Hướng dẫn viết email xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh

Khi không thể tham gia phỏng vấn đúng lịch hẹn, bạn cần viết email xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh một cách lịch sự và chuyên nghiệp để thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, cách viết thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh như thế nào để vừa khéo léo, vừa đảm bảo không bị ảnh hưởng đến cơ hội phỏng vấn? Bài viết này của Trung tâm Axcela Vietnam sẽ hướng dẫn cách viết email dời lịch phỏng vấn tiếng Anh đúng chuẩn, kèm theo những lưu ý quan trọng và các mẫu thư chuyên nghiệp giúp bạn áp dụng dễ dàng.

Các tình huống cần dời lịch phỏng vấn

Dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh không phải là điều mà ứng viên mong muốn, nhưng đôi khi, đây lại là một việc làm cần thiết để đảm bảo bạn có một buổi phỏng vấn tiếng Anh suôn sẻ và đạt kết quả tốt nhất. Dưới đây là những lý do phổ biến khiến ứng viên phải gửi thư xin đổi lịch phỏng vấn tiếng Anh:

• Vấn đề sức khỏe: Nếu bạn cảm thấy không khỏe hoặc đang mắc bệnh, việc viết email xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh là điều cần thiết. Một buổi phỏng vấn chỉ hiệu quả khi bạn có thể tập trung và thể hiện tốt nhất khả năng của mình.
• Trùng lịch trình quan trọng: Bạn có thể đã sắp xếp một công việc quan trọng, một sự kiện gia đình hoặc một cam kết nào khác vào cùng thời điểm với lịch phỏng vấn. Trong trường hợp này, chọn cách viết thư đổi lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh lịch sự sẽ giúp bạn thương lượng lại thời gian phù hợp hơn với nhà tuyển dụng.
• Công việc gấp hoặc nhiệm vụ đột xuất: Nếu bạn vẫn đang đi làm hoặc có công việc quan trọng cần hoàn thành, có thể bạn sẽ cần viết email dời lịch phỏng vấn để đảm bảo không ảnh hưởng đến công việc hiện tại. Việc chủ động đề xuất một khung thời gian thay thế cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.
• Lý do cá nhân hoặc gia đình: Những vấn đề cá nhân như sự cố bất ngờ trong gia đình, việc cá nhân cần giải quyết hoặc các tình huống đặc biệt cũng có thể là lý do chính đáng để bạn gửi thư xin dời lịch phỏng vấn tiếng Anh. Khi đó, email xin dời lịch phỏng vấn cần ngắn gọn, rõ ràng và tránh đi quá sâu vào chi tiết.

Có rất nhiều tình huống cần viết email để dời lịch phỏng vấn

Có thể bạn quan tâm: Mẫu Email Từ Chối Phỏng Vấn Bằng Tiếng Anh Khéo Léo

Cấu trúc viết email xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh

Khi cần viết email xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn nên tuân theo một bố cục rõ ràng, chuyên nghiệp để nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt thông tin. Dưới đây là cách viết email tiếng Anh chuẩn giúp bạn tạo ấn tượng tốt dù đang xin thay đổi lịch hẹn:

Phần chào hỏi

Bất kỳ email đổi lịch phỏng vấn tiếng Anh nào cũng cần bắt đầu bằng lời chào chuyên nghiệp. Đây là yếu tố không thể thiếu để thể hiện sự lịch sự cũng như giúp email của bạn trông chỉn chu, chuyên nghiệp hơn.

• Nếu biết rõ tên nhà tuyển dụng, bạn nên dùng:
  “Dear Mr./Ms. + [Tên nhà tuyển dụng],”
  Ví dụ: Dear Ms. Johnson,
• Nếu không chắc chắn về tên hoặc người phụ trách, bạn có thể sử dụng:
  “Dear Recruiting Team,” hoặc “Dear Hiring Manager,”

Bạn cần mở đầu email bằng lời chào lịch sự và thân mật

Nhắc lại thông tin đã thỏa thuận

Sau lời chào, hãy đề cập ngay đến lịch phỏng vấn đã hẹn trước để nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt. Việc này giúp tránh nhầm lẫn và cho thấy bạn đã chuẩn bị cẩn thận trước khi gửi thư xin dời lịch phỏng vấn tiếng Anh.

Ví dụ: I appreciate the opportunity to interview for the Sales Executive position. As scheduled, we were supposed to meet at 10:00 AM on March 15th at your office.

Trình bày yêu cầu và lý do

Tiếp theo, bạn cần đưa ra lý do cụ thể và hợp lý khi viết email xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh. Đừng quên xin lỗi và thể hiện sự chân thành cũng như mong muốn sắp xếp lại lịch hẹn một cách linh hoạt. Một số cách diễn đạt lịch sự khi viết email mà bạn có thể tham khảo như:

• Unfortunately, I have encountered an unexpected situation that requires my immediate attention. Would it be possible to reschedule the interview for another date?

(Rất tiếc, tôi đã gặp phải một tình huống bất ngờ cần được giải quyết ngay lập tức. Liệu chúng ta có thể sắp xếp lại buổi phỏng vấn vào một ngày khác được không?)

• I sincerely apologize, but due to [reason], I won’t be able to attend the interview as planned. I was wondering if we could arrange another time that is convenient for you.

(Tôi chân thành xin lỗi, nhưng do [lý do], tôi sẽ không thể tham gia buổi phỏng vấn như kế hoạch. Tôi tự hỏi liệu chúng ta có thể thu xếp một thời gian khác phù hợp với bạn không?)

• I truly regret any inconvenience this may cause and would greatly appreciate the opportunity to reschedule.

(Tôi thực sự rất tiếc vì bất kỳ sự bất tiện nào có thể gây ra và tôi sẽ vô cùng cảm kích nếu có cơ hội được sắp xếp lại.)

Bạn cũng có thể đề xuất một số thời gian khác để nhà tuyển dụng dễ dàng cân nhắc:

• I am available on Tuesday afternoon or anytime on Wednesday. Please let me know if any of these options work for you.

(Tôi có thể sắp xếp vào chiều thứ Ba hoặc bất kỳ lúc nào trong ngày thứ Tư. Vui lòng cho tôi biết nếu bất kỳ lựa chọn nào trong số này phù hợp với bạn.)

• Would you be open to rescheduling the interview for any of the following options?
  • [Day], [Time]
  • [Day], [Time]
  • [Day], [Time]

(Bạn có thể cân nhắc việc sắp xếp lại buổi phỏng vấn vào một trong các khung thời gian sau không?)

Trình bày lý do hẹn lại lịch phỏng vấn một cách chân thành, hợp lý

Kết thúc email và chữ ký

Cuối cùng, hãy kết thúc email một cách chuyên nghiệp bằng cách thể hiện sự cảm ơn và mong đợi phản hồi từ nhà tuyển dụng.

Một số cách kết thư thường dùng:

• I sincerely apologize for any inconvenience this may have caused and truly appreciate your understanding.

(Tôi chân thành xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà điều này có thể đã gây ra và thực sự trân trọng sự thông cảm của bạn.)

• Thank you for your time and consideration. I look forward to your response.

(Cảm ơn bạn đã dành thời gian và sự quan tâm. Tôi mong chờ phản hồi từ bạn.)

• I appreciate your flexibility and I’m looking forward to our conversation.

(Tôi thực sự trân trọng sự linh hoạt của bạn và rất mong chờ được trao đổi cùng bạn.)

Ký tên với các cụm từ trang trọng như:

• Best regards,
• Kind regards,
• Yours sincerely,

Ví dụ hoàn chỉnh phần ký tên:

Best regards,

[Your Name]

Những lưu ý khi viết thư xin dời lịch phỏng vấn tiếng Anh

Khi viết email xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn cần đảm bảo rằng nội dung thư thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự và rõ ràng. Dưới đây là một số điểm quan trọng mà bạn cần lưu ý:

• Lý do phải hợp lý: Nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng chấp nhận yêu cầu dời lịch nếu bạn có lý do chính đáng. Những lý do phổ biến và phù hợp bao gồm vấn đề sức khỏe, công việc đột xuất, sự kiện gia đình quan trọng hoặc tình huống bất khả kháng.
• Gửi email càng sớm càng tốt: Khi nhận thấy bạn không thể tham dự phỏng vấn như đã hẹn, hãy nhanh chóng gửi thư xin dời lịch phỏng vấn tiếng Anh. Việc này giúp nhà tuyển dụng có đủ thời gian điều chỉnh lịch trình và sắp xếp buổi phỏng vấn vào thời điểm phù hợp hơn.
• Thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp: Cách bạn viết email cũng phản ánh thái độ của bạn đối với công việc. Hãy sử dụng ngôn từ lịch sự, thể hiện sự biết ơn và mong muốn được sắp xếp lịch hẹn mới.
• Đề xuất thời gian thay thế linh hoạt: Nếu có thể, bạn nên đưa ra một số khung thời gian khác để nhà tuyển dụng dễ dàng lựa chọn thay vì để họ phải tự tìm thời điểm phù hợp.
• Kiểm tra lại nội dung trước khi gửi: Một email chuẩn chỉnh cần tránh lỗi chính tả, sai ngữ pháp hoặc cách diễn đạt thiếu rõ ràng. Hãy đọc lại nội dung trước khi nhấn gửi để đảm bảo email dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh của bạn mạch lạc và dễ hiểu.

Nên gửi email xin dời lịch phỏng vấn càng sớm càng tốt

Bạn có thể tham khảo thêm Cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh để hoàn thiện kỹ năng viết email một cách chuyên nghiệp hơn. Ngoài ra, việc nắm vững cách deal lương bằng tiếng Anh cũng sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho các bước tiếp theo trong quá trình phỏng vấn.

4 mẫu thư xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh

Để giúp bạn hình dung rõ hơn về cách viết email xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh đúng chuẩn, dưới đây là một số mẫu email tham khảo cho các tình huống khác nhau. Bạn có thể sử dụng những mẫu này để tham khảo và điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp với tình huống cụ thể:

Mẫu email dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh vì vấn đề sức khỏe

Mẫu thư xin thay đổi lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh vì lý do có việc khẩn cấp

Mẫu email đổi lịch phỏng vấn tiếng Anh vì lý do cá nhân hoặc gia đình

Nâng cao kỹ năng tiếng Anh cho người đi làm cùng Axcela Vietnam

Trong môi trường làm việc hiện đại, đề cao tính kết nối, tiếng Anh không chỉ là một lợi thế mà còn là yếu tố quan trọng giúp bạn tiến xa hơn trong sự nghiệp. Dù là viết email chuyên nghiệp, thuyết trình trước đồng nghiệp hay đàm phán với đối tác quốc tế, có kỹ năng tiếng Anh vững chắc sẽ giúp bạn tự tin và chủ động hơn trong công việc.

Axcela Vietnam hiện đang cung cấp khóa học tiếng Anh online 1 kèm 1, thiết kế riêng dành cho người đi làm bận rộn, giúp bạn cải thiện nhanh chóng và hiệu quả các kỹ năng tiếng Anh cần thiết trong môi trường công sở.

• Khóa học cá nhân hóa theo mục tiêu của học viên, tập trung vào kỹ năng nghe, nói và phát âm với giáo viên, huấn luyện viên cá nhân và ứng dụng thông minh.
• Lịch học linh hoạt phù hợp với người bận rộn.
• Học viên được làm bài kiểm tra miễn phí để đánh giá trình độ và nhận lộ trình học miễn phí.

Liên hệ để nhận tư vấn ngay về lộ trình cũng như lịch trình học tập!

Khóa học tiếng Anh 1:1 linh hoạt cho người đi làm tại Axcela

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách viết email xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh, giúp bạn xử lý tình huống một cách chuyên nghiệp và lịch sự. Bên cạnh kỹ năng viết email, việc thành thạo tiếng Anh trong môi trường công sở còn giúp bạn tự tin hơn trong giao tiếp, thuyết trình và làm việc với đối tác quốc tế. Đừng quên theo dõi các bài viết hữu ích dành cho dân văn phòng từ Axcela TẠI ĐÂY để nâng cao kỹ năng giao tiếp và ứng xử trong công việc!