Hướng dẫn cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp cho mọi tình huống

Cách viết email tiếng Anh chuẩn là một trong những kỹ năng cơ bản mà bất cứ ai cũng cần phải nắm rõ để ứng dụng trong mọi tình huống. Một email viết đúng chuẩn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp thông điệp của bạn được truyền tải rõ ràng, lịch sự và hiệu quả. Trong bài viết này, hãy cùng Axcela Vietnam tìm hiểu cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp với cấu trúc chuẩn cùng những mẫu thư chuẩn mà bạn có thể tham khảo để ứng dụng linh hoạt.

Cấu trúc và cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn

Một email được đánh giá là chuẩn mực không chỉ bởi ngôn từ lịch sự mà còn dựa vào bố cục rõ ràng, truyền tải đúng trọng tâm và tạo cảm giác chuyên nghiệp với người nhận. Dưới đây là 7 bước quan trọng không thể thiếu trong cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn mà bạn nên ghi nhớ:

Cấu trúc chuẩn của một email tiếng Anh

Subject (Tiêu đề)

Tiêu đề là phần đầu tiên quyết định cho toàn bộ lá thư. Nguyên tắc viết tiêu đề quan trọng mà bạn cần nắm chính là rõ ràng, đúng trọng tâm, tránh mơ hồ hoặc quá dài dòng. Hãy nhớ rằng, tiêu đề càng súc tích và đúng mục đích, khả năng email được đọc càng cao.

Ví dụ:

• Meeting Confirmation: Project Kick-off – May 20th

• Job Application – Marketing Specialist / Anna Nguyen

• Request for Quotation – Office Supplies

Greeting (Chào hỏi)

Phần chào hỏi thể hiện sự tôn trọng và thiết lập tông giọng phù hợp cho toàn bộ nội dung email. Trong môi trường công sở, cách viết email tiếng Anh trang trọng thường được bắt đầu bằng:

• Dear Mr. Brown,
• Dear Ms. Lee,
• To whom it may concern, (khi không biết rõ người nhận)

Đối với các mối quan hệ gần gũi hơn, bạn có thể dùng:

• Hi everyone,
• Hello team

Open Comment (Câu chào hỏi ban đầu)

Ngay sau lời chào, bạn nên đưa vào một câu ngắn nhằm tạo thiện cảm trước khi đi vào nội dung chính. Phần này đặc biệt quan trọng trong cách viết email tiếng Anh cơ bản khi gửi thư lần đầu hoặc khi phản hồi email của người khác. Sau đây là một số cách mở đầu phổ biến trong cách viết email tiếng Anh đơn giản mà bạn có thể áp dụng:

• I hope this email finds you well.

• I hope you’re having a productive week.

• Thank you for reaching out to us.

• Thanks for getting back to me so quickly.

Câu chào đầu thư là một yếu tố quan trọng để thể hiện sự chuyên nghiệp

Introduction (Giới thiệu)

Introduction sẽ là phần bạn trình bày lý do gửi email một cách ngắn gọn, trực tiếp. Cấu trúc phổ biến nhất là “I am writing to…” và thường được dùng trong hầu hết các email công việc. Bạn có thể áp dụng cấu trúc giới thiệu cách viết email bằng tiếng Anh đơn giản với một số mẫu câu như:

• I am writing to request more information about your language courses.

• I’m writing to follow up on our meeting last Friday.

• I am writing regarding the project proposal submitted last month.

Main point (Nội dung chính)

Đối với những ai đang học cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp, kỹ năng trình bày nội dung trọng tâm chính là yếu tố giúp bạn được đánh giá cao hơn trong công việc. Ở phần này, bạn cần đi vào chi tiết những thông tin cần cung cấp, câu hỏi cần đặt ra hoặc yêu cầu cần được giải quyết. Hãy sử dụng một số mẫu câu sau đây trong nội dung chính:

• We’re pleased to inform you that your application has been accepted.

• Could you please confirm the schedule for next week?

• I would appreciate it if you could send over the revised document by Friday.

• Further to our last discussion, here is the report you requested.

Concluding sentence (Kết thúc thư)

Trong cách viết email tiếng Anh chuẩn, biết cách truyền đạt lời kết thư phù hợp sẽ giúp người viết thể hiện sự kỳ vọng và hướng dẫn hành động tiếp theo cho người nhận. Bạn có thể sử dụng một số mẫu kết thư như:

• I look forward to hearing from you soon.

• Let me know if you need any additional information.

• Please don’t hesitate to contact me if you have any questions.

• I’d be grateful for your reply at your earliest convenience.

Ngoài ra, khi có những tài liệu đính kèm trong thư, hãy sử dụng thêm một trong những câu sau:

• Please find attached the updated quotation.

• Attached you’ll find the requested file.

Cần đặc biệt chú ý đến phần kết thúc thư

Singing off (Ký tên)

Người mới bắt đầu học cách viết email tiếng Anh mẫu nên tập thói quen tạo ra một chữ ký email chuyên nghiệp, bao gồm tên, chức vụ, công ty và các thông tin liên lạc cần thiết. Tùy vào mức độ trang trọng, bạn có thể lựa chọn cách ký tên phù hợp với ngữ cảnh như sau:

• Kết thúc trang trọng:
  • Best regards,
  • Kind regards,
  • Sincerely,
• Kết thúc thân mật:
  • Thanks,
  • Cheers,
  • All the best,

Đừng quên thêm phần chữ ký bao gồm:

• Họ tên đầy đủ
• Chức danh
• Tên công ty
• Số điện thoại hoặc email liên lạc (nếu cần).

Từ viết tắt phổ biến khi viết email tiếng Anh

Khi giao tiếp qua email, đặc biệt trong môi trường quốc tế hoặc công sở, bạn sẽ bắt gặp rất nhiều từ viết tắt trong cách viết email tiếng Anh. Nếu bạn đang học cách viết email bằng tiếng Anh hoặc muốn nâng cao kỹ năng soạn thảo thư thì bảng tổng hợp các từ viết tắt dưới đây sẽ là công cụ hỗ trợ vô cùng hữu ích:

Mẫu câu thông dụng khi viết email bằng tiếng Anh

Trong quá trình học cách viết email bằng tiếng Anh, đừng chỉ tập trung vào từ vựng hãy luyện sử dụng mẫu câu phù hợp để truyền đạt ý một cách tự nhiên nhất. Dưới đây là các nhóm mẫu câu tiếng anh cho dân văn phòng thông dụng trong email, được phân chia theo mục đích sử dụng để bạn dễ tham khảo và ứng dụng:

Tổng hợp những mẫu câu thông dụng trong cách viết email tiếng Anh

Mẫu câu chào hỏi thông dụng

Mẫu câu giới thiệu lý do viết email

Mẫu câu đưa ra lời yêu cầu

Mẫu câu đưa ra lời đề nghị giúp đỡ

Mẫu câu khi thông báo tin tốt

Mẫu câu khi thông báo tin xấu

Mẫu câu thể hiện sự phàn nàn

Những điều cần chú ý khi viết email bằng tiếng Anh

Để hoàn thiện kỹ năng viết email tiếng Anh chuyên nghiệp, bên cạnh việc nắm vững cấu trúc và từ vựng, bạn cũng cần lưu ý đến những chi tiết nhỏ nhưng có tác động lớn đến hiệu quả giao tiếp và hình ảnh của bạn. Cụ thể:

• Luôn viết tiêu đề rõ ràng, không sai chính tả: Tiêu đề nên phản ánh đúng nội dung thư và dễ hiểu với người đọc. Một lỗi nhỏ trong chính tả cũng có thể ảnh hưởng đến độ tin cậy và làm giảm cơ hội được phản hồi.
• Chỉ dùng “Reply all” khi thật sự cần thiết: Nếu email chỉ nhằm phản hồi người gửi chính, không nên dùng “Reply all” vì có thể gây phiền toái cho những người không liên quan.
• Sử dụng “CC” một cách hợp lý: Khi cần thông báo để người khác nắm thông tin, nhưng họ không phải người trực tiếp xử lý, bạn có thể thêm vào mục CC (Carbon Copy).
• Dùng “BCC” khi cần bảo mật danh sách người nhận: Nếu bạn gửi email cho nhiều người mà không muốn họ thấy nhau trong danh sách nhận, hãy sử dụng BCC (Blind Carbon Copy).
• Chữ ký email phải đầy đủ thông tin liên hệ: Một chữ ký chuyên nghiệp nên bao gồm: Họ tên, chức danh, tên công ty, email và số điện thoại.
• Giữ ngôn từ chuyên nghiệp và phù hợp ngữ cảnh: Dù là thư xin việc, phản hồi khách hàng hay thông báo nội bộ, bạn nên lựa chọn từ ngữ phù hợp với đối tượng người nhận.

Những lưu ý quan trọng trong cách viết email bằng tiếng Anh

Bài mẫu viết email tiếng Anh chuyên nghiệp cho người đi làm

Để giúp bạn hình dung rõ hơn về cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp trong các tình huống công việc cụ thể, Axcela Vietnam sẽ gợi ý một số mẫu cách viết email tiếng anh thường gặp. Dưới đây là các cách viết email bằng tiếng Anh mẫu cho một số trường hợp phổ biến:

Các mẫu email tham khảo chuyên nghiệp

Mẫu email cảm ơn bằng tiếng Anh

Trong môi trường làm việc, việc bày tỏ sự biết ơn là một cách viết email tiếng Anh cơ bản nhưng vô cùng quan trọng để xây dựng và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp. Bạn có thể tham khảo cách viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh như sau:

Cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh

Khi xảy ra sự cố hoặc hiểu lầm, một email xin lỗi chân thành sẽ giúp khắc phục tình hình và duy trì mối quan hệ công việc. Cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh dưới đây có thể giúp bạn ứng dụng trong các tình huống cần thiết:

Mẫu thư trả lời mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Khi nhận được lời mời phỏng vấn, việc phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp là một bước quan trọng trong quá trình ứng tuyển. Hãy sử dụng mẫu trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh như dưới đây để thể hiện sự quan tâm của bạn đối với cơ hội này:

Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Đối với tình huống cần nghỉ phép, bạn cần viết đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh trình bày rõ ràng những lý do và thời gian dự định nghỉ một cách cụ thể. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn cách viết email bằng tiếng Anh để xin nghỉ như mẫu dưới đây:

Mẫu email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

Nếu không còn muốn làm việc tại công ty hiện tại nữa, bạn cần chuẩn bị một mẫu email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh thật chuyên nghiệp và lịch sự. Bạn có thể sử dụng cách viết email bằng tiếng Anh cơ bản để xin nghỉ việc như sau:

Mẫu thư mời hợp tác bằng tiếng Anh

Viết thư mời hợp tác bằng tiếng Anh là một phần không thể thiếu trong việc mở rộng kết nối và phát triển kinh doanh trong môi trường quốc tế. Để thể hiện sự chuyên nghiệp và gây thiện cảm với đối tác, bạn cần nắm rõ cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp như mẫu sau:

Mẫu email báo giá bằng tiếng Anh

Một email báo giá bằng tiếng Anh không chỉ là tài liệu thương mại mà còn là công cụ thể hiện năng lực của doanh nghiệp. Khi học cách viết email bằng tiếng Anh, bạn cần đặc biệt lưu ý đến sự rõ ràng, minh bạch và chuyên nghiệp trong từng chi tiết. Mẫu cách viết email bằng tiếng Anh trong công việc cụ thể như báo giá sẽ được thể hiện như sau:

Viết email bằng tiếng Anh không còn là kỹ năng dành riêng cho dân văn phòng quốc tế, mà đã trở thành công cụ giao tiếp thiết yếu trong môi trường làm việc hiện đại. Hãy luôn nắm rõ cách viết email tiếng Anh chuẩn từ cấu trúc, từ ngữ cho đến cách xử lý tình huống để thể hiện được rõ mong muốn của mình và nâng cao hiệu suất làm việc trong mọi tình huống.

Nếu bạn đang muốn nâng cấp khả năng tiếng Anh giao tiếp trong công việc, đặc biệt là viết email, báo cáo, thuyết trình hay đàm phán, thì khóa học tiếng Anh dành cho người đi làm tại Axcela sẽ là lựa chọn lý tưởng. Chương trình được thiết kế thực tế, bám sát nhu cầu sử dụng trong môi trường công sở, giúp bạn tự tin sử dụng tiếng Anh hàng ngày và thăng tiến trong sự nghiệp.

Tìm hiểu thêm về khóa học tại Axcela để bắt đầu hành trình nâng tầm tiếng Anh công sở ngay hôm nay!