Viết báo cáo tiếng Anh chuẩn ghi điểm với cấp trên

Đến với môi trường công sở, bất kỳ nhân viên nào cũng đều phải viết báo cáo tiếng Anh. Dĩ nhiên, bản báo cáo phải đúng quy trình, nội dung đầy đủ và dễ hiểu. Để làm được điều này, Axcela sẽ hướng dẫn cho bạn cách viết báo cáo tiếng Anh chuẩn. 

Cấu trúc bài viết báo cáo tiếng Anh

1. Introduction – Giới thiệu

Đây là phần mở đầu của bản báo cáo tiếng Anh, nó thường phải thể hiện được mục đích chính của bản báo cáo. Bạn có thể sử dụng các cấu trúc chuẩn sau đây:

• The following report describes / evaluates / outlines / provides an account of…: Bản báo cáo sau đây sẽ mô tả / đánh giá / vạch ra / trình bày…
• The aim/purpose of this report is to consider/suggest/…: mục đích của báo cáo này là để xem xét, đề nghị…

• This report is intended to…: báo cáo này nhằm…
• I summarise below / Below is a summary of the most important relevant points as well as some recommendations: tôi tóm tắt dưới đây/ dưới đây là một bản tóm tắt những điểm quan trọng nhất cũng như là một số kiến nghị
• This report looks into… and suggests…: Báo cáo này nghiên cứu về vấn đề… và đề xuất…
• This report studies…and recommends…: Báo cáo này nghiên cứu về vấn đề…và đề xuất…
• This report suggests: Báo cáo này đề xuất…
• This report is to study the market…: Báo cáo này nhằm  nghiên cứu thị trường…
• Below is a summary of….: Dưới đây là bản tóm lược về… 
• This report is to carry out…: Bản báo cáo này nhằm tiến hành…
• The purpose of this report is to propose….: Mục đích của bản báo cáo này là đề nghị…

2. Reporting results – Báo cáo kết quả

Sau đó, bạn sẽ đi vào phần báo cáo kết quả, nêu ra những hoạt động của công việc vừa hiện được trong bản báo cáo tiếng Anh. Để viết tốt phần này, bạn hãy sử dụng các cấu trúc sau:

• Most people seem to feel that…: hầu hết mọi người có vẻ cảm thấy… 
• Several people said/told me/suggested/thought that…: nhiều người đã nói/ đề nghị/ nghĩ rằng…
• What is known about….is mainly based on…: Những thông tin thu thập được về…chủ yếu dựa trên…
• Expected effects on sales / branding / customer service….would be…: Chúng tôi dự đoán giải pháp này sẽ tác động đến doanh thu bán hàng / nhận diện thương hiệu / dịch vụ khách hàng…theo hướng…
• The collected data of…revealed that…: Dữ liệu thu được từ….đã chỉ ra rằng…
• A vast majority of attendees mentioned / expressed / proved that…: Phần đông những người tham gia khảo sát đề cập / bày tỏ / cho thấy…

3. Conclude – Kết luận báo cáo

Khi viết báo cáo bằng tiếng Anh, bạn nên thêm phần kết luận cũng như nhận xét về công việc trong bản báo cáo.

• For the reasons given above,…: Từ những lý do đề cập ở trên, chúng ta có thể đi đến kết luận rằng…
• The conclusions to be drawn from these facts is that…: Những kết luận thu được gồm:
• I believe / trust / hope that the report will receive due consideration: Tôi hi vọng / tin / mong rằng bản báo cáo sẽ được xem xét kỹ lưỡng.
• Most people thought the results were excellent: Hầu hết mọi người đều nghĩ kết quả rất xuất sắc. 
• It is clear that there is a major problem with…: Rõ ràng là vẫn còn một vấn đề lớn với….
• The figures of the survey demonstrates that…: Những con số từ cuộc khảo sát chứng minh rằng….
• All of the team members worked very effectively…: Toàn bộ thành viên trong nhóm đều làm việc hiệu quả…

4. Making recommendations – Lời đề nghị

Nếu bạn có đề xuất về kế hoạch, dự án hay bất kỳ điều gì bạn có thể sử dụng các cấu trúc sau và đưa vào bản báo cáo tiếng Anh.

• I would therefore recommend that we expand the library/installing a new coffee machine…: Vì vậy tôi xin đề nghị chúng ta mở rộng thư viện / lắp đặt một máy pha cà phê mới…
• It would seem that banning mobile phones is the best idea: Có vẻ như việc cấm sử dụng điện thoại là lựa chọn hợp lý nhất
• Having considered the options,…: sau khi xem xét các lựa chọn…
• I would like to suggest/recommend…: tôi muốn đề xuất/ kiến nghị… 
• You may wish to consider…: anh có thể xem xét…
• It might be advisable / preferable / desirable / commendable to…: Để cải thiện tình hình, công ty có thể áp dụng biện pháp…
• In the light of the survey, I make the following recommendations.: Dựa trên kết quả khảo sát, tôi xin đưa ra một số kiến nghị sau.
• I strongly recommend that…/ I have no hesitation in recommending that… / I am of the opinion that…: Tôi đề xuất rằng…
• It would be to our advantage if…: Tôi tin rằng công ty sẽ có ưu thế nếu…
• According to the report, I think that we should…: Theo bản báo cáo, tôi nghĩ rằng chúng ta nên….
• Having considered the options, we should…: Sau khi xem xét các lựa chọn, chúng ta nên….
• I would like to suggest that…: Tôi muốn gợi ý rằng….

Một số từ vựng dùng trong báo cáo tiếng Anh

1. The problem (vấn đề)

• There is a significant problem of: có một vấn đề quan trọng về…
• This can be looked at by…: điều này có thể được xem xét bởi…
• One way to examine this point is: một cách để khảo sát điểm này là…
• It is important to : đó là quan trọng để…

2. Response to the problem (giải đáp cho các vấn đề)

• Thus: do đó, như vậy
• Therefore: do vậy, do đó, vì thế
• As a result: kết quả là

3. Introduction language  (ngôn ngữ giới thiệu)

• sets out: đưa ra, đặt ra
• shows: trình bày, cho thấy
• demonstrates: chứng minh, chứng tỏ
• establishes: thiết lập, củng cố
• shows why: cho thấy tại sao…
• shows how: chỉ ra làm thế nào…

4. Way of dealing with the issue (cách đối phó với vấn đề)

• Approach: cách tiếp cận, phương pháp
• Method: phương pháp
• The approach used here: cách tiếp cận/ phương pháp được sử dụng ở đây là
• Qualitative: định tính
• Quantitative: định lượng

4. Action related to the issue (hành động liên quan đến vấn đề)

• respond to: đáp ứng với…
• react to: phản ứng với..
• take account of : có tính đến…

5. Action you recommend (hành động/ giải pháp bạn đưa ra)

• Recommend: giới thiệu, đề nghị, tiến cử
• must / should / ought to: phải/ nên
• to be recommended: được đề nghị
• to approve: phê duyệt, chứng minh, xác nhận

6. Ways of discussing how people respond to issues (cách diễn tả mức độ phản hồi của mọi người về một vấn đề)

• Flexible: linh hoạt
• Inflexible: không linh hoạt, cứng nhắc
• Suitable:  phù hợp
• Unsuitable: không phù hợp
• Appropriate: thích hợp
• Inappropriate: không thích hợp
• Correct: chính xác
• Incorrect: không chính xác
• Right: đúng
• Wrong: sai

7. Reasons for a problem (nói về các lý do của vấn đề)

• Cause: nguyên nhân
• Create: tạo nên
• Effect:  ảnh hưởng, hiệu quả
• Induce: gây ra, khiến
• Produce: sinh ra, kết quả

8. Reason a problem is serious (nói về tại sao vấn đề đó nghiêm trọng)

• results in: kết quả trong…
• has the effect of : có tác động…
• contribute to: góp phần vào…
• adds to: bổ sung thêm, làm tăng thêm
• to aid: để hỗ trợ

9. Results & conclusions (kết quả và kết luận)

• Support: hỗ trợ
• show indicate
• can be interpreted: có thể được giải thích
• should be understood as: nên được hiểu như là
• demonstrate: chứng minh
• establish: thiết tập, củng cố

Một số mẫu câu dẫn dắt thường gặp khi viết báo cáo tiếng Anh

• It is worth noting that…: đáng chú ý là… 
• It was not by accident that…: không phải tình cờ mà…
• What is more dangerous…: nguy hiểm hơn là…
• But frankly speaking…: thành thật mà nói…
• According to statistics…: theo thống kê…
• According to survey data…: theo số liệu điều tra… 
• In the eyes of domestic and foreign tourists…: Trong mắt của du khách trong và ngoài nước…
• Viewed from different angles…: Nhìn từ nhiều khía cạnh khác nhau…
• As far as I know…: Theo như tôi được biết…
• Not long ago…: Không lâu trước đây….
• More recently…: Gần đây hơn…
• What is mentioning is that…: Điều đáng nói là…
• There is no denial that…: Không thể chối cãi rằng…
• to be hard time..: Trong lúc khó khăn…
• Make best use of…: Tận dụng tối đa…
• In a little more detail…: Chi tiết hơn một chút…
• I have a feeling that…: Tôi có cảm giác rằng…

Lưu ý khi viết báo cáo tiếng Anh

Trong báo cáo tiếng Anh, sắc thái và giọng điệu cũng vô cùng quan trọng. Nó thể hiện sự chuyên nghiệp với sếp và đối tác nước ngoài. Do đó, bạn cần lưu ý một số điều sau để tránh xảy ra sai sót không đáng có:

• Không nên đặt câu hỏi trực tiếp – What can we do to improve these figures? 
• Không nên dùng đại từ nhân xưng You – After comparing five concepts, you will understand that…
• Không nên sử dụng các từ đa nghĩa như get, change, take. Bạn nên tra nghĩa chính xác để viết báo cáo tiếng Anh. Ex: Nên dùng adjust (điều chỉnh), vary (đa dạng hóa)…thay cho từ change.
• Nên sử dụng mẫu câu bị động để giữ tính khách quan cho bài báo cáo tiếng Anh.

Viết báo cáo tiếng Anh chuẩn không chỉ giúp bạn ghi điểm với cấp trên mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và khả năng làm việc trong môi trường quốc tế. Để đạt được điều đó, hãy luôn tuân thủ cấu trúc rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ chính xác và phù hợp, đồng thời đảm bảo nội dung báo cáo được trình bày mạch lạc, thuyết phục.

Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng viết báo cáo tiếng Anh một cách hiệu quả, Axcela Vietnam cung cấp các khóa học tiếng anh giao tiếp cho người đi làm giúp bạn tự tin hơn trong công việc.