Cách viết câu kết thúc email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Email là công cụ giao tiếp không thể thiếu trong môi trường kinh doanh hiện đại ngày nay và cách bạn kết thúc một bức thư có thể tạo nên sự khác biệt lớn giữa chuyên nghiệp và thiếu sót. Một email dù có nội dung tốt, bố cục hoàn hảo vẫn có thể bị mất điểm trong mắt người đọc nếu phần kết thiếu lịch sự hoặc không phù hợp với ngữ cảnh. Vậy làm thế nào để viết kết thúc email tiếng Anh thật sự ấn tượng và đúng chuẩn mực? Bài viết dưới đây của Axcela Việt Nam sẽ hướng dẫn chi tiết và gợi ý những câu kết thúc email bằng tiếng Anh chuẩn chỉnh.

Cấu trúc phần kết của email tiếng Anh gồm những gì?

Cách kết thúc thư tiếng Anh gồm 3 phần chính, giúp người đọc nắm bắt được thông điệp cuối cùng và biết cách liên hệ tiếp theo.

• Câu kết thúc (Closing Sentence): Đây là câu dẫn trước khi đi vào lời chào và chữ ký. Câu này mang tính chất tóm tắt hành động tiếp theo, bày tỏ sự cảm ơn, hoặc mong muốn nhận được phản hồi. Ví dụ: I look forward to hearing from you (Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn) hoặc Thank you for your consideration (Cảm ơn sự cân nhắc của bạn).
• Lời chào kết (Sign-off/Closing Remark): Là cụm từ kết thúc chính thức, thể hiện thái độ và mức độ trang trọng của email. Tùy thuộc vào mối quan hệ với người nhận (Formal hay Informal) mà bạn sẽ chọn cụm từ phù hợp. Ví dụ: Sincerely, Kind regards, Best regards, Yours faithfully,…
• Tên của người gửi và chữ ký: Luôn bao gồm tên của người gửi ngay sau lời chào kết.
  • Trang trọng (Formal): Thường bao gồm Tên đầy đủ (Full Name), Chức danh công việc (Job Title), Tên công ty (Company Name) và Thông tin liên hệ bổ sung (Contact Information) trong khối chữ ký điện tử.
  • Thân mật (Informal): Thường chỉ cần Tên gọi (First Name) là đủ.

Tìm hiểu các phần quan trọng khi kết email tiếng Anh

Bạn đã nắm vững các nguyên tắc để kết thúc email tiếng Anh một cách chuyên nghiệp, nhưng liệu bạn đã tự tin giao tiếp và xử lý tình huống bằng tiếng Anh trong công việc chưa? Khám phá ngay các khóa học tiếng Anh cho người đi làm tại Axcela Việt Nam để thành thạo mọi kỹ năng Anh ngữ ở môi trường công sở!

Khóa học tiếng Anh cho người đi làm với lộ trình cá nhân hóa và giáo trình chuẩn

Cách viết kết thúc email bằng tiếng Anh

Để phần kết thúc email tiếng Anh đạt được sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tích cực, bạn cần chú trọng vào việc truyền tải thông điệp về sự hợp tác và sự tôn trọng.

• Bày tỏ sự cảm ơn: Thể hiện lòng biết ơn là cách đơn giản nhưng mạnh mẽ để kết thúc email:
  • Thank you for reviewing this information. (Cảm ơn bạn đã xem xét thông tin này.)
  • I am grateful for your prompt response. (Tôi biết ơn về phản hồi nhanh của bạn.)

• • Rõ ràng về bước tiếp theo: Nếu bạn mong muốn hành động hay phản hồi từ người nhận, hãy nêu rõ:
    • Looking forward to your feedback at your earliest convenience. (Mong nhận phản hồi của bạn sớm nhất có thể.)
    • Please advise on the next steps regarding this matter. (Vui lòng cho biết các bước tiếp theo về vấn đề này.)
  • Chọn cụm từ kết thúc phù hợp: Lựa chọn lời chào kết thúc phải phù hợp với mức độ trang trọng:
    • Formal (trang trọng): Sincerely, / Kind regards,/ Best regards,
    • Informal (thân thiện): Best,/ Warm regards,
  • Cung cấp thông tin liên hệ (nếu cần): Thêm chữ ký điện tử giúp cách kết thúc thư bằng tiếng Anh trở nên chuyên nghiệp và thuận tiện cho người nhận:

Kind regards,

[Your Full Name]

[Your Job Title]

[Your Company]

[Your Phone Number]

[Your Email Address]

Lưu ý: Khi kết thúc email tiếng Anh, hãy kiểm tra kỹ nội dung để tránh lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp Tiếng Anh cơ bản và đảm bảo thông điệp được truyền đạt rõ ràng.

Cách trình bày chữ ký và ký tên trong email tiếng Anh

Phần chữ ký và ký tên trong email tiếng Anh giúp người nhận dễ dàng nhận diện người gửi và thông tin liên hệ, hỗ trợ người nhận liên lạc khi cần. Khi trình bày, nên bao gồm những thành phần cơ bản sau:

• Tên đầy đủ của người gửi
• Chức danh hoặc vị trí công việc
• Tên công ty hoặc tổ chức
• Số điện thoại liên hệ
• Địa chỉ email
• Trang web công ty hoặc danh mục công việc
• Hồ sơ truyền thông xã hội chuyên nghiệp (nếu có)

Trình bày chữ ký rõ ràng, chuyên nghiệp và dễ đọc

Ví dụ: 

Michael Smith

Project Coordinator

XYZ Solutions

Phone: (987) 654-3210

Email: michael.smith@xyzsolutions.com

Website: www.xyzsolutions.com

LinkedIn: linkedin.com/in/michaelsmith

Những mẫu câu kết thúc email bằng tiếng Anh thông dụng

Việc lựa chọn mẫu câu kết thúc email bằng tiếng Anh phụ thuộc hoàn toàn vào ngữ cảnh và mối quan hệ của bạn với người nhận. Dưới đây là tổng hợp những mẫu câu thông dụng nhất, được phân loại theo mức độ trang trọng (Formal) và thân mật (Informal), giúp bạn dễ dàng áp dụng một cách chính xác.

Kết thúc email trang trọng (Formal) – dùng cho đối tác, nhà tuyển dụng, khách hàng

Khi viết email cho đối tác bằng tiếng Anh hay nhà tuyển dụng, cấp trên hoặc khách hàng, bạn cần sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp để thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc.

Sử dụng lời kết trang trọng tạo ấn tượng chuyên nghiệp

• Ứng tuyển và theo dõi hồ sơ:

• Gửi đề xuất kinh doanh hoặc tài liệu quan trọng:

• Yêu cầu hỗ trợ hoặc giải quyết vấn đề:

• Cung cấp thông tin theo yêu cầu hoặc trả lời thắc mắc:

Kết thúc email thân mật (Informal) – dùng cho đồng nghiệp, bạn bè

Khi trao đổi email với đồng nghiệp thân thiết, bạn bè, hoặc những người có mối quan hệ làm việc không quá cứng nhắc, bạn có thể sử dụng văn phong thoải mái và rút gọn các chi tiết không cần thiết.

Chọn lời kết thân thiện, gần gũi với đồng nghiệp và bạn bè

• Nhờ hỗ trợ công việc hoặc xác nhận thông tin:

• Chuyển tiếp tài liệu nhanh chóng hoặc thông báo ngắn:

• Kết thúc thư sau một cuộc thảo luận hoặc họp mặt thân mật:

• Kết thúc thư khi đi vắng hoặc đang bận rộn:

Lưu ý khi viết kết thúc email tiếng Anh

Cách kết thúc một email bằng tiếng Anh phù hợp và chuyên nghiệp giúp người gửi tạo ấn tượng tốt, đồng thời thể hiện sự tôn trọng với người nhận. Dưới đây là những lưu ý quan trọng để phần kết email của bạn vừa lịch sự vừa rõ ràng:

• Phân biệt rõ ràng ngữ cảnh: Sử dụng các cụm từ trang trọng như Sincerely, Best regards, hoặc Kind regards cho các email công việc, đối tác, hoặc nhà tuyển dụng. Tránh dùng các từ quá thân mật như Cheers, hay Thanks trong môi trường nghiêm túc.
• Kiểm tra tính chính xác của “Yours faithfully” và “Yours sincerely”:
  • Sử dụng Yours faithfully, khi bạn không biết tên người nhận (ví dụ: Dear Sir/Madam).
  • Sử dụng Yours sincerely, khi bạn đã biết tên người nhận.
• Đảm bảo sự nhất quán của tên: Sau lời chào kết, bạn nên viết tên đầy đủ nếu là email trang trọng. Đối với email thân mật, chỉ cần tên gọi là đủ. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng tên bạn dùng phải khớp với tên bạn đã giới thiệu ở phần đầu email.
• Luôn cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ: Đối với email chuyên nghiệp, phần chữ ký không chỉ bao gồm tên mà còn phải có Chức vụ, Tên công ty, và các phương thức liên hệ khác (số điện thoại, email, địa chỉ) để người nhận dễ dàng tìm đến bạn khi cần.
• Khẳng định yêu cầu/ Hành động: Nếu email cần phản hồi hoặc hành động từ người nhận, hãy nêu ngắn gọn và súc tích như yêu cầu thông tin, xác nhận hay hướng dẫn cụ thể. (ví dụ: I await your confirmation, hoặc Please send me the file by end of day).

Áp dụng lưu ý để có cách kết thúc email hiệu quả, lịch sự

Xem thêm: Cách viết email nhắc nhở phản hồi bằng tiếng Anh

Hy vọng rằng với những hướng dẫn chi tiết về cách kết thúc email tiếng Anh chuyên nghiệp và lịch sự đã được trình bày, bạn sẽ tự tin hơn trong việc lựa chọn câu dẫn và lời chào kết phù hợp cho từng tình huống. Chọn lời kết phù hợp, kết hợp với chữ ký và thông tin liên hệ rõ ràng sẽ giúp email của bạn vừa chuyên nghiệp, vừa dễ hiểu. Ngay cả trong những email thân thiện với đồng nghiệp hay bạn bè, một phần kết chỉn chu cũng tạo ấn tượng tích cực và thể hiện sự tôn trọng.

Ngoài ra, nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng viết email tiếng Anh chuyên nghiệp và tự tin giao tiếp trong công việc, học tiếng Anh online 1 kèm 1 tại Axcela sẽ là lựa chọn hoàn hảo. Khóa học được thiết kế chuẩn quốc tế theo khung tham chiếu ngôn ngữ chung CEFR, từ đánh giá đầu vào đến đầu ra, giúp đo lường trình độ học viên bằng tiêu chuẩn toàn cầu. Điền form liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và nhận lộ trình học phù hợp nhất!

Tên của bạn

Số điện thoại

Email của bạn

Đăng ký ngay

Δ