Cách viết email cho đối tác bằng tiếng Anh kèm mẫu chi tiết

1. Introduction.

Trong môi trường kinh doanh quốc tế, lời cảm ơn không chỉ dừng lại ở phép lịch sự tối thiểu mà còn là một chiến lược thắt chặt quan hệ B2B (Business to Business). Một bức thư cảm ơn đối tác bằng tiếng Anh đúng chuẩn, gửi đúng thời điểm có thể là chìa khóa mở ra những cơ hội hợp tác triệu đô hoặc cứu vãn một mối quan hệ đang căng thẳng.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp và nhân sự Việt vẫn gặp khó khăn khi diễn đạt lòng biết ơn bằng ngôn ngữ toàn cầu. Chúng ta thường rơi vào bẫy dịch “word-by-word” (Vietlish) hoặc sử dụng văn phong quá trang trọng khiến bức thư trở nên xa cách.

Được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia tại Axcela Vietnam – đơn vị đã đồng hành cùng hơn 100 tập đoàn đa quốc gia từ năm 2008, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cấu trúc chuẩn, các mẫu viết email cho từng tình huống cụ thể và bí quyết nâng tầm văn phong doanh nghiệp.

2. Tại sao thư cảm ơn đối tác lại quan trọng trong văn hóa kinh doanh toàn cầu?

Trước khi đi vào kỹ thuật viết, hãy hiểu rõ “tại sao” chúng ta cần đầu tư thời gian cho việc này. Trong văn hóa phương Tây, Thank You Letter mang ba giá trị cốt lõi:

• Xây dựng lòng tin (Build Trust): Một email cảm ơn chân thành sau khi ký hợp đồng hoặc kết thúc dự án giúp củng cố niềm tin rằng bạn trân trọng mối quan hệ này chứ không chỉ quan tâm đến lợi nhuận.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp (Show Professionalism): Cách hành văn gãy gọn, đúng ngữ pháp và tinh tế thể hiện đẳng cấp của doanh nghiệp bạn trên trường quốc tế.
• Gợi nhớ thương hiệu (Brand Recall): Trong hàng trăm email đối tác nhận mỗi ngày, một mẫu email chuyên nghiệp bày tỏ sự cảm kích sẽ giúp thương hiệu của bạn “neo” lại trong tâm trí họ lâu hơn.

3. Cấu trúc chuẩn của một email cảm ơn đối tác bằng tiếng Anh

Để có một bố cục viết thư bằng tiếng Anh mạch lạc, bạn cần tuân thủ cấu trúc 6 phần sau đây:

1. Subject Line (Tiêu đề email): Phải ngắn gọn, chứa từ khóa và mục đích chính.

• Nên dùng: “Thank You – [Project Name]” hoặc “Appreciation for our collaboration”.
• Tránh: Những tiêu đề chung chung như “Hello” hay “No subject”.

1. Salutation (Lời chào):

• Dùng Dear Mr./Ms. [Last Name] cho sự trang trọng.
• Dùng Hi [First Name] nếu mối quan hệ đã thân thiết.

1. The “Thank You” (Lời cảm ơn mở đầu): Đi thẳng vào vấn đề. Ví dụ: “I am writing to express my sincere gratitude for…”
2. Specific Details (Chi tiết cụ thể): Đây là “trái tim” của bức thư. Hãy nhắc lại một giá trị cụ thể mà đối tác đã mang lại để tránh cảm giác đây là thư mẫu copy-paste.
3. Looking Forward (Hướng tới tương lai): Thể hiện mong muốn hợp tác tiếp theo.
4. Sign-off (Kết thư):

• Trang trọng: Sincerely, Best regards.
• Thân mật hơn: With appreciation, Warm regards.

4. Tổng hợp Mẫu thư cảm ơn đối tác bằng tiếng Anh theo từng tình huống (Copy & Dùng ngay)

Dưới đây là các mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh được Axcela tinh chỉnh để phù hợp với môi trường kinh doanh hiện đại.

Mẫu 1: Thư cảm ơn sau khi ký kết hợp đồng thành công (After Signing Contract)

Tình huống: Dùng ngay sau khi chốt deal để khẳng định cam kết.

Subject: Thank You – Partnership Agreement – [Your Company Name]

Dear Mr./Ms. [Partner’s Last Name],

I would like to thank you for the opportunity to collaborate with [Partner’s Company Name]. We are thrilled to officially start this journey with you following the signing of our contract today.

Your team’s professionalism and vision during the negotiation phase were truly impressive. We are committed to delivering the best results for the [Project Name] and ensuring a prosperous partnership.

Please let us know if you need any further documents to kick off the process.

Best regards,

[Your Name]

Mẫu 2: Thư cảm ơn sau buổi họp hoặc gặp mặt (After a Meeting)

Tình huống: Follow-up sau buổi networking hoặc họp chiến lược.

Subject: Great connecting with you today / Thank you for the meeting

Dear [Partner’s Name],

Thank you for taking the time to meet with us earlier today. It was a pleasure to learn more about [Partner’s Company Name] and discuss how our solutions can support your upcoming goals.

I particularly appreciated your insights on [Mention a specific topic discussed]. As agreed, I will send over the proposal by [Date/Day].

Looking forward to our next conversation.

Sincerely,

[Your Name]

Mẫu 3: Thư cảm ơn khi kết thúc dự án (Project Completion)

Tình huống: Tổng kết và tri ân nỗ lực của cả hai bên.

Subject: Project Completion – Thank You for Your Collaboration

Dear [Partner’s Name],

As we wrap up the [Project Name], I wanted to take a moment to express my sincere appreciation for your partnership. We couldn’t have achieved these milestones without your team’s dedication and timely support.

It has been a privilege working with you, and I hope we will have more opportunities to collaborate in the future.

Warm regards,

[Your Name]

Mẫu 4: Thư cảm ơn đối tác dịp cuối năm/Lễ Tết (Year-end/Holiday)

Tình huống: Duy trì quan hệ dịp đặc biệt, không mang nặng tính công việc.

Subject: Season’s Greetings & Thank You from [Your Company Name]

Dear [Partner’s Name],

As the year comes to a close, we would like to thank you for being a valued partner of [Your Company Name]. Your trust and support have been integral to our success in 2024.

Wishing you a prosperous year ahead filled with new achievements. We look forward to continuing our successful partnership in the coming year.

Happy Holidays!

Best regards,

[Your Name]

Mẫu 5: Thư cảm ơn vì sự hỗ trợ/giúp đỡ đặc biệt (For Support/Advice)

Tình huống: Khi đối tác giúp đỡ vượt ngoài phạm vi hợp đồng.

Subject: Thank you for your invaluable support

Dear [Partner’s Name],

I am writing to formally thank you for the guidance you provided regarding [Specific Issue]. Your advice was incredibly helpful and allowed us to resolve the situation quickly.

We deeply value having a partner who goes above and beyond like you. Please do not hesitate to reach out if there is anything we can do to return the favor.

With appreciation,

[Your Name]

5. 3 Sai lầm “chết người” khi viết thư cảm ơn tiếng Anh người Việt hay mắc phải

Tại Axcela, khi đào tạo mẫu viết email bằng tiếng Anh cho nhân sự cấp cao, chúng tôi thường thấy học viên mắc phải 3 lỗi sau:

• Lỗi 1: Dịch word-by-word từ tiếng Việt (Vietlish):

• Nhiều người viết: “I wish you health” (Dịch từ “Chúc anh sức khỏe”). Cụm từ này nghe rất lạ lẫm với người bản xứ.
• Sửa thành: “Wishing you good health” hoặc “Hope you are doing well”.

• Lỗi 2: Quá lạm dụng sự trang trọng (Over-formal):

• Việc sử dụng các từ ngữ cổ như “Hereby”, “Aforementioned” hay “It is with great pleasure that…” trong một email cảm ơn thông thường sẽ khiến bức thư trở nên cứng nhắc, thiếu sự kết nối giữa người với người.

• Lỗi 3: Sai văn phong (Tone & Register):

• Gửi cho đối tác lâu năm nhưng dùng giọng văn quá xa cách, hoặc gửi cho đối tác mới (C-level) nhưng lại quá suồng sã. Sự tinh tế nằm ở việc điều chỉnh “tone” giọng phù hợp với mức độ thân thiết của mối quan hệ.

6. Bí quyết “Cá nhân hóa” thư cảm ơn để chạm tới cảm xúc đối tác

Để mẫu email bằng tiếng Anh trong kinh doanh của bạn không bị chìm nghỉm trong hộp thư đến, hãy áp dụng kỹ thuật cá nhân hóa:

• Nhắc lại chi tiết nhỏ: Nếu trong cuộc họp đối tác có nhắc đến việc họ sắp đi du lịch hay con cái họ vừa tốt nghiệp, hãy khéo léo lồng ghép lời chúc vào cuối thư. Điều này cho thấy bạn thực sự lắng nghe.
• Sử dụng “Power Words”: Thay vì chỉ nói “Good job” hay “Thank you”, hãy nâng cấp vốn từ vựng bằng: “Outstanding contribution” (Đóng góp nổi bật), “Invaluable support” (Sự hỗ trợ vô giá), “Fruitful collaboration” (Hợp tác hiệu quả).
• Quy tắc 24h (Timing): Thời điểm vàng để gửi thư cảm ơn là trong vòng 24 giờ sau cuộc gặp hoặc ngay sau khi dự án đóng lại. Sự chậm trễ sẽ làm giảm đi ý nghĩa của lời cảm ơn.

7. Giải pháp nâng cao năng lực tiếng Anh doanh nghiệp toàn diện cùng Axcela Vietnam

Việc sử dụng các mẫu email báo giá bằng tiếng Anh hay thư cảm ơn có sẵn là giải pháp nhanh chóng, nhưng về lâu dài, để tự tin đàm phán và xử lý các tình huống phát sinh, đội ngũ nhân sự cần một nền tảng ngôn ngữ vững chắc.

Chris Albright – CEO của Axcela từng chia sẻ: “Các công ty và cá nhân khi đầu tư cho 1 chương trình tiếng Anh có quyền được biết chính xác nhân viên và bản thân mình sẽ đạt được gì, tiến bộ ra sao… chứ không phải thông qua các bài kiểm tra cuối khoá do trung tâm tiếng Anh tự thiết kế.”

Đó là lý do Axcela Vietnam mang đến giải pháp đào tạo khác biệt:

• Chuẩn CEFR & Đánh giá độc lập: Chương trình giảng dạy bám sát khung tham chiếu Châu Âu. Đặc biệt, học viên được đánh giá đầu ra bởi đơn vị khảo thí Cambridge, đảm bảo sự minh bạch tuyệt đối.
• Thực hành 1-1 chuyên sâu: Ngoài giờ học, học viên được tích lũy hơn 100 giờ thực hành nghe-nói-phát âm 1 kèm 1 với HLV cá nhân. Điều này giúp phản xạ ngôn ngữ tự nhiên, từ đó văn phong viết cũng trở nên mượt mà, thoát khỏi lỗi “Vietlish”.
• Hiệu quả tối ưu: Chúng tôi cam kết giúp doanh nghiệp rút ngắn 50% thời gian đào tạo và hoàn học phí nếu không đạt mục tiêu đã đề ra.

8. Conclusion (Kết luận)

Một bức thư cảm ơn đối tác bằng tiếng Anh chỉn chu là vũ khí mềm lợi hại trong đàm phán và hợp tác quốc tế. Đừng để những lỗi sai nhỏ về ngữ pháp hay văn phong làm giảm đi tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn. Hãy bắt đầu từ việc áp dụng các mẫu thư trên và dần dần hoàn thiện kỹ năng ngôn ngữ của chính mình.

Frequently Asked Questions (FAQs)

Tôi nên đặt tiêu đề email cảm ơn như thế nào để không bị trôi?

Hãy đặt tiêu đề ngắn gọn, bao gồm từ khóa “Thank You” và tên dự án hoặc tên công ty của bạn. Ví dụ: “Thank You – [Project Name] – [Your Company]” giúp đối tác nhận diện ngay lập tức.

Có nên dùng biểu tượng cảm xúc (emoji) trong email cảm ơn đối tác không?

Trong môi trường B2B chuyên nghiệp, tốt nhất là hạn chế dùng emoji, đặc biệt là với đối tác mới hoặc cấp quản lý. Với đối tác thân thiết lâu năm, bạn có thể dùng chừng mực nhưng vẫn nên ưu tiên lời văn trang trọng.

Nếu đối tác không trả lời email cảm ơn thì sao?

Đừng lo lắng. Mục đích chính của email cảm ơn là để bày tỏ lòng biết ơn, không nhất thiết đòi hỏi sự phản hồi. Tuy nhiên, nếu bạn có đính kèm câu hỏi hoặc file cần duyệt, bạn có thể gửi email follow-up sau 3-5 ngày làm việc.

Call to Action

Bạn muốn đội ngũ nhân sự của mình tự tin viết email, đàm phán và làm việc chuyên nghiệp với đối tác nước ngoài? Hãy để Axcela giúp bạn chuẩn hóa năng lực ngôn ngữ theo tiêu chuẩn quốc tế.

👉 Đăng ký tư vấn giải pháp đào tạo Tiếng Anh Doanh Nghiệp của tôi ngay hôm nay

👉 Tìm hiểu khóa học Tiếng Anh 1 kèm 1 cho người đi làm bận rộn