chương trình và mục tiêu

Xem thêm: Mẫu email mời họp bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Thư mời tham dự sự kiện trực tuyến bằng tiếng Anh

Soạn thư mời tham dự sự kiện tiếng Anh trực tuyến đảm bảo thông tin chi tiết và hướng dẫn truy cập

Tham khảo thêm: Cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh kèm mẫu

Mẫu thư mời sự kiện Year End Party

Tạo không khí lễ hội bằng thư mời Year End Party trang trọng, hấp dẫn

Thư mời tham gia sự kiện hội nghị kinh doanh bằng tiếng Anh

Thư mời hội nghị kinh doanh giúp kết nối và mở rộng quan hệ đối tác

Những lưu ý khi viết thư mời sự kiện tiếng Anh

Chọn từ ngữ trang trọng, thông tin đầy đủ, tránh lỗi ngữ pháp

Khi viết thư mời tham dự sự kiện tiếng Anh, sự chính xác trong cách diễn đạt, bố cục rõ ràng và thông tin đầy đủ sẽ giúp lá thư gây ấn tượng chuyên nghiệp và dễ hiểu với người nhận.

• Chọn từ ngữ trang trọng, đúng ngữ cảnh: Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, phù hợp với loại sự kiện và mối quan hệ với người nhận.
• Đảm bảo thông tin rõ ràng, cụ thể: Bao gồm đầy đủ ngày, giờ, địa điểm, chương trình và hướng dẫn cần thiết để khách mời dễ dàng tham dự.
• Tránh lỗi ngữ pháp và chính tả: Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi để thể hiện sự chuyên nghiệp.
• Gắn kèm file sự kiện nếu cần: Bao gồm brochure, poster, bản đồ hay lịch trình chi tiết để hỗ trợ khách mời dễ nắm bắt thông tin.

Hiểu và áp dụng đúng cách viết thư mời tham dự sự kiện tiếng Anh giúp bạn tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách mời. Hy vọng những mẫu thư và hướng dẫn chi tiết trong bài sẽ hỗ trợ bạn soạn thảo nhanh chóng, đầy đủ và trang trọng. Hãy tham khảo ngay các khóa học tiếng Anh cho người đi làm tại Axcela Việt Nam để nâng cao khả năng giao tiếp, viết thư từ chuyên nghiệp và tự tin hơn trong môi trường công sở.