Cách viết email từ chối nhận việc tiếng Anh lịch sự và chuyên nghiệp

Bạn nhận được một lời mời làm việc hấp dẫn nhưng buộc phải từ chối vì lý do cá nhân hoặc các yếu tố khách quan? Đừng lo lắng, việc gửi đi một email từ chối nhận việc tiếng Anh chỉn chu và chuyên nghiệp sẽ là cách để bạn thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng, đồng thời duy trì mối quan hệ tốt đẹp cho những cơ hội hợp tác sau này. Trong bài viết này, Axcela Vietnam sẽ hướng dẫn bạn cách viết email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh chi tiết, kèm theo những mẫu tham khảo hay và lưu ý quan trọng khi viết mail từ chối.

Tại sao nên gửi thư từ chối offer?

Việc từ chối một lời mời làm việc có thể là quyết định không dễ dàng, nhưng điều quan trọng là bạn cần thông báo cho nhà tuyển dụng một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Gửi email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh không chỉ là phép lịch sự mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm của bạn. Cụ thể:

• Thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng: Nhà tuyển dụng đã dành thời gian đánh giá năng lực và tin tưởng trao cho bạn cơ hội việc làm. Nếu bạn không thể nhận việc thì cần gửi một thư từ chối nhận việc tiếng Anh để thể hiện sự tôn trọng đối với công sức của họ.
• Giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian: Phản hồi sớm về quyết định từ chối offer bằng tiếng Anh sẽ giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch tuyển dụng và tìm kiếm ứng viên khác phù hợp hơn. Hành động này cũng cho thấy bạn là người chuyên nghiệp và có ý thức về trách nhiệm công việc.

Gửi email từ chối nhận việc tiếng Anh là phép lịch sự tối thiểu

Cấu trúc của email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh

Một email từ chối nhận việc tiếng Anh chuyên nghiệp và lịch sự không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng mà còn giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt với họ. Vì vậy, bạn hãy tuân theo cấu trúc rõ ràng và mạch lạc khi soạn email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh.

Tiêu đề thư

Tiêu đề email đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự chú ý của người nhận. Đối với email từ chối nhận việc tiếng Anh, bạn nên tránh ghi trực tiếp “Job Offer Refusal” hay “Declining Job Offer” vì điều này có thể gây ấn tượng không tinh tế. Thay vào đó, hãy sử dụng cú pháp sau:

“[Your Name] – [Job Title]”

Ví dụ: “Nguyen Van A – Marketing Executive Offer”

Nên viết tiêu đề chuẩn cho một email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh

Nội dung chính

Nội dung email là phần quan trọng nhất, nơi bạn trình bày lý do từ chối một cách khéo léo và chuyên nghiệp. Dưới đây là những yếu tố cần có trong nội dung email từ chối nhận việc tiếng Anh:

• Lời chào nhà tuyển dụng: Mở đầu thư bằng lời chào trang trọng và lịch sự. Nếu bạn biết tên người tuyển dụng, hãy sử dụng cách chào “Dear Mr./Ms. [Last Name] [Job Title] [Company Name]”. Nếu không biết tên, bạn có thể chào “Dear Hiring Manager” hoặc “Dear [Company Name]”.
• Giới thiệu bản thân: Viết ngắn gọn lời giới thiệu bản thân để nhà tuyển dụng dễ dàng xác định người gửi, đặc biệt trong trường hợp công ty tuyển dụng nhiều vị trí khác nhau.
• Lời cảm ơn nhà tuyển dụng: Dù bạn không chấp nhận lời mời, hãy luôn thể hiện sự biết ơn đối với thời gian và cơ hội mà nhà tuyển dụng đã dành cho bạn. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối phương. Bên cạnh đó, việc biết cách viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh cũng sẽ để lại ấn tượng sâu sắc cho nhà tuyển dụng.
• Lời từ chối offer letter: Đây là phần quan trọng nhất. Hãy trình bày lý do từ chối một cách khéo léo, tránh nói thẳng những lý do nhạy cảm như “lương quá thấp” hay “đã nhận việc chỗ khác”. Bạn có thể đề cập đến việc “chưa phù hợp với định hướng phát triển” hoặc “ưu tiên những cơ hội khác”.
• Lời kết: Thể hiện sự tiếc nuối vì không thể hợp tác cùng công ty và gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng một lần nữa. Đồng thời, bày tỏ hy vọng được hợp tác trong tương lai và để lại thông tin liên hệ của bạn.

Kết thư

Kết thúc email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh cần thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh tế. Bạn có thể kết thúc email bằng một lời chào trang trọng và chuyên nghiệp như “Sincerely”, “Best Regard” hoặc “Kind regards”. Sau đó, hãy ký tên đầy đủ của bạn ở cuối email.

Kết thúc email bằng lời chúc và chữ ký của bạn

Một số mẫu email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh

Viết email từ chối nhận việc tiếng Anh như một lời thông báo cho nhà tuyển dụng về quyết định của bạn. Dưới đây là một số mẫu tham khảo về cách viết email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh phù hợp với các tình huống khác nhau. Bạn có thể tham khảo và điều chỉnh sao cho phù hợp với trường hợp của mình.

Mẫu email từ chối lời mời nhận việc khi đã chọn công việc khác

Trong trường hợp bạn đã quyết định chấp nhận một công việc khác, hãy thông báo điều này một cách lịch sự và chân thành. Mẫu thư từ chối nhận việc tiếng Anh dưới đây sẽ giúp bạn truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và chuyên nghiệp:

Mẫu thư từ chối nhận việc tiếng Anh khi vị trí không phù hợp

Nếu bạn cảm thấy vị trí được đề xuất không phù hợp với kỹ năng hoặc định hướng nghề nghiệp của mình, hãy từ chối một cách khéo léo. Mẫu từ chối nhận việc bằng tiếng Anh dưới đây sẽ giúp bạn làm điều đó:

Mẫu thư từ chối offer bằng tiếng Anh khi mức lương chưa đáp ứng mong đợi

Mức lương là một yếu tố quan trọng khi quyết định nhận việc. Nếu bạn cảm thấy mức lương chưa đáp ứng được mong đợi, hãy từ chối một cách tế nhị. Dưới đây là mẫu email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh phù hợp:

Mẫu email từ chối lời mời nhận việc khi văn hóa công ty không tương thích

Văn hóa công ty đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định có nhận việc hay không. Nếu bạn cảm thấy văn hóa công ty không phù hợp với giá trị cá nhân, hãy từ chối một cách lịch sự. Mẫu cách viết email tiếng Anh từ chối nhận việc dưới đây sẽ giúp bạn:

Những lưu ý khi viết email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh

Dưới đây là những lưu ý quan trọng bạn cần nắm vững khi viết thư từ chối nhận việc tiếng Anh:

• Thời gian gửi thư từ chối: Hãy gửi email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh càng sớm càng tốt, thời điểm lý tưởng nhất là trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được offer. Điều này giúp nhà tuyển dụng có thời gian tìm kiếm ứng viên khác và thể hiện sự tôn trọng đối với họ.
• Bày tỏ sự biết ơn: Dù bạn có từ chối offer, đừng quên bày tỏ sự biết ơn đối với thời gian và cơ hội mà nhà tuyển dụng đã dành cho bạn. Điều này giúp duy trì ấn tượng tốt và cũng có thể là cơ hội cho những hợp tác về sau.
• Đơn giản hóa lý do từ chối: Giải thích lý do từ chối một cách ngắn gọn và tế nhị. Tránh đề cập đến những vấn đề nhạy cảm như mức lương không phù hợp hoặc văn hóa công ty không tương thích. Bạn có thể nói rằng vị trí đó không phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp hiện tại hoặc bạn đã có những lựa chọn khác phù hợp hơn.
• Để mở cơ hội việc làm: Email từ chối nhận việc tiếng Anh không nên là dấu chấm hết cho mối quan hệ giữa bạn và nhà tuyển dụng. Hãy thể hiện sự mong muốn được hợp tác trong tương lai nếu có cơ hội phù hợp hơn.
• Giới thiệu ứng viên tiềm năng: Nếu bạn biết ai đó phù hợp với vị trí mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm, hãy giới thiệu họ trong email từ chối nhận việc tiếng Anh. Điều này không chỉ giúp nhà tuyển dụng tìm được người phù hợp mà còn thể hiện thiện chí của bạn.

Những lưu ý quan trọng khi viết email từ chối nhận việc tiếng Anh

Học phong cách viết thư chuyên nghiệp tại trung tâm Axcela Vietnam

Nếu bạn muốn nâng cao khả năng viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh, hay giới thiệu công việc bằng tiếng Anh, đặc biệt trong các tình huống công sở như từ chối offer bằng tiếng Anh, gửi email đàm phán hoặc giao tiếp hàng ngày, hãy đăng ký ngay khóa học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm của Axcela VietNam.

Khóa học Tiếng Anh Giao Tiếp Cho Người Đi Làm tại Axcela được thiết kế đặc biệt cho dân văn phòng, giúp bạn tự tin hơn trong giao tiếp tiếng Anh môi trường công sở. Bạn sẽ được học các kỹ năng viết email chuyên nghiệp, cách viết email tiếng Anh, cách đàm phán lương, cách thuyết trình và nhiều kỹ năng hữu ích khác.

Học tiếng Anh cho người đi làm chuyên nghiệp tại Axcela Vietnam

Có thể thấy, từ chối một lời mời làm việc không phải là điều dễ dàng, nhưng nếu được thực hiện đúng cách, bạn vẫn có thể duy trì mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng và mở ra những cơ hội hợp tác tốt trong tương lai. Hy vọng những hướng dẫn trong bài viết này sẽ giúp bạn viết được email từ chối nhận việc tiếng Anh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Nếu bạn muốn nâng cao khả năng viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh, hãy tham gia ngay khóa học tiếng Anh cho người đi làm của Axcela nhé!