Tin tức sẽ luôn được cập nhật mới nhất
Cách viết email mời họp bằng tiếng Anh chi tiết
Một email mời họp bằng tiếng Anh được soạn thảo rõ ràng và chuyên nghiệp sẽ giúp truyền đạt thông tin đầy đủ, đảm bảo cuộc họp diễn ra thành công và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp. Nếu nắm được kỹ năng viết email tiếng Anh chuẩn, bạn có thể tự tin hơn trong mọi tình huống giao tiếp công việc. Bài viết này của Axcela Vietnam sẽ giúp bạn biết cách viết email mời họp tiếng Anh và chia sẻ những mẫu thư thông dụng nhất.
Cấu trúc email mời họp bằng tiếng Anh và cách viết
-
Cấu trúc cơ bản của một email mời họp bằng tiếng Anh
Tiêu đề email
Phần tiêu đề là chi tiết nhỏ nhưng mang tính quyết định đến việc người nhận có mở email hay không. Một email mời họp tiếng Anh không có tiêu đề sẽ dễ bị bỏ qua hoặc đánh giá thiếu chuyên nghiệp.
Tiêu đề nên viết ngắn gọn, trực tiếp phản ánh nội dung. Bạn có thể sử dụng các mẫu phổ biến như sau:
- Invitation to + [Tên cuộc họp] Meeting
- Invitation: + [Tên cuộc họp] Meeting
Ví dụ:
- Invitation to Nelson Co. Ltd. Strategic Planning Meeting
- Invitation: Annual General Meeting of Nelson Co. Ltd.
Lời chào
Ở phần lời chào, bạn cần thể hiện được sự trang trọng và tạo thiện cảm ngay từ những dòng đầu tiên. Cách bạn xưng hô, lựa chọn từ ngữ và cách đặt lời chào phù hợp sẽ tạo tiền đề cho toàn bộ nội dung phía sau.
- Nếu biết tên người nhận: Dear Mr./Mrs. + [Tên],
- Nếu chưa biết tên: Dear Sir/Madam, hoặc To whom it may concern,
Ngay sau lời chào, bạn có thể thêm một câu hỏi thăm để tạo sự gần gũi:
- I hope this email finds you well.
- I hope you are doing well.
Nội dung chính
Đây là trọng tâm của email mời họp bằng tiếng Anh. Trong phần này, bạn cần trình bày rõ lý do gửi email (mời tham dự cuộc họp), thời gian, địa điểm và chủ đề sẽ thảo luận. Một số cách diễn đạt thông dụng thường như:
- I am writing to invite you to…
- I would like to invite you to attend…
- The meeting will be held on [Ngày] at [Giờ] in [Địa điểm]
- The meeting will take place virtually via Zoom
Nếu muốn rõ ràng hơn, bạn có thể liệt kê chi tiết:
- Date: …
- Time: …
- Topic: …
- Duration: …
Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng viết email mời họp bằng tiếng Anh, khóa học tiếng Anh cho người đi làm tại Axcela sẽ là lựa chọn lý tưởng dành cho bạn. Khóa học được thiết kế dành riêng cho những người đi làm với thời gian linh hoạt theo lịch trình cá nhân. Học viên sẽ được học tiếng Anh liên quan đến chuyên ngành, bổ sung vốn từ vựng cũng như củng cố các kỹ năng dùng tiếng Anh trong công việc. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn về lộ trình học chi tiết.
Kết thúc và ký tên
Phần kết thúc của email mời họp bằng tiếng Anh sẽ kết lại nội dung và củng cố thông điệp gửi đến người nhận. Bạn nên bày tỏ mong muốn người nhận có thể tham dự cuộc họp cũng như thể hiện sự trân trọng nếu họ dành thời gian cho cuộc họp. Một số mẫu kết thúc thư thường được sử dụng như:
- Your participation is important to us as… (Sự tham dự của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi vì…)
- We look forward to your attendance/participation. (Chúng tôi mong chờ sự hiện diện của bạn)
- Thank you for your time. (Cảm ơn vì đã dành thời gian)
- Please confirm your attendance by [Ngày]. (Vui lòng xác nhận tham dự trước ngày…)
Sau phần lời kết, người viết cần ký tên kèm theo thông tin liên hệ. Với một thư mời họp bằng tiếng Anh trang trọng, cấu trúc thường bao gồm:
- Best regards / Warm regards / Yours sincerely / Sincerely / Yours faithfully,
- Tên
- Chức vụ
- Tên công ty
Các mẫu email mời họp bằng tiếng Anh thông dụng
Sau khi đã nắm vững cấu trúc cơ bản của một email mời họp, bạn nên tham khảo thêm các mẫu thực tếđể áp dụng kiến thức vào các tình huống cụ thể. Dưới đây là những mẫu email mời họp bằng tiếng Anh thông dụng, được thiết kế để phù hợp với nhiều đối tượng và mục đích khác nhau mà bạn có thể tham khảo:
-
Tổng hợp các mẫu email mời họp tiếng Anh thông dụng
Mẫu email mời họp nội bộ bằng tiếng Anh
Để đảm bảo cuộc họp nội bộ diễn ra suôn sẻ, email mời họp bằng tiếng Anh cần truyền tải thông tin một cách rõ ràng và trực tiếp. Mẫu dưới đây sẽ giúp bạn thông báo về cuộc họp cho đồng nghiệp, đảm bảo mọi người nắm rõ mục đích và các chi tiết cần thiết:
Subject: Weekly Team Sync on [Date]
Dear Team,
Hope you’re all doing well. This is a reminder of our upcoming weekly sync scheduled for [Date] at [Time].
Purpose: To review our ongoing projects, discuss upcoming priorities, and address any issues that may have come up.
Agenda:
- Updates on current tasks
- Key deadlines ahead
- Identifying challenges and solutions
- Q&A and open discussion
Preparation: Please come ready with your updates and any points you’d like to raise.
Location: [Meeting Room or Online Link]
Looking forward to a productive discussion.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
Tiêu đề: Họp nhóm hàng tuần vào [Ngày]Chào cả nhóm,
Hy vọng mọi người vẫn khỏe. Đây là lời nhắc về buổi họp nhóm hàng tuần sẽ diễn ra vào [Ngày] lúc [Giờ].
Mục đích: Cùng xem xét tiến độ dự án, thảo luận các ưu tiên sắp tới và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Chương trình:
- Cập nhật các công việc hiện tại
- Các hạn chót quan trọng
- Xác định thách thức và giải pháp
- Hỏi đáp và thảo luận
Chuẩn bị: Vui lòng chuẩn bị báo cáo tiến độ và các nội dung muốn trao đổi.
Địa điểm: [Phòng họp hoặc Link họp online]
Mong chờ một buổi họp hiệu quả.
Trân trọng,
[Tên bạn]
[Chức vụ]
Mẫu email mời họp với đối tác/khách hàng
Khi viết email mời họp bằng tiếng Anh cho đối tác hoặc khách hàng, việc duy trì văn phong lịch sự, trang trọng và chuyên nghiệp là điều tối quan trọng. Mẫu dưới đây sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt và truyền tải thông tin hiệu quả, xây dựng mối quan hệ bền vững:
Subject: Strategic Planning Session on [Date]
Dear Team,
We will be holding our strategic planning session on [Date] at [Time]. This meeting will set the direction for our work in the next quarter.
Purpose: To define objectives and outline the key action steps for the upcoming quarter.
Agenda:
- Review of last quarter’s outcomes
- Defining goals for the next quarter
- Strategy alignment and discussion
- Assigning responsibilities
Preparation: Please review the attached performance summary and prepare your inputs for discussion.
Location: [Meeting Room or Online Link]
Looking forward to a productive planning session together.
Kind regards,
[Your Name]
[Your Position]
Tiêu đề: Cuộc họp lập kế hoạch chiến lược vào [Ngày]
Kính gửi nhóm,
Chúng ta sẽ tổ chức cuộc họp lập kế hoạch chiến lược vào [Ngày] lúc [Giờ]. Cuộc họp này sẽ định hướng cho hoạt động của quý tới.
Mục đích: Xác định mục tiêu và phác thảo các bước hành động chính cho quý tiếp theo.
Chương trình:
- Đánh giá kết quả quý trước
- Xác định mục tiêu cho quý tới
- Thảo luận và thống nhất chiến lược
- Phân công trách nhiệm
Chuẩn bị: Vui lòng xem trước báo cáo tóm tắt kết quả và chuẩn bị ý kiến đóng góp.
Địa điểm: [Phòng họp hoặc Link họp online]
Mong chờ một buổi lập kế hoạch hiệu quả.
Trân trọng,
[Tên bạn]
[Chức vụ]
Xem thêm: 10+ mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh chuyên nghiệp
Mẫu email bằng tiếng Anh mời họp khẩn cấp
Trong các tình huống cần triệu tập cuộc họp gấp, một email mời họp tiếng Anh khẩn cấp phải truyền tải được tính cấp bách của vấn đề một cách nhanh chóng và rõ ràng. Hãy dùng mẫu thư dưới đây để gửi lời mời họp khẩn cấp đến mọi người:
Subject: Urgent Discussion on [Topic] – [Date & Time]
Dear Team,
Please be informed that an urgent meeting has been scheduled on [Date] at [Time] to address [specific issue or topic].
Purpose: To quickly address and resolve the urgent matter of [specific issue or topic].
Agenda:
- Summary of the situation
- Immediate actions required
- Delegation of responsibilities
- Timeline for resolution
Preparation: Please gather all relevant data and documents needed for discussion.
Location: [Meeting Room or Online Link]
Your timely participation is essential.
Thank you,
[Your Name]
[Your Position]
Tiêu đề: Họp khẩn về [Chủ đề] – [Ngày & Giờ]
Kính gửi nhóm,
Xin thông báo cuộc họp khẩn sẽ diễn ra vào [Ngày] lúc [Giờ] để thảo luận về [vấn đề cụ thể].
Mục đích: Giải quyết kịp thời vấn đề khẩn cấp liên quan đến [vấn đề cụ thể].
Chương trình:
- Tóm tắt tình hình
- Các hành động cần thực hiện ngay
- Phân công trách nhiệm
- Thời hạn xử lý
Chuẩn bị: Vui lòng chuẩn bị tất cả dữ liệu và tài liệu cần thiết cho cuộc thảo luận.
Địa điểm: [Phòng họp hoặc Link họp online]
Sự tham dự kịp thời của bạn là rất quan trọng.
Xin cảm ơn,
[Tên bạn]
[Chức vụ]
Những lưu ý khi viết thư mời họp bằng tiếng Anh
-
Những điều cần lưu ý khi viết thư mời họp bằng tiếng Anh
- Luôn đảm bảo email mời họp tiếng Anh có đủ các thành phần quan trọng, đặc biệt không bỏ trống tiêu đề.
- Hạn chế viết tắt trong thư mời họp bằng tiếng Anh có tính trang trọng.
- Tránh sử dụng từ lóng hoặc cách diễn đạt quá thân mật, thay vào đó hãy dùng ngôn ngữ trang trọng.
- Diễn đạt ngắn gọn, mạch lạc nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ ý để người đọc dễ hiểu.
- Dùng dấu câu đúng quy tắc, giúp nội dung rõ ràng hơn.
- Kiểm tra kỹ chính tả và câu chữ trước khi gửi email mời họp bằng tiếng Anh để tránh lỗi gây mất thiện cảm.
Tuân thủ những lưu ý trên sẽ giúp bạn viết email mời họp bằng tiếng Anh rõ ràng và chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng nhanh chóng và theo lộ trình bài bản, Axcela Vietnam sẽ giúp bạn học tiếng Anh giao tiếp online cho người đi làm để cải thiện khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc. Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn khoá học phù hợp!
Khóa học tiếng Anh online 1 kèm 1 cá nhân hoá cho người đi làm bận rộn
Đối với người đi làm bận rộn, việc tự học để cải thiện kỹ năng viết email mời họp bằng tiếng Anh thường gặp khó khăn vì thiếu thời gian và lộ trình phù hợp. Hiểu được điều đó, Axcela Vietnam mang đến khóa học tiếng Anh online 1 kèm 1 được cá nhân hóa, giúp bạn tập trung rèn luyện đúng kỹ năng cần thiết cho công việc. Với chương trình học này, chúng tôi sẽ giúp học viên:
- Thành thạo cách viết email mời họp bằng tiếng Anh và nhiều dạng email công việc khác.
- Mở rộng vốn từ vựng tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm chuyên ngành và áp dụng vào thực tế ngay.
- Học theo lịch linh hoạt, phù hợp với thời gian biểu bận rộn của người đi làm.
- Lộ trình cá nhân hóa, tập trung vào mục tiêu nghề nghiệp cụ thể.
Khóa học tiếng Anh 1:1 chuyên nghiệp cho người đi làm tại Axcela Vietnam
Một email mời họp bằng tiếng Anh được soạn thảo rõ ràng, đầy đủ thông tin và sử dụng ngôn ngữ phù hợp sẽ giúp bạn truyền đạt thông điệp hiệu quả, đồng thời nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đồng nghiệp và đối tác. Nếu bạn muốn nâng cao toàn diện khả năng tiếng Anh công sở, đặc biệt là kỹ năng viết email, đừng ngần ngại liên hệ với Axcela Vietnam để được tư vấn học tiếng Anh giao tiếp văn phòng cho người đi làm ngay hôm nay!
DANH MỤC TIN TỨC
Các bài viết liên quan
Đăng ký nhận tin
Nhận những tin tức mới nhất về cách học Tiếng Anh hiệu quả cũng như những chương trình ưu đãi hấp dẫn.
