Cách viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh chi tiết

Việc nhận được lời mời phỏng vấn luôn là bước tiến quan trọng trong quá trình tìm kiếm việc làm. Tuy nhiên, phản hồi lại lời mời đó như thế nào cũng đóng vai trò không nhỏ trong việc tạo ấn tượng tốt đầu tiên với nhà tuyển dụng. Cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh không chỉ đơn thuần là xác nhận hoặc từ chối tham gia, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, chu đáo và khả năng giao tiếp của bạn. Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về cách viết email đúng chuẩn, bài viết này của Axcela sẽ cung cấp cho bạn những hướng dẫn chi tiết và các mẫu câu hữu ích để tự tin phản hồi nhà tuyển dụng một cách dễ dàng và hiệu quả nhất.

Quy trình tuyển dụng và thông tin email phỏng vấn thường gặp

Trong hành trình tìm việc, khi nhận được thông báo mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, đó là dấu hiệu bạn đã vượt qua giai đoạn đầu tiên – chọn lọc hồ sơ. Bước tiếp theo là tham gia buổi phỏng vấn để thể hiện bản thân. Trước khi buổi phỏng vấn diễn ra, thông thường, bạn sẽ nhận được email xác nhận từ bộ phận nhân sự.

Đây là cơ hội vàng để bạn khẳng định sự chuyên nghiệp ngay từ khâu trả lời email. Đừng chỉ coi đây là thủ tục. Bởi việc phản hồi một cách kỹ lưỡng và chỉn chu không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng, mà còn tạo ra một hình ảnh ấn tượng về phong cách làm việc của bạn.

Tìm hiểu quy trình tuyển dụng và các thông tin email phỏng vấn phổ biến

Một email phỏng vấn thường chứa những thông tin như:

• Vị trí mà bạn được mời phỏng vấn
• Ngày giờ và địa điểm của buổi phỏng vấn
• Tên và thông tin liên hệ của người phỏng vấn
• Những yêu cầu về trang phục hoặc tài liệu cần mang theo
• Một số lưu ý khác liên quan đến buổi phỏng vấn

Tips trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh sao cho lịch sự và tinh tế:

• Trả lời nhanh chóng: Thời gian lý tưởng để phản hồi là trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được email.
• Sử dụng ngôn ngữ trang trọng: Đây là cơ hội để bạn thể hiện khả năng giao tiếp chuyên nghiệp. Tránh sử dụng những từ ngữ thân mật quá mức, tiếng lóng hay viết tắt.
• Gửi lời cảm ơn: Luôn bắt đầu bằng một lời cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành cơ hội phỏng vấn cho bạn.
• Xác nhận thông tin: Kiểm tra kỹ ngày, giờ, địa điểm và người phỏng vấn để chắc chắn rằng bạn không bỏ sót chi tiết nào.
• Đặt câu hỏi nếu cần: Nếu có bất kỳ điều gì bạn chưa rõ, đừng ngại hỏi thêm trong email phản hồi.
• Ký tên đầy đủ: Điều này tạo ra cảm giác chính thức và lịch sự, cho thấy bạn là người cẩn thận.

Những điều cần chuẩn bị trước khi trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh

Khi nhận được thư mời phỏng vấn, việc chuẩn bị chu đáo trước khi phản hồi là bước quan trọng giúp bạn tạo ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng. Để đảm bảo bạn không bỏ lỡ chi tiết quan trọng và thể hiện sự chuyên nghiệp, hãy xem qua những điều cần lưu ý dưới đây để tự tin trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh.

Các bước chuẩn bị quan trọng trước khi trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Xem xét kỹ và nắm rõ nội dung thư mời phỏng vấn, email

Sau khi nhận được email mời phỏng vấn, hãy dành thời gian xem xét kỹ lưỡng các thông tin có trong email. Đây là bước quan trọng giúp bạn tránh những sai lầm không đáng có, như đi sai địa điểm hoặc đến muộn giờ.

Cụ thể, hãy chú ý đến:

• Ngày giờ và địa điểm phỏng vấn: Hãy kiểm tra lại lịch trình của bạn để sắp xếp thời gian hợp lý, đảm bảo không bị trùng hoặc gây ảnh hưởng đến các công việc khác.
• Yêu cầu đặc biệt từ nhà tuyển dụng: Điều này có thể bao gồm yêu cầu về trang phục, các tài liệu bạn cần mang theo như CV, portfolio, hay bất kỳ lưu ý nào liên quan đến buổi phỏng vấn.

Tìm hiểu về công ty và vị trí công việc

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước buổi phỏng vấn luôn là chìa khóa giúp bạn tự tin và gây ấn tượng tốt. Do đó, trước khi trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh, hãy dành thời gian tìm hiểu về công ty và vị trí công việc mà bạn đang ứng tuyển:

• Thông tin về công ty: Bạn nên nắm rõ về sản phẩm, dịch vụ, văn hóa doanh nghiệp, cũng như tầm nhìn và sứ mệnh của công ty. Điều này giúp bạn dễ dàng trả lời các câu hỏi liên quan đến sự phù hợp của bạn với công ty.
• Chi tiết về công việc: Đọc lại mô tả công việc và các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm. Từ đó, bạn có thể chuẩn bị trước các câu trả lời liên quan đến việc bạn sẽ đóng góp ra sao cho công ty.

Ngoài ra, để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ, bạn nên thực hiện những điều sau:

• Luyện tập trước các câu hỏi phỏng vấn: Hãy nhờ bạn bè hoặc người thân giúp bạn luyện tập trả lời để tự tin hơn khi đối diện với nhà tuyển dụng.
• Chuẩn bị trang phục phù hợp: Lựa chọn trang phục không chỉ đẹp mà còn phải hợp với văn hóa công ty bạn đang ứng tuyển.
• Mang theo đầy đủ tài liệu cần thiết: Đừng quên mang theo CV, portfolio hoặc bất kỳ giấy tờ nào mà nhà tuyển dụng yêu cầu trong email.

Cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh

Việc trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh cần phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp và chỉn chu. Dưới đây là các bước giúp bạn trả lời email mời phỏng vấn một cách tự tin và hiệu quả, kèm theo những mẫu câu hữu ích cho từng bước.

Cách viết thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh

Việc viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh là bước quan trọng giúp bạn khẳng định sự chuyên nghiệp và thể hiện thái độ tích cực với nhà tuyển dụng. Bởi một bức thư rõ ràng, lịch sự không chỉ thể hiện khả năng giao tiếp của bạn, mà còn tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu. Để tránh những sai sót không đáng có, hãy cùng Axcela tìm hiểu cách viết email tiếng Anh xác nhận phỏng vấn chuẩn nhất, giúp bạn ghi điểm ngay từ email đầu tiên!

Cách viết email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh lịch sự và chuyên nghiệp

Tiêu đề của email

Tiêu đề là yếu tố rất quan trọng trong một email phỏng vấn. Nếu bạn không ghi rõ tiêu đề, email của bạn có thể bị bỏ qua hoặc bị lạc trong hộp thư của nhà tuyển dụng. Hãy sử dụng cú pháp đơn giản nhưng rõ ràng, như sau:

Mẫu tiêu đề:

Ví dụ:

Marketing Manager – Nguyễn Văn A

Mở đầu bằng lời chào và bày tỏ sự cảm ơn

Bắt đầu trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh bằng một lời chào lịch sự, sau đó bày tỏ sự cảm ơn vì đã được mời phỏng vấn. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng, mà còn là cách để bạn gây ấn tượng tích cực ban đầu.

Mẫu câu:

Ví dụ:

Thank you for your email and for inviting me to interview for the Marketing Manager position at ABC Company.

Xem thêm: Cách viết bức thư cảm ơn bằng tiếng anh (thank you letter) cực đơn giản

Cảm ơn nhà tuyển dụng vì cơ hội phỏng vấn

Ngay sau lời chào, bạn nên cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã lựa chọn bạn. Điều này thể hiện bạn rất trân trọng cơ hội này và hiểu rằng việc được mời phỏng vấn là một bước tiến quan trọng trong quá trình ứng tuyển.

Mẫu câu:

Ví dụ:

Thank you for the invitation to interview for the Marketing Manager position.

Mẫu câu:

Ví dụ:

I would like to thank you for your consideration for my application for the position of Marketing Manager.

Xác nhận việc tham gia phỏng vấn

Sau khi cảm ơn, bước tiếp theo của việc trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh là xác nhận rằng bạn sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào thời gian đã được sắp xếp. Hãy đảm bảo rằng bạn đã ghi chính xác ngày, giờ và địa điểm như trong email của nhà tuyển dụng.

Mẫu câu:

Ví dụ:

I am writing to confirm my attendance at the interview for the Marketing Manager position on September 15th at 10 AM.)

Mẫu câu:

Ví dụ:

I look forward to meeting you and discussing the Marketing Manager position in more detail.

Đưa ra đề xuất về thời gian và địa điểm phỏng vấn (nếu cần thiết hoặc có thay đổi)

Nếu thời gian hoặc địa điểm phỏng vấn mà nhà tuyển dụng đưa ra không phù hợp với bạn, bạn có thể lịch sự đề xuất một thời gian khác. Điều này cho thấy bạn linh hoạt và sẵn sàng sắp xếp lại nếu cần thiết.

Mẫu câu:

Ví dụ:

I would be available for an interview on September 16th at 3 PM. Please let me know if this time works for you.

Mẫu câu:

Ví dụ:

If the proposed time and location do not work for me, I would be happy to reschedule.

Đặt câu hỏi hoặc nêu ra bất kỳ thắc mắc nào (nếu có)

Nếu có bất kỳ điều gì chưa rõ, đây là lúc bạn nên hỏi thẳng trong thư trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh. Điều này không chỉ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn mà còn thể hiện sự chu đáo. Những câu hỏi thường gặp có thể là về giấy tờ cần chuẩn bị, địa điểm chính xác của buổi phỏng vấn, hay thông tin liên hệ của người phụ trách phỏng vấn.

Mẫu câu:

Kết thúc email bằng lời cảm ơn và lời chào lịch sự

Sau khi đã đề cập hết các vấn đề cần thiết, đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành và khép lại email bằng một câu chào lịch sự. Điều này giúp bạn tạo cảm giác thân thiện nhưng vẫn giữ được sự chuyên nghiệp.

Mẫu câu:

Cách từ chối thư mời phỏng vấn tiếng Anh

Nếu bạn không thể tham gia phỏng vấn vì đã tìm được công việc khác hoặc có lý do cá nhân, hãy lịch sự từ chối trong email trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh. Việc này không chỉ giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Thay vì im lặng, hãy trả lời một cách lịch sự với lý do hợp lý.

Mẫu câu:

Mẹo viết thư từ chối phỏng vấn khéo léo và lịch sự

Tips và lưu ý khi trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh

Việc trả lời thư mời phỏng vấn được xem là cơ hội để bạn thể hiện khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm cách học tiếng Anh người đi làm, đây cũng là cơ hội để áp dụng những kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp vào thực tế. Dưới đây là một số tips giúp bạn trả lời email phỏng vấn hiệu quả và ấn tượng:

Những lưu ý và mẹo hữu ích khi trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp và lịch sự

Hãy tránh sử dụng tiếng lóng, viết tắt hoặc ngôn ngữ thiếu trang trọng. Bởi sự chỉn chu trong cách dùng từ và ngữ pháp không chỉ thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng, mà còn phản ánh khả năng giao tiếp tiếng Anh của bạn.

Trả lời trong thời gian quy định

Bạn nên phản hồi email phỏng vấn trong vòng 24 giờ sau khi nhận được. Vì sự kịp thời trong phản hồi cho thấy bạn là người nghiêm túc và có trách nhiệm với vị trí ứng tuyển, đồng thời giúp nhà tuyển dụng dễ dàng sắp xếp lịch phỏng vấn.

Kiểm tra lại email trước khi gửi

Hãy đọc lại email ít nhất một lần để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Sự kỹ lưỡng này giúp bạn tránh mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Các lưu ý khác:

• Đính kèm CV và các tài liệu liên quan (nếu nhà tuyển dụng yêu cầu).
• Cung cấp thông tin liên lạc đầy đủ của bạn để nhà tuyển dụng có thể liên hệ dễ dàng.
• Đảm bảo gửi email đến đúng địa chỉ và đừng quên thể hiện sự quan tâm của bạn đối với vị trí ứng tuyển.

5+ mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh chuyên nghiệp nhất

Việc trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng, đòi hỏi sự chuyên nghiệp và cẩn trọng. Dưới đây là các mẫu email giúp bạn phản hồi nhà tuyển dụng một cách chính xác và lịch sự, tùy thuộc vào tình huống mà bạn gặp phải.

Tham khảo 5+ mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh chuẩn và chuyên nghiệp

Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh 1: Xác nhận tham dự phỏng vấn

Nếu bạn đồng ý với thời gian và địa điểm phỏng vấn mà nhà tuyển dụng đã đề xuất, hãy sử dụng mẫu email dưới đây để xác nhận:

Mẫu email:

Dear [Tên nhà tuyển dụng],

Thank you for your invitation to interview for the [Vị trí] position at [Tên công ty]. I am pleased to confirm that I will be available for the interview on [Ngày] at [Thời gian] at [Địa điểm].

I look forward to meeting you and learning more about this exciting opportunity.

Best regards,

[Tên của bạn]

Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh 2: Đề xuất thay đổi thời gian/địa điểm phỏng vấn

Nếu thời gian hoặc địa điểm phỏng vấn không phù hợp với lịch trình của bạn, hãy lịch sự đề xuất thay đổi và thể hiện sự sẵn lòng linh hoạt:

Mẫu email:

Dear [Tên nhà tuyển dụng],

Thank you for considering me for the [Vị trí] position at [Tên công ty]. Unfortunately, I am unavailable at the scheduled time on [Ngày] at [Thời gian]. However, I would be happy to reschedule the interview at a time that is convenient for you.

Could we possibly meet on [Ngày đề xuất] at [Thời gian đề xuất] instead?

Thank you for your understanding, and I look forward to your response.

Best regards,

[Tên của bạn]

Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh 3: Xác nhận tham dự vấn kèm yêu cầu thêm thông tin

Khi bạn đã xác nhận tham gia phỏng vấn nhưng cần thêm thông tin như địa điểm cụ thể hoặc giấy tờ cần mang theo, bạn có thể gửi mẫu email dưới đây:

Mẫu email:

Dear [Tên nhà tuyển dụng],

Thank you very much for the invitation to interview for the [Vị trí] position at [Tên công ty]. I am happy to confirm my attendance on [Ngày] at [Thời gian].

Could you kindly provide more details regarding the exact interview location or any documents I should bring along?

I look forward to our meeting.

Best regards,

[Tên của bạn]

Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh 4: Từ chối lời mời

Trong trường hợp bạn không thể tham gia buổi phỏng vấn vì đã tìm được công việc khác hoặc có lý do cá nhân, việc từ chối lời mời phỏng vấn một cách lịch sự là điều cần thiết. Điều này giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng.

Mẫu email:

Dear [Tên nhà tuyển dụng],

Thank you very much for considering me for the [Vị trí] position at [Tên công ty]. After careful consideration, I have decided to pursue another opportunity, and therefore, I would like to withdraw my application.

I truly appreciate the time you’ve taken to review my application and invite me to interview, and I wish [Tên công ty] all the best in finding the right candidate for this position.

Best regards,

[Tên của bạn]

Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh 5: Yêu cầu thông tin về kết quả phỏng vấn

Nếu bạn đã tham gia phỏng vấn và chờ đợi phản hồi, nhưng chưa nhận được kết quả, bạn có thể gửi một email nhẹ nhàng để hỏi về tiến độ tuyển dụng.

Mẫu email:

Dear [Tên nhà tuyển dụng],

I hope this email finds you well. I recently interviewed for the [Vị trí] position at [Tên công ty] on [Ngày phỏng vấn], and I wanted to follow up on the status of my application.

I understand that the recruitment process can take time, but I would greatly appreciate any updates you may have regarding my candidacy.

Thank you for your time, and I look forward to hearing from you.

Best regards,

[Tên của bạn]

Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã nắm vững cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh sao cho chuyên nghiệp và hiệu quả. Tuy nhiên, nếu bạn muốn nâng cao hơn nữa khả năng tiếng Anh của mình, đặc biệt trong giao tiếp công việc, hãy cân nhắc tham gia các khóa học giao tiếp tiếng Anh cho người đi làm hoặc khóa tiếng Anh cho doanh nghiệp của Axcela. Các khóa học này không chỉ giúp bạn tự tin hơn khi sử dụng tiếng Anh mà còn cung cấp kiến thức chuẩn bị cho việc đạt chứng chỉ CEFR của Axcela, mở ra nhiều cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp. ĐĂNG KÝ NGAY!

Nâng cao kỹ năng tiếng Anh cùng khóa học giao tiếp cho người đi làm tại Axcela