Mẫu viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh chuẩn và lịch sự

Viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh là kỹ năng cần thiết khi bạn gặp vấn đề với dịch vụ hoặc sản phẩm, đặc biệt trong môi trường học tập, làm việc hay mua sắm quốc tế. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết email phàn nàn bằng tiếng Anh sao cho vừa lịch sự vừa hiệu quả. Đừng lo lắng, bài viết này AXCELA Vietnam sẽ hướng dẫn bạn cách viết email phàn nàn bằng tiếng Anh chi tiết, đúng chuẩn và dễ áp dụng trong thực tế, cùng tham khảo nhé!

Từ vựng và cụm từ thông dụng trong thư phàn nàn (Letter Of Complaint)

Những từ vựng và cụm từ thường dùng trong email phàn nàn tiếng Anh

Để viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh (Letter Of Complaint) rõ ràng và chuyên nghiệp, bạn cần nắm được một số từ vựng và cụm từ thường dùng. Đây cũng là nền tảng giúp bạn dễ dàng áp dụng vào các mẫu thư phàn nàn bằng tiếng Anh trong nhiều tình huống thực tế. Một số từ vựng và cụm từ thông dụng trong email phàn nàn bằng tiếng Anh như sau:

Cấu trúc và cách viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh

Để viết thư từ hay email bằng tiếng Anh hiệu quả, điều quan trọng là bạn cần trình bày vấn đề một cách logic và dễ hiểu. Việc sắp xếp các ý theo trình tự hợp lý sẽ giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt nội dung và có phản hồi phù hợp. Sau đây là một bố cục cơ bản bạn có thể áp dụng khi cần viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh trong bất kỳ tình huống nào.

Mở đầu (Opening)

Cách viết phần mở đầu thư phàn nàn thu hút và rõ ràng

Trong các mẫu viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh, phần mở đầu luôn bắt đầu bằng một lời chào trang trọng. Cách phổ biến nhất là sử dụng “Dear” kèm theo tên người nhận (nếu bạn đã biết) hoặc các cách gọi chung như:

• Dear Mr./Ms. (Tên cụ thể)
• Dear Sir or Madam
• Dear Customer Service Department

Ngay sau phần chào hỏi, bạn cần giới thiệu về bản thân và trình bày tóm tắt điều khiến bạn không hài lòng. Dưới đây là một vài câu mẫu thường dùng:

• I am contacting you to raise my concerns regarding the [service/product] I received from your company on [date].
• Last week, I ordered a [product name] through your website, and it was delivered to my address on [date].
• Unfortunately, I have encountered an issue with the [product/service], which is not functioning as expected.

Phần thân (Body)

Cách trình bày vấn đề chi tiết và thuyết phục trong thư phàn nàn tiếng Anh

Khi viết phần thân thư phàn nàn bằng tiếng Anh, bạn hãy trình bày chi tiết vấn đề gặp phải một cách rõ ràng và ngắn gọn.

Ví dụ:

• The product I received was defective and stopped working after just two days of use. (Sản phẩm tôi nhận được bị lỗi và ngừng hoạt động chỉ sau hai ngày sử dụng.)
• I have experienced frequent interruptions with the internet service since it was installed last week. (Tôi đã gặp phải sự gián đoạn liên tục với dịch vụ internet kể từ khi được lắp đặt tuần trước.)
• The package arrived damaged, and some items were missing upon opening. (Gói hàng đến bị hư hỏng, và một số món hàng bị thiếu khi mở ra.)

Tiếp đến, hãy cung cấp bằng chứng cụ thể để minh chứng (số đơn hàng, hóa đơn, ngày mua, hình ảnh,…) cho phàn nàn của bạn.

Ví dụ:

• I have attached a copy of the invoice/order confirmation for your reference. (Tôi đã đính kèm bản sao hóa đơn/xác nhận đơn hàng để bạn tham khảo.)
• Please find enclosed the receipt for the purchase made on [date]. (Xin vui lòng xem kèm biên nhận mua hàng ngày [ngày].)
• I am including photos that clearly show the defect/problem with the product. (Tôi gửi kèm các bức ảnh rõ ràng thể hiện lỗi/vấn đề của sản phẩm.)

Sau khi trình bày vấn đề, bạn nên đưa ra giải pháp đề xuất hoặc mong muốn được hỗ trợ, giúp thư mang tính xây dựng và tăng khả năng được giải quyết nhanh chóng. Chẳng hạn.

Ví dụ:

• I would highly appreciate it if you could… (Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể…)
• To avoid further inconvenience, I suggest that… (Để tránh bất tiện hơn nữa, tôi đề nghị rằng…).

Kết thúc (Closing)

Hướng dẫn viết phần kết thư phàn nàn lịch sự, tạo ấn tượng tốt.

Cuối mẫu thư phàn nàn bằng tiếng Anh, bạn hãy để lại thông tin liên lạc nhằm tạo điều kiện cho phía nhận thư có thể phản hồi hoặc trao đổi thêm chi tiết. Các mẫu câu có thể dùng như sau:

• Should you need any further information, feel free to reach me at [phone] or via email at [email] (Nếu bạn cần thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi theo [số điện thoại] hoặc qua email tại [địa chỉ email]).
• I’m available to discuss this matter further, please don’t hesitate to contact me at… (Tôi sẵn sàng thảo luận thêm về vấn đề này, vui lòng liên hệ với tôi theo địa chỉ…). 

Tiếp theo, hãy bày tỏ mong muốn về thời hạn xử lý hoặc đảm bảo không tái diễn bằng một số câu hữu ích:

• I would appreciate it if this issue could be resolved by [date] (Tôi sẽ rất cảm kích nếu vấn đề này có thể được giải quyết vào [ngày cụ thể]).
• Your prompt response regarding this matter would be highly appreciated. (Chúng tôi rất mong nhận được phản hồi nhanh chóng của bạn về vấn đề này).

Cuối thư, hãy kết thúc bằng một lời chào trang trọng và chữ ký phù hợp với phong cách chuyên nghiệp:

• Yours sincerely,
• Respectfully,
• Kind regards,

Lưu ý khi viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh

Khi viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh, để đảm bảo thư của bạn được tiếp nhận và xử lý hiệu quả, bạn cần lưu ý một số điều quan trọng sau đây:

• Giữ thái độ lịch sự, chuyên nghiệp: Tránh dùng từ ngữ gay gắt, thể hiện sự tôn trọng và thiện chí.
• Cung cấp thông tin chi tiết và chính xác: Ghi rõ tên sản phẩm/dịch vụ, ngày giao dịch, mã đơn hàng, hoá đơn,…
• Mô tả vấn đề một cách cụ thể và khách quan: Trình bày rõ ràng về sự cố đã xảy ra, tuyệt đối không được cảm tính hay phóng đại.
• Kiểm tra kỹ lỗi chính tả, ngữ pháp: Giúp thư rõ ràng, thể hiện sự cẩn trọng và tôn trọng người đọc.
• Gửi thư đúng người, qua kênh phù hợp: Tránh gửi sai nơi khiến thư không được phản hồi.

Những điều cần lưu ý khi viết mẫu email phàn nàn bằng tiếng Anh

Nếu bạn vẫn cảm thấy lo lắng khi viết email phàn nàn bằng tiếng Anh hoặc gặp khó khăn trong việc soạn thảo thư cảm ơn, thư xin lỗi, thư mời hợp tác bằng tiếng Anh,… và giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc quốc tế, khóa học tiếng anh online 1 kèm 1 chuyên sâu dành cho người đi làm tại Axcela Vietnam chính là giải pháp dành cho bạn. Với lộ trình học cá nhân hóa và đội ngũ giảng viên tận tâm, bạn sẽ nhanh chóng nâng cao kỹ năng giao tiếp, viết email chuyên nghiệp, thuyết trình tự tin và nhiều kỹ năng thiết thực khác. Click ngay để khám phá chi tiết và bắt đầu hành trình chinh phục tiếng Anh chuyên nghiệp!

Mẫu thư phàn nàn bằng tiếng Anh theo từng trường hợp

Bạn đang gặp sự cố với sản phẩm hay dịch vụ nhưng lúng túng về cách viết email phàn nàn bằng tiếng Anh? Một email phàn nàn rõ ràng, lịch sự sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng. Cùng tham khảo các mẫu email phàn nàn bằng tiếng Anh ứng với từng tình huống phổ biến sau đây:

Tổng hợp các mẫu thư phàn nàn phù hợp với nhiều tình huống thực tế

Mẫu thư phàn nàn về sản phẩm bằng tiếng Anh

Mẫu thư phàn nàn về nhà hàng bằng tiếng Anh

Viết thư phàn nàn về dịch vụ khách sạn bằng tiếng Anh

Thư phàn nàn tiếng Anh trong kinh doanh

Ngoài ra, để hoàn thiện khả năng giao tiếp qua thư từ, bạn cũng nên tìm hiểu thêm về cách viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh giúp bạn thể hiện sự biết ơn một cách tinh tế. Bên cạnh đó, viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh cũng rất quan trọng trong việc xử lý các tình huống cần sự thấu hiểu và hòa giải hiệu quả.

Việc viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh không chỉ là phản ánh vấn đề, mà còn là kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp thể hiện sự rõ ràng, lịch sự và tinh tế. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết các mẫu viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh trong bài, bạn đã có đủ tự tin để xử lý tình huống một cách hiệu quả và thuyết phục. Chỉ cần trình bày đúng trọng tâm và giữ thái độ đúng mực, email của bạn chắc chắn sẽ nhận được sự phản hồi tích cực. Nếu bạn muốn nâng cao hơn nữa kỹ năng viết thư, email và giao tiếp tiếng Anh trong môi trường công việc, đừng bỏ lỡ lớp tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm chuyên sâu tại Axcela Vietnam. Với lộ trình cá nhân hóa và giảng viên tận tâm, bạn sẽ nhanh chóng tự tin xử lý mọi tình huống giao tiếp chuyên nghiệp. Liên hệ ngay để được tư vấn và hỗ trợ sớm nhất!