Cách viết email cho đối tác bằng tiếng Anh kèm mẫu chi tiết

Khi làm việc với đối tác quốc tế, mỗi email gửi đi đều cần được trau chuốt kỹ lưỡng từ cách dùng từ, giọng điệu đến bố cục trình bày. Đây không chỉ là kênh trao đổi thông tin mà còn là công cụ thể hiện sự chuyên nghiệp, năng lực và mức độ uy tín của bạn. Bài viết dưới đây của Axcela Việt Nam sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết cùng các mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh thực tế, dễ áp dụng trong mọi tình huống công việc.

Cấu trúc cơ bản và cách viết email gửi đối tác bằng tiếng Anh

Để viết email tiếng Anh cho đối tác đúng chuẩn, bạn cần nắm rõ bố cục cơ bản và nguyên tắc diễn đạt rõ ràng, chuyên nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn từng phần giúp bạn dễ dàng áp dụng vào thực tế.

Nắm vững bố cục giúp email chuyên nghiệp và dễ hiểu hơn

1. Subject (Tiêu đề email)

Tiêu đề cần ngắn gọn, rõ nội dung và thể hiện sự chuyên nghiệp. Bạn cần tránh dùng từ mơ hồ như “Hello” hay “Request”, thay vào đó, hãy nêu cụ thể mục đích email để đối tác dễ nắm bắt.

Tiêu đề ngắn gọn, thể hiện rõ nội dung thư

Gợi ý tiêu đề chuyên nghiệp trong cách viết email bằng tiếng Anh cho đối tác:

• Proposal for strategic partnership
• Meeting confirmation – [Your Company] & [Partner’s Company]
• Updated quotation for [Project name]
• Thank you for your collaboration

2. Greeting (Lời chào mở đầu)

Lời chào là phần không thể thiếu trong mọi mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh. Cách xưng hô cần thể hiện sự tôn trọng, đúng mức độ thân thiết và phù hợp với ngữ cảnh hợp tác.

Chào hỏi lịch sự, đúng danh xưng và tên đối tác

• Nếu đã biết tên người nhận, hãy dùng:
  • Dear Mr. Brown,
  • Dear Ms. Nguyen,
  • Dear Mrs. Hoang,
• Với mối quan hệ thân thiết hơn, bạn có thể dùng tên riêng:
  • Hi Anna,
  • Dear Kelly,
• Nếu không biết người nhận cụ thể:
  • Dear Sir/Madam,
  • To whom it may concern,
• Trường hợp phản hồi email từ đối tác, có thể thêm câu cảm ơn hoặc hỏi thăm để thể hiện sự chuyên nghiệp:
• • Thank you for reaching out to our team.
  • We appreciate your interest in our services.
  • I hope this email finds you well.
  • How is your business going recently?

3. Introduction (Giới thiệu và nêu lý do viết thư)

Phần giới thiệu cần thể hiện rõ bạn là ai, đại diện cho bộ phận nào và lý do liên hệ. Trong cách viết thư gửi đối tác bằng tiếng Anh, nội dung nên súc tích, đi thẳng vào mục tiêu chính để đối tác dễ dàng nắm bắt thông tin và phản hồi nhanh chóng.

Giới thiệu ngắn gọn bản thân và mục đích email

Cấu trúc gợi ý:

I am [tên] from the [bộ phận] of [tên công ty]. I am writing this email to [mục đích gửi email].

Ví dụ:

• I am Minh from the Purchasing Department of GlobalTech. I am writing this email to request a quotation for your latest product line. (Tôi là Minh đến từ bộ phận thu mua của GlobalTech. Tôi viết email này để yêu cầu báo giá cho dòng sản phẩm mới nhất của bạn.)
• I am Lan Anh from VinaDesign. I am writing to follow up on our previous discussion regarding the partnership proposal. (Tôi là Lan Anh đến từ VinaDesign. Tôi viết thư này để tiếp tục trao đổi về đề xuất hợp tác mà chúng ta đã thảo luận trước đó.)

4. Body (Nội dung chính)

Lưu ý trong cách viết email tiếng Anh cho đối tác phần mở đầu là thông tin cần được trình bày rõ ràng, tập trung vào trọng tâm, tránh dài dòng và tuyệt đối giữ sự chuyên nghiệp trong từng câu chữ. Hãy phân tách nội dung thành đoạn ngắn, dễ đọc, nếu có yêu cầu cụ thể, đừng quên nêu rõ thời gian, địa điểm hoặc hành động mong muốn từ đối tác.

Trình bày thông tin chính rõ ràng, mạch lạc, chuyên nghiệp

Ví dụ một số tình huống điển hình và cách diễn đạt:

• Đề cập nội dung đã trao đổi trước đó:
  • Regarding our last meeting, we have reviewed the draft agreement and would like to propose a few changes. (Liên quan đến cuộc họp lần trước, chúng tôi đã xem xét bản dự thảo hợp đồng và muốn đề xuất một vài thay đổi.)
  • As mentioned in your previous email, we are ready to proceed with the shipment plan. (Như đã đề cập trong email trước của bạn, chúng tôi đã sẵn sàng tiến hành kế hoạch giao hàng.)
•  Đưa ra yêu cầu:
  • I would be grateful if you could share the updated quotation by Thursday. (Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể chia sẻ bảng báo giá cập nhật trước thứ Năm.)
  • We would like to request a detailed report on the Q2 results. (Chúng tôi muốn yêu cầu một báo cáo chi tiết về kết quả quý 2.)
  • I would particularly like to know the timeline for the next phase of the project. (Tôi đặc biệt muốn biết thời gian dự kiến cho giai đoạn tiếp theo của dự án.)
• Thông báo tin tốt:
  • We are pleased to announce that our new product line will be launched next month. (Chúng tôi rất vui được thông báo rằng dòng sản phẩm mới của chúng tôi sẽ được ra mắt vào tháng tới.)
  • You’ll be pleased to know that your proposal has been approved by our board. (Bạn sẽ vui khi biết rằng đề xuất của bạn đã được ban lãnh đạo của chúng tôi phê duyệt.)
•  Thông báo tin không tích cực:
  • We regret to inform you that the delivery will be delayed due to unforeseen circumstances. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng việc giao hàng sẽ bị trì hoãn do các tình huống ngoài dự kiến.)
  • After careful consideration, we have decided to suspend the collaboration temporarily. (Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định tạm thời dừng hợp tác.)
•  Nhắc đến tài liệu đính kèm:
  • Please find attached the revised contract for your review. (Vui lòng xem hợp đồng đã chỉnh sửa đính kèm để bạn xem xét.)
  • Attached you will find our service brochure and pricing details. (Trong file đính kèm, bạn sẽ thấy brochure dịch vụ và chi tiết bảng giá của chúng tôi.)
  • Could you please sign and return the attached NDA by the end of this week? (Bạn có thể vui lòng ký và gửi lại thỏa thuận bảo mật (NDA) đính kèm trước cuối tuần này không?)

5. Closing (Kết thúc)

Phần kết trong viết thư cho đối tác bằng tiếng Anh nên ngắn gọn, lịch sự và thể hiện rõ mong muốn duy trì liên lạc.

Kết thư bằng lời cảm ơn và mong được phản hồi

Ví dụ:

• If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu bạn cần thêm thông tin gì, hãy liên hệ với tôi)
• I look forward to your feedback on this matter. (Tôi mong nhận được phản hồi của bạn về vấn đề này)
• We would appreciate it if you could get back to us by Friday. (Chúng tôi rất cảm kích nếu bạn có thể phản hồi trước thứ Sáu)
• Your prompt response would be highly appreciated. (Chúng tôi rất trân trọng nếu bạn phản hồi sớm)

6. Sign-off (Lời chào kết thúc và chữ ký)

Trong mẫu email tiếng Anh gửi đối tác, cách dùng lời chào kết thúc sẽ khác nhau tùy theo mức độ trang trọng và mối quan hệ với người nhận.

• Nếu nội dung mang tính trang trọng và bạn đã đề cập tên người nhận ở phần mở đầu (ví dụ: Dear Mr. Brown), nên dùng:
  • Best regards,
  • Warm regards,
  • Yours sincerely,
• Nếu chưa biết rõ người nhận và dùng lời chào chung như Dear Sir/Madam, lời kết phù hợp sẽ là: Yours faithfully,

• Trường hợp thân mật hơn, đã có sự trao đổi nhiều lần, có thể chọn:
  • Best,
  • Regards,
  • Take care,

Chọn cách ký tên phù hợp mức độ trang trọng

Viết email tiếng Anh đúng cấu trúc là nền tảng cần thiết, nhưng để giao tiếp tự nhiên, phản xạ nhanh và xử lý tình huống linh hoạt trong môi trường làm việc quốc tế, bạn cần rèn luyện thường xuyên và có lộ trình học phù hợp. Nếu bạn đang muốn nâng cao kỹ năng tiếng Anh giao tiếp trong môi trường chuyên nghiệp, đừng bỏ qua khóa học tiếng Anh 1 kèm 1 dành riêng cho người đi làm tại Axcela. Khóa học được thiết kế cá nhân hóa theo mục tiêu công việc và ngành nghề của bạn, giúp bạn tự tin hơn trong các tình huống như: viết email, thuyết trình, họp trực tuyến, đàm phán hay phỏng vấn tiếng Anh.

Liên hệ ngay với Axcela để được tư vấn lộ trình chi tiết và bắt đầu chinh phục tiếng Anh một cách hiệu quả, thực tế và bền vững.

Một số từ vựng, cụm từ thường dùng khi viết email tiếng Anh cho đối tác

Đối với các mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh, bạn cần sử dụng đúng cụm từ theo từng mục đích như: mở đầu, yêu cầu thông tin, xác nhận, phản hồi… Dưới đây là các từ viết tắt và mẫu câu tiếng Anh cho người đi làm thông dụng giúp bạn dễ dàng áp dụng vào từng tình huống cụ thể.

Mẫu câu thường dùng theo từng tình huống:

• Chào hỏi / mở đầu thư
  • Dear Mr./Ms. [Tên] – Dùng khi biết rõ tên người nhận
  • Dear Sir or Madam – Dùng khi không biết tên
  • I hope you are doing well. (Hy vọng bạn vẫn khỏe)
  • Thank you for your email dated… (Cảm ơn email bạn gửi ngày…)
• Mở đầu nội dung / nêu lý do viết thư
  • I am writing to enquire about… (Tôi viết để hỏi về…)
  • I’m contacting you regarding… (Tôi liên hệ với bạn về…)
  • I would like to request more details on… (Tôi muốn yêu cầu thêm thông tin về…)
• Phản hồi email trước đó
  • Thank you for getting back to us. (Cảm ơn bạn đã phản hồi)
  • With reference to our last meeting… (Liên quan đến cuộc họp trước…)
  • Further to our phone conversation… (Tiếp theo cuộc gọi trước…)
• Yêu cầu thông tin / hành động
  • Could you please send me…? (Bạn có thể gửi tôi…)
  • I would be grateful if you could… (Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể…)
  • It would be helpful if you could… (Sẽ hữu ích nếu bạn có thể…)
• Đưa ra lời giúp đỡ
  • We are happy to assist you with… (Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn…)
  • Would you like us to…? (Bạn có muốn chúng tôi…?)
• Thông báo tin tốt
  • We are pleased to inform you that… (Chúng tôi vui mừng thông báo rằng…)
  • You’ll be pleased to know that… (Bạn sẽ vui khi biết rằng…)
• Thông báo tin xấu
  • We regret to inform you that… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…)
  • Unfortunately, we are unable to… (Thật tiếc là chúng tôi không thể…)
• Phàn nàn / phản hồi tiêu cực
  • I am writing to express my dissatisfaction with… (Tôi viết thư để bày tỏ sự không hài lòng với…)
  • Our order has not yet arrived as expected. (Đơn hàng của chúng tôi vẫn chưa đến như dự kiến.)
• Kết thúc / kêu gọi phản hồi
  • Please let me know if you have any questions. (Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có câu hỏi.)
  • I look forward to hearing from you soon. (Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.)
  • Yours sincerely / Yours faithfully / Best regards – Lời chào kết thư tùy theo ngữ cảnh

10 mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Dưới đây là các mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, phù hợp với nhiều tình huống thường gặp trong công việc. Nội dung được trình bày rõ ràng, dễ tùy chỉnh theo mục đích cụ thể. Bạn có thể tham khảo và sử dụng ngay khi cần trao đổi với đối tác quốc tế.

Mẫu thư cảm ơn đối tác bằng tiếng Anh

Tham khảo cách viết email cảm ơn bằng tiếng Anh với mẫu ngắn gọn, tinh tế để gửi lời tri ân sau một cuộc họp, dự án hoặc hợp tác thành công.

Mẫu thư xin lỗi đối tác bằng tiếng Anh

Khi xảy ra sự cố ngoài ý muốn, việc xin lỗi kịp thời và đúng cách là yếu tố quan trọng để duy trì sự tin tưởng. Mẫu thư dưới đây minh họa rõ cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh – thể hiện sự chân thành và chuyên nghiệp.

Mẫu email gửi lời mời hợp tác với đối tác bằng tiếng Anh

Muốn mở rộng hợp tác hoặc giới thiệu dịch vụ đến đối tác tiềm năng? Dưới đây là mẫu thư mời hợp tác tiếng Anh giúp bạn trình bày đề xuất một cách rõ ràng, thuyết phục và thiện chí.

Mẫu viết email xác nhận cuộc họp với đối tác bằng tiếng Anh

Mẫu email gửi báo giá cho đối tác

Một email báo giá tiếng Anh cho khách hàng/ đối tác cần rõ ràng, chuyên nghiệp và dễ hiểu. Mẫu dưới đây giúp bạn trình bày thông tin báo giá một cách ngắn gọn, thuyết phục và đúng chuẩn kinh doanh.

Mẫu email nhắc thanh toán hoặc xác nhận thanh toán

Lưu ý khi viết email gửi đối tác bằng tiếng Anh

Mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh chuẩn không chỉ nằm ở nội dung đúng mục đích mà còn thể hiện sự chỉn chu trong cách trình bày. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp bạn giao tiếp chuyên nghiệp qua email và tạo ấn tượng tốt với đối tác ngay từ những dòng đầu tiên.

• Kiểm tra kỹ ngữ pháp, lỗi chính tả trước khi gửi để đảm bảo email rõ ràng và chuyên nghiệp.
• Tránh sử dụng từ ngữ quá phức tạp hoặc mang tính mơ hồ khiến đối tác khó hiểu nội dung chính.
• Giữ giọng điệu lịch sự, trang trọng và phù hợp với bối cảnh công việc trong mọi tình huống giao tiếp.
• Nên cá nhân hóa nội dung bằng cách nhắc đến tên người nhận, tên công ty hoặc thông tin liên quan đến lần trao đổi trước đó.
• Nếu có tài liệu đính kèm như hợp đồng, bảng báo giá hay proposal, hãy nhắc nhẹ ở cuối email để đối tác dễ nhận biết.

Giữ giọng điệu chuyên nghiệp, kiểm tra kỹ lỗi chính tả.

Các mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh thể hiện hình ảnh thương hiệu cá nhân và doanh nghiệp mà bạn đang xây dựng. Vì vậy, đừng chỉ dừng lại ở việc viết đúng mà hãy học cách truyền đạt rõ ràng, kết nối chân thành và để lại ấn tượng chuyên nghiệp. Từ tư duy đó, Axcela Việt Nam xây dựng chương trình học tiếng Anh 1 kèm 1 dành riêng cho người đi làm, nâng cao phản xạ, ngôn ngữ chuyên ngành và phong cách giao tiếp chuyên nghiệp. Liên hệ với Axcela để bắt đầu hành trình cải thiện tiếng Anh ngay hôm nay nhé!

Từ tư duy đó, Axcela Việt Nam thiết kế các chương trình học tập chuyên biệt như:

• Tiếng Anh doanh nghiệp – dành cho tổ chức muốn nâng cao năng lực giao tiếp quốc tế của đội ngũ
• Tiếng Anh 1 kèm 1 cho người đi làm – cá nhân hóa lộ trình theo ngành nghề, mục tiêu công việc và kỹ năng còn thiếu

Chương trình tập trung phát triển phản xạ giao tiếp, từ vựng chuyên ngành và phong cách làm việc chuyên nghiệp bằng tiếng Anh, giúp bạn tự tin hơn trong từng email, cuộc họp hay buổi thuyết trình với đối tác toàn cầu. Đăng ký ngay hôm nay để được tư vấn lộ trình phù hợp và bắt đầu hành trình nâng cấp kỹ năng tiếng Anh của bạn một cách bài bản, thực tế và hiệu quả.

Tên của bạn

Số điện thoại

Email của bạn

Đăng ký ngay