Bật mí cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp nhất

Email tiếng anh là cách giúp bạn gây chú ý với nhà tuyển dụng và thể hiện sự chuyên nghiệp khi giao tiếp với đối tác, khách hàng, bạn bè nước ngoài. Nếu bạn vẫn đang băn khoăn làm cách nào để viết một email vừa nêu ra đầy đủ quan điểm, vừa thể hiện được thái độ lịch sự và chuyên nghiệp của mình, thì Axcela sẽ bật mí  cho bạn qua bài viết bên dưới.

Cách viết email tiếng Anh: Cấu trúc 7 bước cần có

Trước khi tìm hiểu cách viết email tiếng anh thì chúng ta cùng đi tìm hiểu về cấu trúc của một email, vì đây là điểm khác biệt để phân loại email có chỉnh chu và chuyên nghiệp không. Thông thường, một email chuyên nghiệp sẽ gồm 7 phần được mô tả chi tiết bên dưới.

1. Subject (Tiêu đề)

Tiêu đề sẽ là dòng đầu tiên người nhận đọc được khi email của bạn đến hộp thư của họ. Vậy nên, nếu dòng tiêu đề gây hiểu lầm hoặc thiếu thông tin, email của bạn có thể không được đọc. Email càng trang trọng, thì dòng tiêu đề càng phải chi tiết.

Một vài ví dụ về tiêu đề mẫu:

• Required Student Meeting: December 5th, 9:30 a.m. / Nhắc nhở về cuộc họp sinh viên: ngày 5/12 vào lúc 9 giờ 30 sáng
• Job Application: John Smith for Store Manager / Email ứng tuyển: John Smith vị trí Cửa hàng Trưởng

2. Greeting (Chào hỏi)

Thông thường, phần chào hỏi sẽ bắt đầu cho phần thân của một email tiếng anh. Sau đây là một vài ví dụ chào hỏi khi viết email tiếng anh:

Cách viết email tiếng anh: Chào hỏi khi mối quan hệ giữa bạn và người nhận là một mối quan hệ lịch sự

Cấu trúc: Dear + title (danh xưng)  + surname (họ)

• Dear Sir or Madam(Chào Ông/ Bà – nếu bạn chưa biết tên của người nhận email)
• Dear Mr. Smith (Chào Ông Smith – Smith là họ)
• Dear Ms. Jones (Chào Cô Jones – Jones là họ)
• Dear Jim (Chào Jim – Jim là tên riêng, tình huống ít trang trọng hơn)
• To whom it may concern (Dành cho những ai quan tâm..)

Cách viết email tiếng anh: Chào hỏi khi gửi cho một nhóm người

• Dear All (trang trọng)
• Hi everyone (thân tình)

3. Open Comment (Câu chào hỏi ban đầu)

Trong các cách viết email tiếng anh bạn có thể tìm thấy trên mạng, câu chào hỏi ban đầu  khi viết email tiếng Anh cũng là phần khá quan trọng, thể hiện sự lịch sự đối với người nhận.

Những lời hỏi thăm về sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận trước khi bắt đầu viết email

• How are you?
• How are things?
• How are you doing?

Nếu bạn đang viết email tiếng Anh hồi đáp, mở đầu nên là từ THANK YOU, những câu cảm ơn sẽ làm người đọc cảm thấy thoải mái hơn.

• Thank you for contacting Vietjack Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty Vietjack)
• Thank you for mailing VIP Company (Cảm ơn vì đã email cho công ty VIP)
• Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
• Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)
• Thanks for replying to my email. (Cám ơn vì đã trả lời email của tôi)

Trong trường hợp bức thư không dựa trên một sự hồi đáp, cách lịch sự để mở đầu là những câu chúc:

• I hope you are doing well. (Hy vọng anh/chị vẫn khỏe)
• I hope you have a nice weekend. (Hy vọng anh/chị có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

4. Introduction (Giới thiệu)

Trong phần giới thiệu của bài hướng dẫn cách viết email tiếng Anh, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các cách viết tùy vào mục đích của email.

Cấu trúc bắt đầu: I am writing to + verb…

• I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
• I am writing to check out the company’s project plan. (Tôi viết email này để kiểm tra bản kế hoạch dự án của công ty)
• I am writing to refer to English courses for office staff. (Tôi viết thư để tham khảo về khóa học tiếng Anh cho nhân viên văn phòng)
• I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết thư này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng)
• I am writing to discuss some of the items in the corporate planning. (Tôi viết thư này để thảo luận về một số hạng mục trong kế hoạch của công ty)

Đối với nhiều kiểu viết khác nhau, chúng ta có thể sử dụng “I want …” thay vì “I write to”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần quá đặt nặng vấn đề này, bạn có thể sử dụng “I just want to”.

5. Main point (Nội dung chính)

Thông báo một tin vui, bạn có thể sử dụng mẫu câu viết email tiếng Anh sau:

• We are pleased to announce that …(Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng..)
• You will be pleased to know that …(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)

Giải quyết những vấn đề tế nhị như từ chối lời đề nghị hoặc báo tin gì đó không vui vẻ:

• We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
• It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
• After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)

Nhắc đến những vấn đề đã từng được đề cập, hãy sử dụng các mẫu câu khi viết email tiếng anh như:

• Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)
• As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
• Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
• As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
• As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Sử dụng các câu hỏi lịch sự để đặt câu hỏi về một chủ đề:

• I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
• I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
• Could you please …? Could you tell me something about …? (Bạn có thể vui lòng… / Bạn có thể cho tôi biết về…)
• I would particularly like to know … (Tôi đặc biệt muốn biết…)
• I would be interested in having more details about … (Tôi quan tâm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
• Could you please help me …(inform the student of the final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?)
• I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)

6. Concluding sentence (Kết thúc thư)

Tài liệu quan trọng đính kèm và muốn thông báo cho người nhận biết hoặc bạn muốn nhận được một tập tài liệu nào đó, bạn hãy dùng:

• Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)
• Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này)
• Can you please sign and return the attached contract by next Monday? ( Bạn có thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây trước thứ 2 tuần sau được không?)

Các mẫu câu để kết thúc email:

• Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)
• Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
• I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
• Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)
• Please do not hesitate to contact me…(Đừng ngại liên hệ với tôi nếu..)
• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
• If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
• I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
• Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).

7. Singing off (Ký tên)

Trường hợp không trang trọng:

• Best,
• Best wishes,
• Regards,
• Take care,
• Bye,

Trường hợp trang trọng:

• Best regards,
• Warm regards,
• Your Sincerely,

Mẫu Email tiếng Anh gợi ý dành cho người đi làm

Email tiếng anh ứng tuyển dành cho người mới bắt đầu đi làm

Subject Line: Job Application: [Name] for [Position]

Body

Dear Mr./Ms. (Tên nhà tuyển dụng) hoặc Dear Hiring Manager/ HR Department

This is in reference to the job posting by you on the Internet dated [ngày tháng đăng tin tuyển dụng]. I have read the job description and find that my work experiences, as well as my skills and the job requirements, may be a perfect match.

I have been working for the past five years as a [vị trí] in X Company. During that time, I have gained a significant amount of experiences and such skills as [một số kỹ năng] needed for [vị trí tuyển dụng]

I have attached my CV to this email. I hope you will learn more about my background, education, achievements, and awards through my CV.

Please feel free to let me know if I can provide you with any further information. I am looking forward to hearing from you.

Your Sincerely,

[Chữ ký]

Email khuyến mãi dành cho mọi người

Subject Line: A special discount is waiting for you inside

Body

Dear [Name]

Thank you so much for being a customer of [tên công ty].

It’s because of people like you we have been able to be in business for such a long time. To thank you, we have created a discount coupon especially for you.

Use the code [Mã code khuyến mãi] to get a discount of [Giảm giá bao nhiêu %] from any product in our store [Link khuyến mãi].

But hurry! The offer is only available for the first [Số hoặc thời gian giới hạn] people who make the purchase.

Thank you,

[Chữ ký]

Tìm hiểu kỹ cách viết email tiếng Anh sẽ giúp bạn thêm điểm cộng với các nhà tuyển dụng khi bạn muốn xin việc hoặc với các đối tác nước ngoài khi làm việc.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về

• Những lưu ý khi viết email tiếng Anh bạn không thể bỏ qua
• Khóa học tiếng anh dành cho doanh nghiệp

—

Axcela Vietnam – Lựa chọn uy tín đào tạo tiếng Anh cho người đi làm và doanh nghiệp

Hơn 10 năm phát triển trong lĩnh vực đào tạo tiếng Anh cho doanh nghiệp và người đi làm. Tính đến hiện tại, Axcela Vietnam đã có hơn 1300 học viên, triển khai đào tạo tiếng Anh cho trên 215 doanh nghiệp và có đến 94% trên tổng số học viên hoàn thành mục tiêu khóa học đề ra.

Axcela Vietnam tự hào là lựa chọn đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp/học viên.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: Lầu 2, 253 Điện Biên Phủ, phường 7, Quận 3, TPHCM
• SĐT: 028 3820 8479
• Email: info@axcelavietnam.com
• Website: axcelavietnam.com