Bật mí cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp nhất

23/02/2021 • Nam

Nếu bạn đang muốn ứng tuyển một công việc yêu cầu trình độ tiếng Anh thì email tiếng Anh sẽ là điểm gây chú ý đầy thú vị. Hay đơn giản bạn cần tiếp xúc với đối tác, khách hàng, bạn bè nước ngoài nhưng chưa biết cách viết một bức thư vừa chuyên nghiệp, lịch sự, vừa thể hiện được thái độ, tình cảm của mình? Đọc bài viết để biết cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp.

cach-viet-email-tieng-anh-chuyen-nghiep

Viết email tiếng Anh chuyên nghiệp giúp bạn ghi điểm khi đi làm

Cấu trúc của email tiếng Anh

  • Greeting (Chào hỏi)
  • Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
  • Introduction (Giới thiệu)
  • Main point (Nội dung chính)
  • Concluding sentence (Kết thúc email)
  • Signing off

1. Greeting (Chào hỏi)

Một email tiếng Anh thông thường sẽ bắt đầu bằng phần greeting, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau để sử dụng lời chào trong email:

1.1. Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận là một mối quan hệ lịch sự, chúng ta nên sử dụng những cái tên như Mr, Mrs, Ms,…

Cấu trúc: Dear + title (danh xưng)  + surname (họ)

  • Dear Mr/Ms… (nếu biết tên người nhận)
  • Dear Sir/Madam (nếu không biết tên người nhận).
  • Thank you for your email on April 1st.
  • It was my pleasure meeting you at the conference last week.

Example: Dear Mr Tom, Dear Ms Lisa

1.2. Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận gần gũi hơn, bạn có thể chỉ cần sử dụng tên của người đó trong lời chào của mình.

Example: Dear Mithy, Hi Jackson

1.3. Nếu bức thư nói về cuộc họp hoặc cuộc họp và bạn không có thông tin về người nhận, bạn có thể sử dụng:

  • To whom it may concern
  • Dear Sir/Madam

2. Open Comment (Câu chào hỏi ban đầu)

Đây là những lời hỏi thăm về sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận.

  • How are you?
  • How are things?
  • How are you doing?

Nếu bạn đang viết email tiếng Anh hồi đáp, mở đầu nên là từ “Thanks”

Example:

  • Khi một người gửi một email bày tỏ sự quan tâm của họ về công ty bạn đang làm chúng ta có thể viết

Thank you for contacting Vietjack Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty Vietjack)

  • Khi một người trả lời một bức thư mà bạn gửi cho người đó :

Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

Thanks for replying to my email. (Cám ơn vì đã trả lời email của tôi)

Những câu cảm ơn trên sẽ làm người đọc cảm thấy thoải mái hơn và cảm giác sự mở đầu mang cảm giác lịch sự

  • Trong trường hợp bức thư không dựa trên một sự hồi đáp, cách lịch sự để mở đầu là những câu chúc:

I hope you are doing well. (Hy vọng anh/chị vẫn khỏe)

I hope you have a nice weekend. (Hy vọng anh/chị có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

3. Introduction (Giới thiệu)

Trong phần này, chúng ta sẽ trình bày mục đích của email và tùy từng trường hợp cụ thể để có cách giới thiệu khác nhau. Bạn có thể bắt đầu bằng cụm từ sau:

Cấu trúc: I am writing to + verb…

Không nên sử dụng I’m trong email vì trong văn phong trang trọng, bạn không nên sử dụng các từ viết tắt.

Example:

  • I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
  • I am writing to check out the company’s project plan. (Tôi viết email này để kiểm tra bản kế hoạch dự án của công ty)
  • I am writing to refer to English courses for office staff. (Tôi viết thư để tham khảo về khóa học tiếng Anh cho nhân viên văn phòng)

Đối với các mối quan hệ xã hội, nên sử dụng câu hỏi gián tiếp và sử dụng câu hỏi trực tiếp để sử dụng cho các mối quan hệ thân thiết.

Example:

  • I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết thư này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng)
  • I am writing to discuss some of the items in the corporate planning. (Tôi viết thư này để thảo luận về một số hạng mục trong kế hoạch của công ty)

Hơn nữa, bạn có thể sử dụng các từ có cấu trúc trên như I am write to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Đối với nhiều kiểu viết khác nhau, chúng ta có thể sử dụng “I want …” thay vì “I write to”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần quá đặt nặng vấn đề này, bạn có thể sử dụng “I just want to”.

4. Main point (Nội dung chính)

Nếu bạn muốn giải quyết những vấn đề tế nhị như từ chối lời đề nghị hoặc thông báo cho nhân viên rằng anh ta đã bị sa thải, hãy viết về điều này trong các đoạn tiếp theo thay vì mở đầu bức thư. Dưới đây là một số cách để báo cáo tin tức “không vui” kiểu này:

  •  We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
  •  It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
  • After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)

Nếu bạn muốn thông báo một tin vui, bạn có thể sử dụng mẫu câu viết email tiếng Anh sau:

  • We are pleased to announce that …(Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng..)
  • You will be pleased to know that …(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)

Khi bạn viết thư cho họ mà bạn muốn đề cập trong thư trước, hãy sử dụng các mẫu câu sau:

  • Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)
  • As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
  • Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
  • As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
  • As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Bạn cũng có thể sử dụng các câu hỏi lịch sự sau để đặt câu hỏi về một chủ đề:

  • I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
  • I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
  • Could you please …? Could you tell me something about …? (Bạn có thể vui lòng… / Bạn có thể cho tôi biết về…)
  • I would particularly like to know … (Tôi đặc biệt muốn biết…)
  • I would be interested in having more details about … (Tôi quan tâm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
  • Could you please help me …(inform the student of the final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?)
  • I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)

Nếu như bạn có một tài liệu quan trọng đính kèm và muốn thông báo cho người nhận biết hoặc bạn muốn nhận được một tập tài liệu nào đó, bạn hãy dùng:

  • Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)
  • Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này)
  • Can you please sign and return the attached contract by next Monday? ( Bạn có thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây trước thứ 2 tuần sau được không?)

5. Concluding sentence (Kết thúc thư)

Bạn có thể kết thúc tin nhắn bằng cách sử dụng một trong các cách sau tùy theo tình huống:

  • Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)
  • Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
  • I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
  • Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)
  • I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
  • If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
  • I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
  • Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).

Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc email tiếng Anh thư bằng cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully (kính thư)

Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…”

6. Singing off (Ký tên)

Trường hợp không trang trọng:

  • Best,
  • Best wishes,
  • Regards,
  • Take care,
  • Bye,

Trường hợp trang trọng:

  • Best regards,
  • Warm regards,

Các bước để viết Email tiếng Anh chuyên nghiệp

cách-viet-email-tieng-anh-chuyen-nghiep-cho-nguoi-di-lam

Các bước viết email tiếng Anh chuyên nghiệp

1. Bước 1: Xác định xem bức thư có trang trọng hay không

Các công văn thường nhằm mục đích tìm kiếm thông tin, xin việc, đăng ký nhập học hoặc góp ý,…

Những lá thư có tính chất cá nhân khác nhau, dài hay ngắn, được viết bằng ngôn ngữ thoải mái, thân mật, thường được sử dụng bởi gia đình hoặc bạn bè.

2. Bước 2: Xác định cấu trúc của một bức thư

  • Lời chào đầu email
  • Giới thiệu: Nêu lý do để viết thư hoặc cảm ơn
  • Nội dung: Có thể là một hoặc nhiều đoạn văn
  • Các câu chuẩn bị mẫu: Nêu những gì bạn mong đợi từ người nhận tin nhắn, có thể là yêu cầu phản hồi sớm hoặc yêu cầu họp …
  • Tạm biệt
  • Tên và chữ ký

3. Bước 3: Sử dụng các mẫu câu thông dụng khi viết email tiếng Anh 

  • Thư mang tính trang trọng
  • Thư thân mật

Email tiếng Anh mẫu

Dear Mr./Ms. (Tên nhà tuyển dụng) hoặc Dear Hiring Manager/ HR Department

This is in reference to the job posting by you on the Internet dated (ngày tháng đăng tin tuyển dụng). I have read the job description and find that my work experiences as well as my skills and the job requirements may be a perfect match.

I have been working for the past five years as a (tên nghề) in X Company. During that time, I have gained a significant amount of experiences and such skills as (liệt kê một số kỹ năng) needed for (vị trí tuyển dụng)

I have attached my CV to this email. I hope you will learn more about my background, education, achievements, and awards through my CV.

Please feel free to let me know if I can provide you with any further information. I am looking forward to hearing from you.

Your Sincerely,

(chữ ký)

Viết email tiếng Anh cũng là một điểm cộng với các nhà tuyển dụng khi bạn muốn xin việc hoặc với các đối tác nước ngoài khi làm việc. Tuy nhiên, nhiều bạn lại bỏ qua hay vẫn mắc nhiều lỗi sai khiến nhà tuyển dụng và đối tác phải lắc đầu. Viết email tiếng anh tưởng như phức tạp nhưng cũng không hề phức tạp nếu bạn học đúng cách. 

Axcela VietnamLựa chọn uy tín đào tạo tiếng Anh cho người đi làm và doanh nghiệp

Hơn 10 năm phát triển trong lĩnh vực đào tạo tiếng Anh cho doanh nghiệp và người đi làm. Tính đến nay, Axcela Vietnam đã có hơn 1300 học viên thành công, 215 doanh nghiệp triển khai chương trình học tiếng Anh của Axcela và có đến 94% trên tổng số học viên hoàn thành mục tiêu khóa học đề ra.

Axcela Vietnam tự hào là lựa chọn đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp/học viên.

Thông tin liên hệ

  • Địa chỉ: Lầu 2, 253 Điện Biên Phủ, phường 7, Quận 3, TPHCM
  • Hotline: 028 3820 8479